Pourquoi et comment déployer un intranet collaboratif ?

Pourquoi déployer un intranet collaboratif ?

L’intranet collaboratif : la rencontre entre communication et collaboration

L’intranet des années 90 a perdu progressivement en popularité en raison de 2 facteurs :  son vieillissement et ses fonctionnalités limitées.

Dit autrement, l’impossibilité pour les collaborateurs de faire autre chose que consommer de l’information, et l’aspect rapidement désuet de l’outil dans les années suivant son déploiement.

Depuis, l’intranet a su évoluer et proposer de nouvelles fonctionnalités pour passer de vitrine informationnelle à siège social numérique des organisations.

Les collaborateurs l’utilisent toujours pour s’informer mais aussi pour communiquer entre eux, partager des documents, gérer des projets et accéder aux ressources dont ils ont besoin au quotidien.

Des possibilités fonctionnelles bien plus étendues qu’aux origines de l’outil et qui permettent aux organisations de :

• Simplifier l’accès aux informations chaudes ;
• Renforcer le lien et le sentiment d’appartenance des équipes ;
• Optimiser la productivité des collaborateurs ;
• Encourager les échanges transverses ;

Le cabinet Arctus le précise clairement dans son étude de 2023 sur le rôle de l’intranet.

« Aujourd’hui, un intranet, ce n’est plus un site statique, mais bien un outil social qui permet de partager de l’information, mais aussi d’échanger, de réagir et de donner du feedback. »

Comment choisir son intranet collaboratif ?

Les critères de sélection

L’intranet, comme tout outil collaboratif, repose sur différents critères de sélection.

Chaque organisation va choisir l’outil selon ses propres critères mais certains sont des indispensables et doivent être déterminé en amont du projet :

• Le budget : combien votre organisation est-elle prête à investir dans l’outil ?
• Les norme de sécurité : quelles normes de sécurité doivent être respectées ?
• L’infrastructure : Votre intranet sera-t-il hébergé dans le cloud ? Ou sur vos serveurs via le modèle on-premise ?
• La compatibilité : l’outil est-il compatible avec votre écosystème numérique ?

Il existe d’autres critères de sélection mais ces 4 critères constituent déjà un point de départ solide pour votre projet.

Une fois ce socle posé, vous pourrez affiner votre choix en fonction de l’ergonomie, des fonctionnalités et de la capacité de l’outil à évoluer.

Comment concevoir ou refondre  son intranet ?

Votre intranet a besoin d’une mise à jour ? Découvrez dans notre ebook nos meilleurs conseils pour refondre votre intranet existant ou en concevoir un nouveau pour votre organisation !

Je télécharge l'E-book

Comment préparer son projet collaboratif ?

Après les critères liés au choix de l’outil, voyons à présent les étapes à suivre pour démarrer et dérouler votre projet collaboratif.

Impliquer les parties prenantes

L’intranet a rarement pour vocation d’être utilisé par un seul service et réunit le plus souvent tous les membres d’une même organisation.

Pour garantir son succès, il est essentiel d’impliquer dès le début du projet toutes les parties prenantes concernées par son utilisation.

La direction joue un rôle clé dans la crédibilité du projet : en apportant son soutien au projet, elle lui donne une impulsion, renforce la mobilisation collective autour de l’outil et facilite son adoption par les collaborateurs.

Pour ce qui est des services, chacun d’entre eux aura un intérêt à utiliser l’intranet.

Le service RH sera, par exemple, attentif à la question de la gestion documentaire et la DSI vigilante sur celles de la sécurité et de l’intégration au SI.

La communication, elle, se focalisera davantage sur la simplicité d’utilisation de la solution et les fonctionnalités mises à sa disposition pour transmettre ses messages.

Impliquer les bonnes personnes dès le lancement du projet vous permettra de cadrer les besoins de chacun et de structurer votre projet en conséquence.

