Des solutions collaboratives pour renforcer la communication des collectivités territoriales
Modulables, sécurisées et disposant d’un large panel d’applications, les solutions collaboratives disposent des atouts nécessaires aux enjeux de communication des collectivités territoriales.
Fédérer le collectif, assurer la sécurité des données, aligner les agents et élus : les collectivités territoriales font face à des enjeux croissants en matière de communication. Des enjeux auxquels répondent les solutions collaboratives, modulables, accessibles et alignés sur les besoins des institutions du secteur public.
Face aux défis croissants de transparence, de réactivité et de coordination, les collectivités territoriales doivent aujourd’hui plus que jamais accélérer leur transition numérique pour améliorer leur efficacité. La crise sanitaire de 2020 a clairement démontré l’urgence de cette évolution et l’importance de renforcer un levier stratégique majeur qui a démontré toute son utilité lors de cette période : la communication interne.
Un objectif complexe à atteindre pour les collectivités à cause d’obstacles tels que la dispersion géographique, les contraintes budgétaires et la diversité des profils professionnels.
Dans ce contexte, les solutions collaboratives se révèlent comme la réponse la plus adaptée aux besoins des collectivités. En centralisant la communication et les activités quotidiennes dans un espace de travail numérique unique, ces outils permettent de gagner un temps précieux, de réduire les coûts de communication et d’améliorer significativement la satisfaction des agents.
Selon une étude d’Ipsos et d’OpenMindKfé réalisée en 2018, 33 % des salariés interrogés ont observé un changement dans leur méthode de travail, avec l’apparition des plateformes de travail collaboratif, ainsi qu’une réduction des coûts (30 %), une amélioration de la qualité de vie au travail (15 %) et des pratiques de management (11 %).
Une tendance qui s’est largement confirmée après la crise sanitaire : les dépenses mondiales en matière de solutions collaboratives augmentant de 28,4%, générant un chiffre d’affaires de 29,1 milliards de dollars en 2021.
Explorons dans cet article comment les solutions collaboratives peuvent transformer la communication interne des collectivités et apporter des bénéfices concrets à la fois pour les agents et les citoyens.
Les enjeux de communication des collectivités territoriales
Les collectivités territoriales font face à différents enjeux liés à leur façon de communiquer en interne et leur capacité à coordonner leurs équipes autour d’un même enjeu.
Renforcement de la collaboration transversale
Les collectivités ont l’habitude de piloter des projets qui dépassent le cadre d’un seul et unique service : les projets qu’elles mènent nécessitent régulièrement l’implication de différents services qui peuvent ne pas avoir l’habitude de travailler ensemble. La transversalité au sein des collectivités territoriales est donc un aspect essentiel de leur quotidien, tant pour coordonner des projets collectifs que pour apporter des réponses adaptées aux besoins des citoyens. Par exemple, la gestion d’un projet d’aménagement urbain peut nécessiter la contribution de l’urbanisme, de l’environnement et de la voirie, chacun apportant son expertise au projet.
La communication transversale permet de mutualiser les connaissances des collaborateurs tout en créant des synergies entre les différents services impliqués, deux éléments cruciaux pour que le projet soit géré de manière efficace et cohérente. A l’inverse, l’absence de collaboration et d’une communication fluide peut ouvrir la voie à des incompréhensions, des erreurs et des conflits entre les services.
Fédérer les collaborateurs & développer la marque employeur
Les collectivités regroupent des professionnels issus de divers domaines, tels que les agents administratifs, les techniciens, et les élus : chacun ayant des objectifs spécifiques et des attentes différentes. Au-delà du fait d’être en mesure de communiquer informations et documents à chacune de ses parties prenantes, l’idée est surtout de les fédérer autour d’une culture et d’une vision commune, dans le but de renforcer leur coordination, leur engagement, mais aussi leur motivation à travailler ensemble autour d’objectifs partagés.
