Secteur public : comment lancer et réussir votre projet collaboratif ?
Découvrez comment lancer et réussir le projet collaboratif de votre collectivité territoriale grâce à notre article et notre guide dédié !
Convaincre sa direction sur le projet
Pourquoi convaincre sa direction ?
Vous êtes fermement convaincu de la nécessité d’adopter un outil collaboratif pour le bien de l’activité de votre collectivité territoriale, mais le problème, c’est que tout le monde en interne ne partage pas votre avis.
Rien d’alarmant à cela, il n’existe pas de structures publiques ou privées où l’intégralité des collaborateurs, du Top management aux opérationnels, sont tous enthousiastes à l’idée de déployer un nouvel outil.
Si les collaborateurs opérationnels réticents peuvent surtout avoir un impact négatif sur l’adoption de l’outil en interne, il en est autrement de la Direction générale.
Un projet non soutenu par les dirigeants de votre structure pose plusieurs risques pour votre projet :
• Ralentissement du processus de décision ;
• Limitation du budget ;
• Déploiement de l’outil moins impactant ;
• Adoption interne de l’outil plus difficile sur la durée.
Il est donc essentiel de vous assurer que votre direction soutient le projet avant son lancement pour maximiser vos chances de succès.
Comment convaincre votre direction ?
En préparant un argumentaire basé sur les bénéfices qu’apportera votre future plateforme collaborative… et les risques qui se présenteront dans le cas inverse.
Les risques à ne pas déployer une solution collaborative
- Perte d’informations ;
- Perte de productivité due à un manque de coordination ;
- Affaiblissement de la communication interne (animation des communautés plus complexe) ;
- Rallongement du temps de prise de décision ;
- Dépendance accrue au mail et aux outils américains ;
- Non-respect des normes du RGPD.
Ce que votre ville gagne à adopter une solution collaborative
- Un meilleur partage d’informations entre agents et élus ;
- Une sécurité renforcée autour de vos ressources contre les cyberattaques ;
- La création d’espaces collaboratifs dédiés aux agents comme aux élus ;
- Un meilleur engagement chez les collaborateurs ;
- Une mutualisation des coûts ;
- La possibilité de toucher les agents présents sur le terrain ;
- Une remontée des besoins citoyens plus efficace auprès des agents et élus.
Vous souhaitez aller plus loin ?
Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la souveraineté numérique et les outils à privilégier pour votre collectivité territoriale dans notre guide pour lancer et réussir votre projet collaboratif !
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Former votre comité de pilotage
Pourquoi un comité de pilotage ?
Parce qu’un projet collaboratif ne saurait être mené par une seule personne, la formation d’un comité de pilotage constitue la prochaine étape de votre projet.
Ce comité de pilotage est l’équipe dirigeante de votre projet collaboratif : celle qui sera impliquée dans l’intégralité du processus de décision, de la prise d’informations auprès des éditeurs jusqu’au déploiement et l’adoption de l’outil par les agents.
Le comité de pilotage est là pour répondre à plusieurs besoins spécifiques :
- Incarner les besoins des différentes parties prenantes au sein de l’entreprise (communicants, direction, agents sur le terrain…) ;
- Porter la stratégie de la structure ;
- Incarner le projet et les changements que ce dernier implique auprès des équipes ;
- Accompagner les collaborateurs dans la prise en main de l’outil en répondant à leurs questions.
Comment le former ?
Votre comité de pilotage doit être représentatif des différentes parties prenantes qui composent votre structure.
Pourquoi ? Pour nourrir une réflexion commune autour de votre stratégie et pour vous assurer que les principaux usages en vigueur au sein de votre structure soient bien représentés dans votre futur outil.
Vous voulez en effet éviter que votre futur outil occulte les besoins et usages de certains de vos collaborateurs (vos agents sur le terrain, par exemple.)
Sélectionnez donc de préférence des profils types : des personnes aux activités suffisamment stratégiques tout en faisant attention à ne pas négliger la partie opérationnelle.
Assurez-vous que les membres du comité soient des personnes engagées, qui auront à cœur de porter le projet. Comme dans tout projet, une personne motivée fera la différence sur le long terme comparé à un collaborateur qui estime faire partie du projet, car il n’a pas eu d’autre choix.
Définir les objectifs du projet collaboratif
Quel objectif visez-vous à travers l’adoption de votre solution collaborative ?
La définition des objectifs reste également essentielle pour mesurer l’efficacité de la solution collaborative dans le futur.
Difficile en effet de savoir si votre nouvel outil a produit des résultats concrets sur votre communication interne et l’activité de vos collaborateurs si vous ne savez pas pourquoi vous l’avez déployé au préalable.
Identifiez donc les 2 à 3 raisons d’être de votre projet : cela vous aidera à établir une vision à long terme et d’engager vos équipes autour de cette dernière.
Voici quelques exemples d’objectifs visés par les collectivités territoriales d’après notre expérience chez Jamespot :
• Améliorer la circulation d’informations en interne ;
• Faciliter le suivi de projets par les élus ;
• Renforcer le partage d’information auprès des agents sur le terrain ;
• Faciliter la cohésion et les échanges entre agents et élus ;
• Améliorer la visibilité des agents sur les projets structurants menés par la collectivité ;
• Simplifier les processus décisionnels en réduisant les étapes de validation dans la chaîne d’information.
Pour découvrir les prochaines étapes et en savoir plus sur les caractéristiques des outils souverains et quel outil choisir pour votre collectivité territoriale, téléchargez dès aujourd’hui notre guide complet !