Recueillir les besoins des utilisateurs

Vos collaborateurs seront les seuls juges de l’utilité de votre intranet : si le nouvel outil n’apporte pas de réponses à leurs besoins quotidiens, ils finiront par le déserter. D’où l’importance de les inclure dans le projet dès les premières étapes avec :

• Des questionnaires et sondages ;
• Des ateliers ;
• Des entretiens ;

Un intranet collaboratif peut proposer de nombreux usages différents : recueillir les avis de vos équipes vous aidera à définir les usages prioritaires et identifier les principaux problèmes que rencontrent vos collaborateurs au quotidien.

Comment configurer son intranet collaboratif ?

Une fois la solution technique choisie vient le moment de la configuration de l’intranet. Une étape clé puisque c’est d’elle que vont découler la structure de l’intranet, son intégration avec les autres outils internes et la qualité de l’expérience utilisateur (l’UX), elle-même déterminante pour assurer l’adoption de l’outil sur le long terme.

La structure

Il s’agit ici de réfléchir à l’arborescence de votre intranet collaboratif, aux espaces qui le composeront et dans lesquels vos équipes navigueront au quotidien.

Elle déterminera la facilité avec laquelle vos utilisateurs accéderont aux informations et ressources de l’entreprise… et doit donc être pensée en fonction de leurs usages.

Page d’accueil, espace dédié à chaque service, accès aux outils métiers, menus thématiques : une bonne structure facilite les échanges et l’adoption générale de l’outil.

On retrouve ici toute l’importance d’impliquer les parties prenantes dans le projet : leur participation vous aidera à construire un intranet aligné sur les usages des collaborateurs.

Les fonctionnalités

Nous l’avons dit : un intranet collaboratif n’est plus un simple outil de communication descendante.

Il se distingue des intranets traditionnels en proposant aux utilisateurs une expérience collective, fondée sur l’engagement de chaque collaborateur dans l’outil.

La question qui se pose est donc : quelles fonctionnalités voulez-vous mettre à la disposition de vos utilisateurs pour créer cette expérience collective ?

L’idée est de déployer des fonctionnalités qui répondent à la fois aux objectifs de l’entreprise mais aussi (et surtout) aux attentes des collaborateurs :

• Une messagerie d’équipe pour des échanges plus rapides ;
• Un outil de coédition pour faciliter le travail collaboratif sur les documents ;
• Un tableau Kanban pour optimiser la gestion et le suivi de projets ;
• Une application de sondages pour accélérer la remontée d’informations ;
• L’intelligence artificielle pour automatiser certains processus internes ;

Le cabinet Arctus le précise : les fonctionnalités sociales sont celles que l’on retrouve aujourd’hui dans la majorité des solutions d’intranet.

Mettez en parallèle vos besoins prioritaires, identifiés pendant la phase amont du projet, et les fonctionnalités proposées par l’outil : vous éviterez ainsi de déployer un intranet surdimensionné ou doté de fonctionnalités dont vos collaborateurs n’ont pas besoin.

L’intégration au SI

Il y a de fortes chances que votre nouvel intranet collaboratif rejoigne un environnement numérique déjà composé de plusieurs outils existants.

Vous voulez donc que votre intranet s’imbrique avec les autres solutions pour compléter les habitudes de vos collaborateurs et non les bousculer : cela concerne les outils métiers (CRM, SIRH, outils de gestion de projets) ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs (suite bureautique, messagerie d’équipe…) dont vous disposez déjà.

En plus de renforcer la sécurité globale de votre SI, vous faciliterez le quotidien de vos utilisateurs en leur offrant une expérience utilisateur homogène et en leur évitant de jongler quotidiennement entre plusieurs plateformes.

Comment déployer son intranet collaboratif ?

Vous avez choisi la solution la plus adaptée à vos besoins, construit l’arborescence de votre intranet avec l’aide de vos collègues et choisi les fonctionnalités phares de votre futur intranet : il ne reste plus qu’à lui dérouler le tapis rouge !

Vous êtes peut-être tenté à cette étape du projet de mettre l’intranet collaboratif dans les mains de vos collaborateurs sans autre forme de cérémonie.

Notre conseil : abstenez-vous !

Le déploiement d’un outil collaboratif, qu’il s’agisse d’un intranet ou d’un réseau social d’entreprise, se prépare avec soin.

