Comment réaliser un plan de communication interne efficace ?

Votre entreprise souhaite opérer un virage stratégie importante et passer d’un modèle en “tout présentiel” à un modèle plus flexible, liant présentiel au bureau et télétravail ?

Cette stratégie, de plus en plus de sociétés l’instaurent notamment pour répondre aux besoins désormais exprimés par les collaborateurs.

Pour preuve, une étude menée par le gouvernement français démontre que 86 % des jeunes talents récemment employés souhaitent plus de flexibilité dans leurs missions au quotidien, impliquant ainsi de pouvoir travailler à distance.

Mais pour s’assurer du succès d’une telle stratégie de travail, il est absolument impératif de réfléchir à la rédaction et la mise en place d’un plan de communication interne. En effet, ce document, cette roadmap permettra à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une ligne directrice à suivre suite à tous ces changements importants.

Se pose toutefois la question de comment réaliser un plan de communication interne. En effet, cette roadmap interne est un document important, certes chronophage mais essentiel et qui, de fait, ne doit rien laisser au hasard.

Voici nos conseils sur comment vous y prendre.

Qu’est-ce qu’un plan de communication interne ?

Tout comme le plan de stratégie marketing ou le plan de création de contenu (pour les content et SEO managers, notamment), le plan de communication a pour objectif principal de servir de roadmap (on parle aussi de feuille de route).

Cette roadmap, généralement pensée et élaborée pour une durée de 3 à 6 mois, servira de véritable feuille de route laquelle les équipes chargées d’assurer la communication interne de l’entreprise, pourront se reposer.

Un document qui se doit d’être particulièrement complet et qui contiendra de nombreuses informations comme :

• un audit de la situation,
• la planification de ses actions,
• les outils et canaux à utiliser,
• les KPIs.

Ce document, bien que d’apparence complexe à réaliser, reste assez accessible.

Pour vous aider à y voir plus clair et vous permettre de réaliser un plan de communication interne solide, percutant et efficace, nous vous proposons un guide complet, à suivre, étape par étape.

Pourquoi réaliser un plan de communication interne ?

Désormais, les salariés et collaborateurs travaillent depuis n’importe quel endroit. Cela peut être depuis chez eux, depuis l’étranger (si l’entreprise l’autorise), depuis le domicile d’un proche ou un espace de coworking. Tout est finalement possible à condition d’avoir accès à internet.

Les collaborateurs, à distance, échangeront alors entre eux à travers différents canaux de communication comme la messagerie instantanée, les visioconférences. L’utilisation d’outils collaboratifs, avec la publication d’articles, posts est aussi en vogue.

Si ces outils présentent bon nombre d’avantages, ils peuvent toutefois entraîner quelques problématiques, notamment liées au trop plein d’informations. La surcharge de données, de messages et de posts peut rapidement décourager certaines personnes.

Mettre en place un plan de communication interne permet de fluidifier les échanges et les transmissions de données entre les acteurs. Selon la taille de votre entreprise, cette stratégie sera plus ou moins développée, détaillée.

On retiendra que, dans tous les cas, si vous optez pour une stratégie hybride, vous devrez obligatoirement mettre en place une stratégie et donc, un plan de communication interne claire, précise et facile à scanner pour l’ensemble des personnes du service.

Comment mettre en place un plan de communication interne ?

Pour mettre en place un plan de communication interne, il faut respecter un certain process, que voici :

• La présentation d’une feuille de route : il vous faut donner des objectifs. Il faut que tout soit clair, de façon à ce que l’ensemble des collaborateurs et du management adhère au projet. Il faut que tout le monde soit bien informé et en capacité d’agir.
• L’identification des points d’attention : identifier les axes d’amélioration permet de définir les gros points de la stratégie à développer. Cela permet de dédier les efforts autour de son plan de communication interne sur des dossiers spécifiques.
• Engager les acteurs : engager l’ensemble des collaborateurs dans son projet de créer et optimiser sa stratégie de communication interne permet de stimuler la productivité et les idées.

Il est essentiel de respecter chacune de ces étapes. En effet, si l’un de ces trois points n’est pas respecté, alors le plan de communication interne ne sera probablement pas aussi solide que souhaité (bien que, comme toujours, tout est améliorable).

Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place une stratégie de communication interne efficace ?

Vous souhaitez déployer une nouvelle stratégie de communication interne ? Développer un plan de communication d’entreprise se fait en respectant certains éléments clés, que vous retrouverez plus en détail dans la suite de ce guide.

