Comment bien choisir son outil de communication interne ?

Pourquoi utiliser un outil de communication interne ?

Avant tout, il est important de bien cerner : en quoi un outil de communication interne peut vous servir ? Voici quelques points à prendre en compte :

• Le plus évident : communiquer ! Permettre aux collaborateurs d’échanger les uns avec les autres, et ce même à distance ou entre les différents services.
• Renforcer les valeurs de l’entreprise. Importante pour fédérer et engager les collaborateurs.
• Permettre une meilleure utilisation de l’information. Un outil de communication peut permettre de centraliser l’information, la segmenter par service puis la partager pour favoriser le travail collaboratif.

En effet, utiliser un outil de communication pourrait vous permettre de décupler votre stratégie de communication interne. Mais chaque outil à ces spécificités avec des avantages et des inconvénients. C’est ce que nous allons voir dans cette liste des principaux outils utilisés actuellement sur le marché.

Quels sont les différents types d’outils de communication interne ?

Il existe une grande variété d’outils de communication interne à l’heure actuelle, mais nous allons nous concentrer ici sur les principaux outils du moment, afin d’avoir une idée des applications que vous pourriez mettre en place avant de faire votre choix.

1. Intranet

L’intranet est un réseau interne qui fonctionne comme internet, mais qui inclut uniquement un groupe de personnes définies. Vous pouvez y publier différents types de communication d’entreprise, stocker et partager des fichiers, organiser des réunions, planifier des projets etc…Les applications y sont multiples !

Les avantages : l’intranet permet d’unifier la communication, de faciliter le travail collaboratif et la gestion de projet. Ce format est adapté à un type de communication transversale puisque la communication reste la même pour tout le monde.

Les inconvénients : les informations peuvent être conséquentes et pas toujours lues par les collaborateurs.

2. Le réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise. Comme les réseaux sociaux classiques, le RSE va vous permettre de partager du contenu, mais aussi d’échanger directement entre collaborateurs. Son objectif est de faciliter la communication transversale entre les différents départements et de renforcer la communication interne.

Les avantages : les applications seront assez similaires à l’intranet, mais le réseau social d’entreprise accentue surtout la communication directe via les tchats, les commentaires et les mentions, ce qui le rend plus dynamique et engageant.

Les inconvénients : encore une fois, attention à l’infobésité ! Le surplus d’information peut vite devenir une forme de distraction conséquente pour les collaborateurs. De plus, un RSE n’est pas nécessairement instinctif pour toutes les générations, il convient donc de bien accompagner les employés au lancement pour les faire adhérer à ce type de communication.

3. Newsletter

La newsletter à surtout pour objectif d’informer les collaborateurs des actualités de l’entreprise sous forme de mail.

Les avantages : la newsletter est assez simple à mettre en place et permet de transmettre un message commun.

Les inconvénients: les employés ne lisent pas toutes les newsletters et celles-ci manquent d’interactivités. Il s’agit surtout d’une communication descendante.

4. La messagerie d’équipe

La messagerie d’équipe : comme son nom l’indique, il s’agit d’une messagerie dans laquelle vous pouvez échanger directement avec vos équipes. Un outil de communication devenu impératif pour les entreprises.

Les avantages : l’échange et le partage d’informations sont plus rapides et succincts.

Les inconvénients : la messagerie d’équipe n’a pas pour vocation de stocker les documents, le risque est de les perdre dans le fil de la discussion. La communication étant directe, celle-ci n’est pas toujours évidente à canaliser.

5. Digital Workplace

Digitale workplace : outil tout en un, la digital workplace est un système qui regroupe généralement un RSE avec des fonctionnalités de gestion de projet et de stockage de documents.

Les avantages : centralisation des informations et des outils de gestion de projet. La digital workplace favorise le travail collaboratif et la communication interne à tous les niveaux.

Les inconvénients : tout comme le RSE, sa prise en main nécessite un accompagnement pour certains employés et le risque de surplus d’informations y est également présent. Pour autant, il s’agit là d’un outil de communication essentiel.

6. Tableau de bord

Tableau de bord : plus traditionnel dans les open spaces et salles de réunions, celui-ci a tendance à se digitaliser pour devenir plus interactif.

Les avantages : convient aux employés « non-connectés », car celui-ci peut être positionné dans une salle type open space, salle de pause ou autre. Suscite la curiosité et l’intérêt pour les collaborateurs.

