Comment choisir la solution collaborative la plus adaptée à votre entreprise ?

Choisir la bonne solution collaborative n’est pas une tâche aisée.

Deux outils existent, pour permettre aux entreprises de communiquer plus facilement, plus efficacement. Il s’agit de l’Intranet du Réseau Social d’Entreprise.

Dans cet article, nous vous proposons ainsi une analyse qui vous permettra de déterminer laquelle de ces deux solutions est la mieux adaptée à vos besoins.

Une étude menée par Zapier a permis de mettre en lumière le fait que 16% des nouveaux employés quittent leur job à cause d’une technologie non adaptée aux besoins des équipes. Choisir un outil collaboratif peu adapté à son entreprise peut donc avoir un impact direct sur vos équipes et votre activité.

Se pose ainsi la question de savoir quelle solution collaborative privilégier pour votre organisation ? Comment faire pour identifier celle qui répondra le plus à vos enjeux et besoins internes ? Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions.

L’intranet, solution collaborative par excellence

L’intranet est un outil de communication interne, utilisé par les entreprises pour faciliter le partage et la circulation d’informations en leur sein. Il s’agit du plus ancien des outils collaboratifs sur ce marché.

Un statut qui l’a d’ailleurs desservi pendant de longues années, donnant l’image d’un module assez vieillot et finalement peu adapté aux enjeux modernes auxquels font face les entreprises (besoin de flexibilité, de rapidité…).

Une période révolue. L’intranet est effectivement revenu en force au sein des entreprises. Ce retour s’est fait, au point de redevenir l’une des solutions collaboratives les plus utilisées par les professionnels.

Quels sont les avantages de l’intranet ?

Le premier avantage de l’intranet, le plus connu, est sa capacité à centraliser et à fluidifier la communication interne d’une structure. Tous vos collaborateurs sont regroupés au sein de votre intranet qui devient, par la même occasion, l’outil de référence pour partager de l’information, facilement, rapidement.

Le second avantage de l’intranet, c’est la centralisation des ressources et des documents. Plus besoin d’utiliser de logiciel de GED (Gestion Documentaire). L’intranet regroupe et sécurise l’ensemble de vos documents tout en rendant leur accès simple, auprès de l’ensemble de vos équipes.

Enfin, l’intranet est l’outil idéal pour renforcer l’engagement des collaborateurs sur la durée. C’est un outil personnalisable à souhait, autant dans le fond (les pages qui vont composer la structure de votre outil) que la forme (logo, charte graphique…). Il s’impose, de fait, comme le miroir numérique de votre entreprise.

Process, valeurs de l’entreprise, organigramme des équipes, projets inter-services : l’intranet, quand il est bien animé, réflète l’activité et l’évolution de votre organisation. Un moyen parfait d’engager vos collaborateurs sur la durée.

Les inconvénients de l’intranet

L’intranet est un outil de collaboration efficace. Mais tout, il n’est pas parfait et certains axes d’amélioration peuvent lui permettre de gagner du galon, même auprès des plus réticents.

Le premier risque, c’est celui de sur-information ou d’infobésité. Un surplus d’information et/ou de contenus, c’est le risque de rendre la prise d’informations plus difficile chez vos collaborateurs. Cela se traduit alors par :

• de la confusion,
• une perte de temps,
• une perte de productivité.

Attention donc, à ne sélectionner que les contenus les plus importants, mais aussi à bien réfléchir à la structure de votre intranet en amont pour éviter, au mieux, cette situation.

Ensuite, l’intranet est incontestablement l’un des meilleurs outils de communication… mais pas le plus performant en matière de collaboration. S’il a réussi à combler certains de ses manques, comme l’absence de fonctionnalités collaboratives, l’intranet reste avant tout un outil taillé pour la communication descendante et non pour la collaboration transverse qui reste la chasse gardée du réseau social d’entreprise.

Terminons par la gestion et le suivi de votre outil. Votre intranet doit pouvoir être mis à jour dans le temps si nécessaire. Un point pas toujours évident, surtout que cela implique d’identifier les collaborateurs qui auront cette charge et de les former en amont.

L’intranet, nous l’avons dit, est le miroir de votre organisation. Il doit donc évoluer en même temps qu’elle : partager des informations qui ne sont plus d’actualité est un risque de le voir déserté par vos équipes qui iront chercher des informations via d’autres outils.

Le réseau social d’entreprise, l’outil idéal pour bien communiquer

Le réseau social d’entreprise (RSE) est un outil de communication et de collaboration interne. Ses caractéristiques : de nombreuses fonctionnalités et applications métiers, un outil dédié à la collaboration transversale et un fonctionnement qui rappelle les réseaux sociaux grand public, dont il est issu.