Voici, les principaux points à suivre, étape par étape, pour faire

• 1. Analyse et audit de la situation
• 2. Définition des objectifs liés au plan de communication
• 3. La planification de ses actions de communication
• 4. Adapter son message à son audience
• 5. Précisions liées aux outils et canaux de communication à utiliser
• 6. Communiquer à travers un message clair et cohérent
• 7. Créer une roadmap de déploiement
• 8. Déterminer qui sont les ambassadeurs
• 9. Déterminer les KPIs
• 10. Suivre, analyser et faire preuve de flexibilité

Élaborer son plan de communication interne d’entreprise en 10 étapes

La mise en place d’une bonne stratégie de communication en entreprise est longue et périlleuse. Pour autant, simplifier et processiser les façons de communiquer et d’échanger permet de renforcer la cohésion de ses équipes. Voici comment élaborer son plan de communication interne.

1. Analyse et audit de la situation

Analyser et comprendre les besoins de son entreprise en matière de communication est essentiel. Cela permet de ficeler un plan de communication d’entreprise plus efficace et mieux ciblé. En auditant les points forts et les points faibles, vous savez comment faire pour que votre idée prenne forme.

Cet audit est absolument essentiel. En effet, en effectuant le bilan des opérations passées (sur un, deux voire trois ans) vous êtes en mesure d’identifier les points clés de votre future stratégie, pour ensuite les dupliquer.

A contrario, vous aurez aussi la possibilité de déceler ce qui n’a pas fonctionné. N’hésitez pas, en outre, à comparer les idées que vous pourriez avoir avec ce qui a déjà été mis en place. Peut-être que certains projets que vous avez en tête et que vous estimez être pertinents ont été déployés par le passé mais ne se sont pas révélés être aussi efficaces que prévu.

Voici quelques exemples d’interprétations possibles à partir de votre audit de communication interne :

• Un taux d’ouverture d’email trop faible suppose l’envoi de messages peu pertinents ou des choix de canaux à revoir pour toucher vos collaborateurs.
• Un taux de participation élevé aux événements internes : Ce résultat positif montre que vos collaborateurs valorisent ces initiatives, ce qui est un excellent levier pour renforcer la culture d’entreprise. Exploitez cette dynamique pour multiplier les formats interactifs et collaboratifs.
• Un taux de satisfaction faible : Cet indicateur peut pointer vers plusieurs problématiques : un manque d’accès à l’information, une fréquence de communication trop faible ou, au contraire, une surcharge d’informations peu pertinentes. Un sondage complémentaire pourra vous aider à creuser le sujet et à identifier les attentes de vos équipes.

2. Définition des objectifs liés au plan de communication

Vous savez désormais à quoi vous attendre. Après avoir identifié les manques et les besoins, vous pouvez désormais déterminer les objectifs. Créer un plan de communication dans le simple but d’en avoir un, n’a pas vraiment d’intérêt.

Cette stratégie doit mener quelque part et permettre à votre société de monter d’un niveau.

C’est pourquoi, il est impératif que les équipes chargées de la communication interne au sein de votre entreprise prennent le temps de définir le ‘pourquoi’ :

• Pourquoi ce plan de communication interne ?
• Quel est son but final ? À quoi s’adresse-t-il et quelle valeur doit-il apporter à l’audience ?

Répondre à ces questions permettra de déterminer des objectifs quantifiables, que vous seuls êtes en mesure de déterminer. Voici toutefois quelques idées qui pourraient vous permettre d’y voir un peu plus clair :

• taux de participation aux réunions,
• nombre de messages lus sur les plateformes internes,
• fréquence des mises à jour des informations clés,
• taux de satisfaction des employés vis-à-vis de la communication,
• délai de réponse aux questions des employés.

3. Planifier ses actions de communication interne

La planification des actions de communication interne est une étape essentielle qui ne doit pas être sous-estimée. Elle permet de clarifier les messages à diffuser et les canaux à utiliser, tout en anticipant les obstacles potentiels et les périodes de forte activité. En élaborant un calendrier éditorial détaillé et en identifiant les ressources nécessaires à l’avance, les équipes peuvent mieux organiser leur travail et assurer une diffusion régulière et cohérente de l’information.

Cette démarche structurée permet également d’évaluer l’efficacité des actions entreprises et de les ajuster en fonction des besoins. En évitant l’improvisation et la précipitation, les responsables de la communication interne peuvent se concentrer sur la qualité des contenus et maintenir un niveau d’engagement élevé parmi les collaborateurs. Une planification rigoureuse est donc la clé d’une communication interne efficace et durable.