L’élaboration d’une politique de développement durable par exemple : pour mener ce genre de projets, il est nécessaire que tous les collaborateurs comprennent et partagent les valeurs de la collectivité afin d’assurer sa bonne mise en place. Une équipe soudée et engagée sera plus efficace, plus proactive et plus à même de porter les valeurs de la collectivité. Il s’agit également d’un excellent moyen pour les collectivités territoriales de développer la marque employeur : un travail de fond qui nécessite l’implication de tous les agents dans un véritable dialogue collectif.
Contraintes budgétaires
Concernant l’adoption de nouveaux outils, entreprises privées comme publiques sont confrontées à la question du budget et les collectivités territoriales ne font pas exception à la règle. Ces dernières peuvent être confrontées à des restrictions budgétaires, ce qui conduit à des choix difficiles dans l’allocation des ressources, notamment en matière d’outils de collaboration et de communication. Les contraintes logistiques représentent également un défi : la dispersion géographique des agents (certains étant sur le terrain) peut compliquer la circulation d’informations et donc la capacité des équipes à se coordonner. Des contraintes qui rendent d’autant plus essentiel le développement d’une communication interne efficace, adaptée à chaque collectivité mais avec un impact limité sur le budget engagé.
Sécuriser les données sensibles
Les collectivités territoriales ont pour habitude de manipuler des informations à caractère sensible, concernant les citoyens, les services publics et les infrastructures locales. Dans un contexte où les entreprises publiques sont de plus en plus sujettes aux cyberattaques, la cybersécurité constitue un enjeu majeur pour elles. De plus, en tant qu’institution publique, les collectivités territoriales ont un devoir d’exemplarité par rapport aux citoyens et doivent donc prêter une attention toute particulière aux mesures de sécurité incluses dans les outils de communication choisis.
Consolidation de la fonction de communicant
La communication interne est sortie renforcée de la crise sanitaire de 2020 en démontrant toute sa capacité à informer et à coordonner les agents durant toute la durée de la crise.
Ses missions ont été multiples :
- Maintenir les agents informés de l’évolution de la situation ;
- Maintenir le lien entre les équipes dispersées en télétravail dû aux confinements ;
- Rassurer et motiver les agents ;
- Participer aux cellules de crise ;
- Conseiller la direction sur les enjeux RH et managériaux ;
La crise sanitaire a ainsi permis aux communicants de démontrer toute l’importance et l’utilité de leur rôle. Si certaines tendances comme la digitalisation de la communication interne ont été accélérées durant la crise sanitaire, les communicants doivent à présent avoir accès à des outils à la fois accessibles et sécurisés afin d’être en mesure de poursuivre ces transformations et d’aligner leur structure sur les défis à venir.
La checklist dédiée à la gestion de crise
Toutes les bonnes pratiques et les étapes à suivre pour gérer une crise et limiter les impacts sur votre organisation.
Découvrir la checklist
Les solutions collaboratives : socle d’une communication interne puissante et sécurisée
Les solutions collaboratives offrent aux collectivités territoriales un levier puissant pour relever les nombreux défis que nous venons de voir en matière de communication interne. Ces solutions permettent de centraliser toutes les communications de la structure, des échanges entre agents jusqu’aux réunions stratégiques des élus, de rationaliser les coûts tout en s’adaptant à leurs exigences de sécurité et de mobilité. Une communication plus fluide, mieux sécurisée et adaptée à leur budget.
Un espace de communication unique
Les profils métiers au sein d’une collectivité étant souvent variés, l’unification de tous les canaux de communication au sein d’un seul outil constitue un atout de taille pour les collectivités qui doivent pouvoir coordonner rapidement leurs agents si nécessaire. Un espace centralisé permet aux collaborateurs, quel que soit leur rôle ou leurs responsabilités, d’accéder facilement aux actualités de la collectivité, aux documents partagés, ainsi qu’aux informations pertinentes et nécessaires à leurs missions quotidiennes.
Les solutions collaboratives permettent d’éviter tout risque de voir des silos d’informations se créer au sein de la collectivité tout en encourageant un travail commun entre les agents.