Le manque de formation et le manque de clarté sont 2 des 3 éléments présentés par le cabinet Arctus comme les freins à l’adoption des usages digitaux internes.

Pour assurer l’utilisation de votre intranet, privilégiez donc :

• Une communication claire sur la démarche de l’entreprise : pourquoi un nouvel outil ? Pour résoudre quels problèmes ? Que va-t-il apporter aux équipes ? ;
• L’implication d’ambassadeurs: des personnes favorables au projet, convaincu par l’intranet et qui accompagneront leurs collègues dans la prise en main de l’outil ;
• Des formations régulières et des ressources pour comprendre l’intranet et son fonctionnement : des ateliers, des articles, des retours d’expérience de certains utilisateurs ou encore des tutos vidéo.

Comment mesurer et adapter son intranet collaboratif

Un intranet n’est en aucun cas un outil figé dans le temps.

De la même façon que votre organisation va se fixer de nouveaux objectifs et vos collaborateurs avoir de nouveaux besoins, votre intranet collaboratif est appelé à évoluer en parallèle.

Suivre les bons indicateurs

Les outils collaboratifs mettent à disposition des utilisateurs des tableaux de suivi, regroupant toute une gamme d’indicateurs servant à mesurer et à analyser l’activité des utilisateurs.

Ces indicateurs sont vos meilleurs alliés pour prendre la température sur votre outil et mesurer son adoption dans le temps.

Parmi les indicateurs incontournables, on retrouve :

• Le taux de connexion ;
• Le temps passé sur la plateforme ;
• Le taux de consultation des contenus stratégiques ;
• Le taux d’interaction (likes, commentaires…) ;
• Le taux de téléchargements des nouvelles applications ;

Recueillir les retours des équipes

Les indicateurs (ou KPIs) sont des outils indispensables mais le mieux est de compléter leurs informations avec des retours d’ordre qualitatif à savoir : les avis de vos utilisateurs.

De la même façon que vous avez pris le temps d’écouter leurs besoins au début du projet, il est essentiel de les solliciter régulièrement pour comprendre leur utilisation de l’intranet collaboratif.

Mettre à jour votre intranet

Rappelons-nous que l’un des facteurs ayant causé la chute de l’intranet traditionnel est l’obsolescence de ses contenus : pas de contenus utiles est égal à une fuite des utilisateurs.

Les ressources internes et les actualités doivent être régulièrement mises à jour, ceci afin d’éviter que vos collaborateurs pensent que l’outil n’est plus en mesure de remplir ce qui est sa mission première : les informer.

Les nouvelles fonctionnalités viennent ensuite : les besoins de vos collaborateurs évoluent et certains nouveaux usages peuvent apparaître après le déploiement de l’intranet.  Assurez-vous donc d’enrichir votre intranet de nouvelles applications au fil de l’eau pour toujours apporter une réponse aux besoins de vos collaborateurs.

Enfin, les animations constituent le moteur de tout outil collaboratif en créant du lien entre les collaborateurs et en nourrissant l’engagement.  Voici quelques exemples :

• Partager des quizz ;
• Proposer des challenges comme un espace game ;
• Mettre en avant un nouveau collaborateur via une courte vidéo de présentation ;
• Partager une réussite collective ;
• Partager des astuces d’utilisation ou présenter une nouvelle application.

Même si vos collaborateurs trouvent tout ce dont ils ont besoin dans l’intranet, leur proposer régulièrement des animations innovantes et variées reste un moyen infaillible de stimuler l’activité au sein de votre intranet sur la durée.

En conclusion

Plus qu’un simple outil de communication, l’intranet collaboratif s’est imposé comme un levier stratégique par sa capacité à fluidifier la communication tout en créant du lien entre collaborateurs et services.

Vous souhaitez voir à quoi pourrait ressembler un intranet collaboratif aux couleurs de votre entreprise ?

Déployez votre intranet d’entreprise en seulement quelques jours en testant la solution Jamespot sans engagement ou laissez faire nos experts en profitant d’une démonstration personnalisée !