4. Adapter son message à son audience

L’efficacité de la communication interne dépend largement de sa capacité à toucher ses destinataires. Chaque groupe au sein de l’entreprise a ses propres préoccupations, niveaux de compréhension et attentes. Il est donc crucial d’adapter le contenu, le format et le ton du message en fonction de l’audience ciblée. Par exemple, un message technique destiné aux équipes opérationnelles différera d’une communication stratégique adressée aux managers.

Pour réussir cette personnalisation, il est essentiel de bien connaître les différents profils de collaborateurs et leurs besoins en information. Il ne s’agit pas seulement de simplifier ou de complexifier le message, mais de trouver le juste équilibre entre accessibilité et pertinence. Une communication bien ciblée augmente considérablement les chances que le message soit compris, retenu et, surtout, qu’il suscite l’adhésion et l’engagement des collaborateurs.

5. Précisions liées aux outils et canaux de communication à utiliser

Vos objectifs fixés, vous pouvez désormais cibler les outils qui vous permettront d’aller plus loin. Cela peut passer par la mise en place d’un intranet. Un intranet est une plateforme aux nombreuses fonctionnalités qui peut, après déploiement, permettre de fluidifier les échanges. Les applications dont elle est composée permettent de s’écrire en direct, d’échanger, de faire des visioconférences ou de gérer ses projets.

La diffusion des messages ne doit plus être perçue comme une simple transmission unilatérale, mais plutôt comme le début d’une conversation dynamique au sein de l’entreprise. Les outils collaboratifs actuels permettent aux équipes de faire évoluer les contenus dans le temps : les messages peuvent être enrichis, commentés, mis à jour ou repartagés pour conserver leur pertinence.

Cette approche interactive ne se contente pas d’améliorer l’impact des communications, elle incite également les collaborateurs à jouer un rôle actif dans la communication interne. En encourageant le dialogue et les échanges autour des messages publiés, l’entreprise favorise un environnement propice à l’engagement et au partage des connaissances.

6. Communiquer à travers un message clair et cohérent

Reste désormais à ce que votre plan de communication interne soit accepté par tout le monde. Il est de votre ressort de communiquer autour de votre projet, à l’ensemble des collaborateurs, à travers un message clair et cohérent.

Votre plan de communication en entreprise repose sur l’acceptation de l’ensemble des collaborateurs. Si ces derniers n’y voient aucun intérêt, vous risquez de ne pas susciter l’adhésion. Communiquez de manière simple, claire et directe et insistez sur l’aspect productivité.

7. Créer une roadmap de déploiement et de support

Pour plus de précision, une roadmap de déploiement RSE peut être réalisée. Cela permet de déterminer les grandes étapes et de vérifier si vous arrivez à vous tenir au planning. Un bon plan de communication doit être mené avec sérieux, c’est pourquoi définir des deadlines peut vous aider et vous pousser à aller plus loin, que ce soit vous ou les employés de votre groupe !

8. Identifier les ambassadeurs

Identifier les ambassadeurs naturels au sein de l’entreprise est une stratégie clé pour dynamiser la communication interne. Ces employés, profondément engagés dans la vie de l’organisation, se démarquent par leur enthousiasme, leur capacité à rassembler et leur compréhension fine de la culture d’entreprise. En les reconnaissant et en leur attribuant un rôle officiel dans la stratégie de communication, l’entreprise peut amplifier l’impact de ses messages et créer un réseau de relais d’information authentiques et crédibles.

Ces ambassadeurs peuvent devenir des catalyseurs de changement et des porte-paroles influents auprès de leurs collègues. En leur fournissant une formation adaptée et les outils nécessaires, ils pourront diffuser l’information de manière plus naturelle et remonter les retours du terrain plus efficacement. Cette approche ascendante de la communication interne favorise un cercle vertueux où l’engagement suscite davantage d’engagement, tout en valorisant les collaborateurs naturellement investis dans la vie de l’entreprise.

9. Déterminer les bons KPIs

Vous souhaitez optimiser le partage d’informations stratégiques auprès de vos équipes ?

👉 L’OKR : Engager plus de 70% des collaborateurs dans l’intranet de l’entreprise,
👉 Le KPI : Le taux de connexion à l’intranet,

Enfin, n’oubliez pas de définir vos objectifs en vous basant sur vos échanges avec le top management et les observations faites durant la phase de bilan.

10. Suivre, analyser et faire preuve de flexibilité

Une stratégie ne doit pas être ancrée dans le marbre. En effet, il est possible que vous ayez besoin d’un peu de temps pour déterminer celle qui fonctionne le mieux, la plus efficace pour vous et votre équipe. Il est crucial de rester attentif aux retours d’expérience et aux indicateurs de performance pour ajuster votre plan de communication interne, en conséquence.