De plus, des solutions collaboratives comme Jamespot disposent d’une application mobile, permettant aux agents présents sur le terrain d’accéder également aux informations de la collectivité et de communiquer en temps réel avec leurs collaborateurs.
Le socle de l’engagement collaborateur
Pour les collectivités territoriales, l’engagement des agents constitue un levier majeur et cela pour plusieurs raisons :
- Mettre en avant les agents et leur implication quotidienne dans la vie de la collectivité ;
- Positionner la communication interne à un niveau global et stratégique ;
- Améliorer la marque employeur pour faire face aux problématiques de recrutement.
Les solutions collaboratives peuvent dès lors jouer un rôle central en encourageant les agents à partager leurs idées et à contribuer aux initiatives lancées par la collectivité. En mettant en place des échanges entre collaborateurs et services, les collectivités favorisent la création d’une culture interne où leurs agents se sentent investis et valorisés dans leur travail.
Des outils adaptés aux enjeux de sécurité
Comme nous l’avons abordé plus tôt, les collectivités traitent des données à caractère sensible au quotidien. Les outils numériques auxquels ils ont recours doivent ainsi offrir des garanties en matière de sécurité pour assurer la confidentialité et la protection des données et des informations en interne. Étant destinées à un usage professionnel, les solutions collaboratives intègrent pour la plupart des protocoles de sécurité avancés, comme le chiffrement des données et l’authentification multi-facteurs. Elles peuvent également détenir des labels et protocoles de cybersécurité comme la norme ISO27001, la certification HDS (Hébergement des données de santé), ou le référentiel SecNumCloud, démontrant ainsi leur capacité à protéger les données de leurs utilisateurs.
Jamespot : La solution collaborative la plus modulable pour les collectivités
Jamespot propose aux collectivités territoriales une solution collaborative d’une modularité inégalée, pensée pour révéler le plein potentiel de leur structure. Grâce à des options de personnalisation avancées et un fonctionnement sans code, Jamespot permet aux collectivités de concevoir des espaces de travail numériques adaptés précisément aux besoins et usages de leurs équipes, sans le besoin de recourir à des compétences techniques.
Les collectivités peuvent ainsi créer des espaces de travail digitalisés à leur image, qui répondent aux attentes spécifiques de leurs agents et s’adaptent continuellement à l’évolution de leur structure. Cette capacité à évoluer dans le temps garantit que chaque plateforme Jamespot reste en phase avec les besoins croissants et changeants des institutions publiques.
Avec Jamespot, chaque collectivité peut relever le défi du numérique sans complexité, grâce à un espace de travail qui leur ressemble et qui les accompagne sur la durée.
Open Agora : le meilleur de la collaboration en temps réel
Open Agora est une plateforme collaborative qui regroupe agents, administrés et élus d’une même collectivité, dans un espace d’échanges transversal inspiré des réseaux sociaux.
Grâce à son approche unique, Open Agora favorise la communication interservices et soutient la prise d’initiative, éléments essentiels pour des collectivités plus agiles et engagées.
- Encourage la communication transversale : un espace où chaque agent peut échanger facilement et rapidement avec ses collaborateurs, pour une collectivité sans silos.
- Renforce l’implication de chaque agent : donne à chacun les moyens de participer activement aux échanges, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance à la structure.
- Améliore l’image de la collectivité : une communication moderne et inclusive qui fédère les agents autour d’un projet collectif.
- Soutient les projets collectifs : facilite le travail d’équipe et la mise en œuvre de projets transversaux.
Avec Open Agora, les collectivités disposent d’un outil puissant pour dynamiser l’implication de leurs agents et valoriser le travail collectif, essentiel pour répondre aux défis actuels du secteur public.
Fast Intranet : le siège social de votre collectivité
Fast Intranet est un intranet modulaire pensé pour répondre aux enjeux de communication des collectivités. Grâce à son approche sans code, il offre une expérience fluide, rapide à déployer et entièrement personnalisable, permettant aux collectivités de centraliser et de communiquer des informations de manière plus simple et rapide à leurs équipes.