Les avantages du Réseau Social d’Entreprise

Premier avantage du Réseau Social d’Entreprise, le système de création de groupes qui permet aux utilisateurs de scinder leur communication et de cibler l’audience de leurs messages avec plus de précision. Un collaborateur, une équipe, un service ou l’organisation dans sa généralité : le choix est vôtre ! Un fonctionnement typique d’un réseau social qui ouvre la voie vers une communication moins formelle, plus horizontale et transversale que son compère l’intranet.

Deuxième avantage : son champ fonctionnel. Le réseau social d’entreprise est l’un des outils les plus complets qui soit, en matière de fonctionnalités et d’applications métiers. L’organisation qui le déploie peut sélectionner les applications dont elle estime avoir besoin pour cibler et optimiser certains usages. Chez Jamespot, ces applications sont disponibles dans un appstore spécifiquement dédié, listant l’ensemble de nos app disponibles.

Enfin, un réseau social d’entreprise permet à chaque collaborateur d’être l’acteur de sa communication. Chacun peut faire vivre l’outil et la communication interne de l’entreprise en partageant des contenus, en réagissant à ceux de ses collègues (like/commentaires/partage) ou en étant force de proposition. Des collaborateurs plus actifs dans leur communication et donc plus engagés dans la vie de l’entreprise.

Les inconvénients du réseau social d’entreprise

Avec autant d’applications et de fonctionnalités, le réseau social d’entreprise n’est pas l’outil le plus simple à déployer. Un minutieux travail de préparation en amont est nécessaire pour ne pas se perdre parmi toutes les possibilités que l’outil a à vous offrir : identifier les usages que vous souhaitez optimiser et donc les applications qui devront être disponibles dès le déploiement.

Le deuxième inconvénient découle du premier cité : l’appropriation de l’outil par les collaborateurs. Présenter un nouvel outil, sa finalité et ses fonctionnalités clés, est un exercice indispensable pour tout type d’outils collaboratifs mais d’autant plus important dans le cas du R.S.E car sa courbe d’apprentissage est assez élevée.

Là où le fonctionnement de l’intranet est assez simple et rapide à comprendre, le réseau social d’entreprise se veut donc légèrement plus complexe. Ne pas préparer son déploiement en interne peut impliquer des équipes qu’elles soient réticentes à l’utiliser car elles ne comprendront pas son fonctionnement et sa finalité.

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Comment choisir la meilleure solution collaborative pour son entreprise ?

Reste à choisir le bon outil collaboratif.

Mais comment s’y prendre ?

Jamespot est un éditeur de logiciel collaboratif et nous connaissons parfaitement les points clés sur lesquels vous positionner, sur lesquels réfléchir avant de faire votre choix.

1. L’analyse du besoin et des usages

L’entreprise constitue et constituera toujours le point de départ du processus de réflexion pour aboutir à la sélection d’un outil collaboratif.

Pour y parvenir, il faut se poser les bonnes questions, cela permettant d’analyser les besoins et les usages qui seront fait d’un tel outil. Par exemple :

• Quels sont les problèmes que vous souhaitez résoudre ?
• Quels sont les usages que vous souhaitez renforcer ?

Un outil collaboratif qui n’est pas déployé pour répondre à une problématique précise ne sera pas performant et encore moins adopté par les collaborateurs.

2. La sélection des outils

La plupart des solutions collaboratives du marché proposent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités. Assurez-vous donc d’identifier les éléments et fonctionnalités essentielles que votre outil devra proposer en fonction des besoins que vous avez identifié plus tôt.

• Ai-je besoin d’une messagerie d’équipe ?
• La gestion documentaire occupe-t-elle une place importante dans mes usages ?
• L’outil doit-il être personnalisable ?
• Quelles sont mes attentes en matière d’accompagnement ?

Selon les réponses à ces questions, vous pourrez alors trier au sein de l’offre qui se présente à vous. Une manière d’effectuer une première sélection avant de passer à un benchmark plus poussé pour choisir la solution collaborative la mieux adaptée à vos besoins.

3. L’analyse du marché et des prestataires

Á présent que vous y voyez plus clair sur vos besoins et les fonctionnalités recherchées, il est temps de passer à la pratique :

1. réalisez un benchmark des solutions qui correspondent aux critères que vous avez défini,
2. programmez des démos personnalisées pour déterminer si l’outil répond à vos attentes,
3. lancez des tests gratuits pour essayer vous-même l’outil et évaluer ses fonctionnalités de base et surtout son accessibilité,
4. embarquez un ou deux collaborateurs dans le process pour comparer vos avis.

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Alors, quelle solution collaborative choisir pour votre entreprise ?

Vous l’avez compris, toutes les solutions collaboratives ne répondront pas forcément à vos besoins. L’essentiel va dépendre de votre entreprise, de son contexte et de vos besoins.

Les deux éléments les plus importants sont donc en premier lieu de prendre votre organisation comme point de départ de votre projet et de faire la liste de vos besoins et objectifs.

Faites ensuite un premier tri parmi les solutions du marché et testez celles qui correspondent le plus à vos attentes.

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