Collaboration & communication : 4 outils à découvrir
Découvrez en quelques minutes les outils collaboratifs les plus utilisées par les professionnels !
Choisir l’outil collaboratif idéal pour son organisation n’est souvent pas une partie de plaisir pour qui doit faire ce choix. Les éditeurs de logiciels sont nombreux, les outils disponibles également et les fonctionnalités et usages proposés par ces derniers le sont encore davantage.
Tout ceci rend la compréhension du marché des outils collaboratifs difficile et le choix des organisations d’autant plus complexe.
Messagerie d’équipe, intranet, réseau social d’entreprise et Digital Workplace : découvrez en quelques minutes les caractéristiques des 4 outils les plus utilisés au sein des organisations françaises.
4 outils, chacun avec leurs forces et leurs faiblesses, pour 4 façons de collaborer dans le numérique.
Suivez le guide !
La messagerie d’équipe : le Fast Food de la collaboration
La messagerie d’équipe permet d’échanger via des canaux de conversations en one-to-one ou one-to-many messages, fichiers et documents à une ou plusieurs personnes le tout en temps réel.
Avec la messagerie d’équipe, la communication se veut immédiate et sans concession.
Elle est aussi simple dans son utilisation que dans son déploiement puisque la messagerie d’équipe a été développée à l’origine pour les particuliers (Whatsapp en est un parfait exemple.)
La messagerie d’équipe est un outil collaboratif qui libérera votre communication en quelques secondes de par sa simplicité d’utilisation mais elle atteint ses limites quand il s’agit de structurer et d’unifier la communication de toute une organisation. A utiliser dans le cadre de projets limités dans le temps seulement pour éviter le surplus de notifications et la perte d’informations chaudes.
- On aime | La simplicité d’utilisation, le faible coût de déploiement, la capacité à partager texte, images ou documents.
- On aime moins | Le déluge de notifications, difficle de rester concentrer sur une tâche sans être dérangé, gare à l’infobésité, pas du tout adaptée à la recherche de documents
- Idéal pour | TPE/PME
L’intranet : le doyen des outils collaboratifs
Le premier outil collaboratif a avoir brillé : l’intranet est un outil de communication descendante qui permet le partage d’informations en interne sous la forme d’un portail.
Contrairement à ses confrères qui peuvent accueillir des utilisateurs externes, l’intranet est un outil interne par excellence et n’est accessible que par les collaborateurs d’une même organisation.
Sa force réside dans sa capacité à regrouper toute la communication descendante d’une même structure et à partager informations et documents aux collaborateurs en fonction de l’audience visée (par service) ou de la nature de l’information partagée (les recrutements de l’entreprise.)
Un outil qui n’a pas son pareil pour faire circuler informations chaudes et actualités à tous les collaborateurs : toute la vie de l’entreprise y est stockée, partagée et sécurisée sans compter sur ses options de personnalisation qui permettent d’en faire un véritable prolongement de votre organisation au service de votre image de marque
L’intranet est néanmoins moins performant en matière de collaboration : il a ajouté quelques fonctionnalités collaboratives à sa panoplie mais reste avant tout un outil de communication descendante.
Parfait donc pour vous assurer que vos équipes prennent connaissance des dernières actualités de l’entreprise mais moins intéressant si vous comptez optimiser les échanges entre collaborateurs ou entre services.
- On aime | Communication top down maîtrisée, options de personnalisation, capacité à scinder le partage d’informations par audience ;
- On aime moins | Peu performant sur la collaboration transverse, doit être mis à jour régulièrement pour continuer à susciter l’intérêt ;
- Idéal pour : ETI/Grands Comptes/Associations.
Quelle solution choisir ?
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Télécharger l'ebook 📖En plus de ce système de groupes (dont la gouvernance est gérée par les administrateurs de la plateforme), le réseau social d’entreprise dispose d’une messagerie d’équipe et se différencie par sa capacité à se connecter à des applications tierces pour renforcer sa palette d’usages.
Un outil complet, capable d’accueillir une dizaine jusqu’à plusieurs milliers d’utilisateurs en fonction de la taille de son entreprise, mais dont le déploiement peut se révéler délicat en cas d’absence de stratégie de déploiement en raison des innombrables possibilités qu’il a à offrir.
- On aime | Ses fonctionnalités taillées pour la collaboration, ses applications métiers, sa capacité à mettre en avant les projets et réussites collectives ;
- On aime moins | Un déploiement à maitriser de bout en bout pour assurer son adoption par les collaborateurs ;
- Idéal pour | Toutes les organisations.
La Digital Workplace : la dernière innovation collaborative
Outil collaboratif le plus récent des 4, la Digital Workplace consiste à unifier l’ensemble de vos outils, logiciels et usages dans un espace numérique unique et sécurisé, accessible de n’importe où par vos collaborateurs.
En résumé, au sein d’une Digital Workplace, vos collaborateurs peuvent passer d’un outil à un autre sans avoir besoin de confirmer à nouveau leur identité : tous les outils sont interconnectés de sorte que les collaborateurs puissent passer de l’un à l’autre rapidement selon leurs besoins & usages.
Besoins et usages qui trouveront toujours une réponse adaptée puisque la Digital Workplace se veut comme l’outil collaboratif le plus développé qui soit, à la croisée entre l’intranet, le réseau social d’entreprise et la messagerie d’équipe.
Des outils pour tous dans un écosystème sécurisé unique : un concept innovant qui donne envie mais peu évident à ancrer dans la réalité tant il demande des ressources financières et techniques que toutes les organisations n’ont ni le temps ni le luxe d’allouer.
- On aime | L’outil collaboratif ultime, un outil innovant en constante évolution, des usages infinies
- On aime moins | Un déploiement technique peu évident, un investissement coûteux par rapport à ses confrères, une forme qui reste à définir
- Idéal pour | Les Grands Comptes.
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La F.A.Q
- C’est quoi un outil collaboratif ?
Un outil collaboratif est un logiciel déployé au sein d’une organisation qui permet à ses utilisateurs de mieux travailler, collaborer et communiquer au quotidien. L’outil collaboratif permet de relier les collaborateurs entre eux.
- Comment déployer un outil collaboratif ?
Il existe plusieurs étapes clés pour déployer un outil collaboratif : l’identification d’un objectif global, les usages métiers à optimiser, le choix du type d’outil le plus adapté et enfin un déploiement progressif au sein de l’entreprise afin d’acculturer les collaborateurs à son utilisation.
- Existe-il un outil meilleur qu’un autre ?
Non, tous les outils collaboratifs se valent. Tout va dépendre du pourquoi vous souhaitez en déployer un : pour renforcer les échanges transverses ? Optimiser votre communication interne ? Centraliser les documents ? Le meilleur outil est celui qui sera le plus adapté à votre organisation et à ses objectifs.
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