Pour cela, vous pouvez mettre en place des points de contrôle réguliers dans le but d’évaluer l’efficacité de votre stratégie. Réunions d’équipe, sondages internes ou analyses de données, ces retours vous seront précieux. Encouragez, aussi, la participation active de vos collaborateurs dans le processus d’amélioration continue. Les idées de chacun peuvent servir de source d’innovation et d’optimisation.

Utilisez des outils d’analyse pour mesurer l’impact de vos actions de communication. Ces indicateurs, comme le taux d’engagement (ou de désengagement) vous aideront à identifier les points forts et les axes d’amélioration de votre stratégie. Soyez prêt à ajuster votre plan en fonction des résultats obtenus. Une stratégie de communication interne efficace est une stratégie flexible et modulable (sans pour autant la faire évoluer tous les jours).

Rédaction d’un plan de communication interne : quels sont les pièges à éviter ?

Travailler à la mise en place d’un plan de communication interne est un projet de poids. Et comme pour tous projets professionnels, certains pièges, certains défis peuvent se dresser face à vous :

• Manque de clarté dans vos objectifs : être trop vague dans la définition de vos objectifs vous portera préjudice. Il faut rester clairs et surtout, mettre en place des KPIs simples à mesurer pour que votre plan de communication interne soit des plus compréhensibles et efficaces à terme.
• Ne pas tomber dans le jeu de la “surcommunication” : trop communiquer, partager trop d’informations, aux bonnes personnes, c’est prendre le risque de submerger les équipes et, plus problématique encore, de diluer les messages et informations les plus importantes, au risque qu’elles ne soient ni lues, ni prises en compte.
• Manquer de cohérence dans le message délivré : en tant que communicant, il est indispensable de s’assurer que vous diffusiez des messages clairs et cohérents, alignés avec les valeurs de l’entreprise. Susciter doute, méfiance ou incompréhension auprès de votre audience, même interne, aura l’effet inverse à celui recherché.
• Ignorer les feedbacks de vos collaborateurs : si la grande majorité des collaborateurs évoquent le besoin de se voir communiquer telle ou telle information, d’une manière différente de celle pour laquelle vous avez opté, alors, adaptez-vous. Refuser de prendre les retours collaborateurs en compte, refuser de s’adapter, c’est l’assurance de voir l’efficacité de sa stratégie, chaque jour, diminuer un peu plus.
• Planifier de manière trop légère : ne pas assez planifier, c’est prendre le risque de faire les choses sans avoir de véritable fondement ou objectif derrière. Demandez-vous pourquoi faire telle action, à telle date. Vous pouvez ensuite l’ajouter à votre calendrier. L’objectif est de trouver le juste mix entre planification et flexibilité.
• La résistance au changement : soyez prêt à adapter votre plan en fonction des évolutions internes et externes. Une stratégie rigide risque de devenir rapidement obsolète, notamment dans un environnement en constante évolution. L’arrivée des nouvelles technologies, des nouveaux canaux de consommation, etc peut vous permettre d’y voir plus clair et, in fine, de rester efficace dans vos tâches de tous les jours.

D’autres pièges, comme le fait d’oublier l’aspect humain de votre communication ou ne pas récolter assez de données chiffrées et donc, analysables, pourraient, à terme vous jouer des tours. Pensez donc à mettre en place, lancer, analyse et suivre avant d’adapter si besoin, pour être sûr que votre plan de communication interne reste efficace.

Réaliser son plan de communication interne : notre conclusion

Vous l’aurez compris, réaliser un plan de communication peut prendre du temps. En revanche, il s’agit d’un élément essentiel à prendre en compte si vous souhaitez changer et optimiser votre stratégie. Car, comme  vous devez probablement l’imaginer, sans stratégie claire et bien définie, vous finirez par naviguer à vue, ce qui impactera forcément la qualité de votre communication interne.

Plus que votre service, une stratégie mal imaginée impactera également le reste des collaborateurs, qui manquera d’informations claires et précises sur la vie au sein de la société, qui ne saura pas vraiment comment ou avec  qui communiquer, ou récupérer les bons documents, etc… En bref, le plan de communication interne que vous vous apprêtez à mettre en place favorise l’adhésion et la sensation d’appartenance.

Vous souhaitez en découvrir davantage sur tout ce qui entoure la mise en place d’un plan de communication interne ? N’hésitez pas à nous contacter. Chez Jamespot, nous sommes en mesure de vous proposer un accompagnement personnalisé à travers la mise à disposition d’outils, comme l’intranet, qui ont été pensés et conçus pour simplifier et fluidifier vos process de communication interne.

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