Les inconvénients : nécessite un lieu précis et pertinent pour son utilisation.

Voici un premier aperçu des outils à choisir pour votre communication interne. Mais pour déterminer LE bon outil, une réflexion autour du type de communication que l’on souhaite changer est nécessaire.

Comment choisir son outil de communication

Acquérir un nouvel outil de communication interne peut avoir un fort impact au sein de votre entreprise. Il est donc important de procéder par étapes et de se poser les bonnes questions.

1. Audit de communication interne

Dans un premier temps, il est intéressant de réaliser un premier audit de la communication interne, afin de déterminer ce qui doit être changé ou non. Il convient par exemple de réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs pour comprendre leurs habitudes actuelles et leurs nouveaux besoins.

Concernant l’outil, identifier les points bloquants ou avantageux : de quelle manière les outils actuels sont-ils utilisés ? Répondent-ils aux besoins de communication interne spécifiques ? Quel est le constat de leur utilisation ? Comment les collaborateurs l’utilisent-ils ? Voici quelques pistes à explorer.

2. Définir vos objectifs

L’idée ici, est d’avoir des objectifs généraux, puis précis et mesures grâce à des KPIs de communication interne sur lesquels s’appuyer pour mieux analyser votre futur outil de communication interne. Vous pourriez par exemple définir votre portée : combien d’employés souhaitez-vous toucher et comment ?

Précisez les différentes cibles au sein des différents services. L’outil vous permettra-t-il de mesurer l’engagement de vos collaborateurs ? Par exemple, le réseau social d’entreprise permet certains indicateurs avec les mentions “j’aime”, les commentaires et partages de documents.

Quelles sont les mesures concernant l’intérêt de vos collaborateurs ? Taux d’utilisation des collaborateurs, fréquence et visualisation des contenus, mail lu, etc.

3. Les fonctionnalités de l’outil

Une fois que vos objectifs sont élaborés, vous pouvez vous pencher sur les fonctionnalités de l’outil. Vous pouvez alors vous poser des questions sur sa “prise en main”. Celui-ci, est-il facile d’utilisation et suffisamment clair pour l’ensemble de vos collaborateurs ? Votre outil, répond-il au type de communication que vous souhaitez favoriser ? (transverse, horizontale, etc.).

De plus, il ne faut pas oublier les différents types d’appareils utilisés au sein de l’entreprise. Vous pouvez également déterminer les différentes applications dont vous auriez besoin : chatops, vidéo et visioconférence, fil d’actualité, simple intranet etc.

4. Comparer les différentes offres

En effet, il existe de multiples outils de communication interne sur le marché, avec chacun leurs spécificités.

Comparer les différentes solutions peut vous permettre d’affiner votre choix avant de sauter dans le grand bain ! Fonctionnalités, sécurité, prix… Tout doit être pris en compte. Voici un comparatif d’outils de communication interne qui pourrait vous aider.

5. Faire son choix

Nous y sommes, vous avez pu comparer les différentes solutions et vous avez (peut-être) fait votre choix !  Vous pourrez ainsi passer l’étape suivante pour favoriser la mise en place de votre outil tout neuf, auprès de vos collaborateurs.

6. Préparer le terrain pour introduire un nouvel outil

Certains employés ont leurs habitudes sur les différents logiciels ou outils utilisés. Déployer un nouveau mode de communication interne peut donc s’avérer délicat. Vous pouvez d’ores et déjà, préparer un événement pour introduire ce nouvel outil par exemple.

Formez vos collaborateurs et les accompagner sur le sujet favorisent également son utilisation. Enfin, promouvoir son nouvel outil est nécessaire pour créer un changement efficace de votre communication interne. En effet, les employés doivent saisir la valeur que cet outil leur apportera au quotidien.

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Enfin, bien choisir un outil de communication interne pourrait véritablement permettre à votre entreprise de passer un cap en matière de collaboration ! Mais il ne faut pas négliger tout le travail de réflexion en amont avant de changer les processus et habitudes de vos collaborateurs. La variété des applications joue également un rôle par rapport à vos usages métiers.

Chez Jamespot, nous proposons un large panel d’outils adaptables et modulables en fonction de vos besoins de communication (RSE, intranet, visioconférences…). Contactez-nous et nous aurons le plaisir de vous accompagner dans l’organisation de vos tâches (vous et vos salariés) !