Fast intranet facilite l’accès à toutes les informations essentielles (corporate, RH) et permet à chaque collaborateur d’avoir en main les informations nécessaires à la réalisation de ses tâches quotidiennes.
Un outil adopté par des collectivités comme le Conseil départemental d’Eure-et-Loir, qui a observé un taux de connexion de 83 % et un taux d’engagement de 15 % au sein de sa plateforme Jamespot, déployée seulement 3 mois après le lancement du projet.
- Améliore la communication descendante : permet à la collectivité de diffuser facilement et rapidement actualités et informations clés.
- Centralise les informations corporate et RH : une source unique et à jour, accessible par tous.
- Évolue dans le temps : ses options de personnalisation garantissent un outil qui reste adapté aux besoins changeants de la collectivité.
- Accessible sur mobile : conçu pour les agents de terrain, Fast Intranet garantit une continuité de l’information, partout et à tout moment.
Fast Intranet fait de l’intranet collaboratif un véritable pilier de la communication publique, garantissant que chaque collaborateur ait accès aux informations qui comptent et ce à tout instant.
Le retour d’expérience du conseil départemental d’Eure-et-Loir
Power Office : Une suite bureautique souveraine, sécurisée et conçue pour les collectivités
Power Office est une suite bureautique tout-en-un regroupant les applications essentielles à la vie en entreprise : mail, agenda, messagerie, banque documentaire et visioconférence. Dédiée aux collectivités, elle assure à la fois flexibilité, sécurité et souveraineté. En s’intégrant parfaitement aux autres outils de communication des collectivités, elle garantit une collaboration simplifiée tout en protégeant les données sensibles grâce à un hébergement local en France, notamment chez OVHCloud et 3DS Outscale.
Cette suite permet aux collectivités de bénéficier d’une solution française, sécurisée et conforme aux régulations en vigueur, en alternative complète ou en complément des suites américaines, tout en simplifiant les échanges internes et la gestion documentaire.
- Applications essentielles pour la productivité : un environnement unique pour toutes les tâches quotidiennes.
- Flexible et intégrée : Power Office s’adapte et se connecte avec les autres outils utilisés par la collectivité.
- Souveraine et locale : les données sont hébergées en France, garantissant la conformité et la protection des informations publiques.
- Sécurisée et facile à déployer : répond aux normes de sécurité les plus strictes pour protéger les données sensibles.
Avec Power Office, les collectivités peuvent collaborer efficacement dans un environnement 100% souverain et sécurisé et ainsi placer le cœur de leur activité dans un espace numérique de confiance.
Digilor : des outils pour la gestion publique des collectivités
Si la communication entre agents et élus est importante pour les collectivités, la communication auprès des citoyens est tout aussi essentielle. Les institutions publiques comme les villes et les mairies doivent être en capacité de donner aux citoyens de la visibilité sur les actions menées.
Digilor propose ainsi des solutions adaptées aux projets de digitalisation des collectivités en leur permettant de renforcer leur communication externe. L’affichage dynamique tout d’abord, qui leur permet de diffuser des informations en temps réel dans les espaces publiques, donnant ainsi aux citoyens un accès direct à leurs projets.
Un écran LED géant permet de son côté de mettre en valeur et de partager aux passants des informations de première importance. Ils sont particulièrement efficaces pour partager des alertes publiques.
Enfin, la borne tactile d’accès aux droits pour CCAS facilite l’accès aux informations concernant les services sociaux en donnant la possibilité aux citoyens de consulter leurs droits et ce de manière autonome.
Des solutions sur-mesure ou clé en main pour renforcer la communication des collectivités ainsi que le lien qui les unit aux citoyens.
Grâce aux solutions Jamespot et Digilor, les collectivités territoriales disposent d’outils innovants, spécialement conçus pour relever leurs défis en matière de communication et de collaboration, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité de leurs données. Des solutions collaboratives qui renforcent leur capacité à travailler ensemble, fluidifient leurs process et améliorent la visibilité de leurs actions auprès du grand public.
Un numérique simple, accessible et personnalisé pour leur permettre de répondre à tous leurs enjeux actuels et futurs.