Comment choisir la solution collaborative la plus adaptée à votre entreprise ?
Choisir la bonne solution collaborative pour son entreprise est un vrai défi. Mais nous sommes-là pour vous aider à y voir plus clair.
Choisir la bonne solution collaborative n’est pas une tâche aisée. Découvrez 2 des outils les plus utilisés du marché et les 3 étapes à suivre pour lancer votre projet afin de vous aider dans ce nouveau challenge.
Une récente étude menée par Zapier a mis en lumière le fait que 16% des nouveaux employés quittent leur job à cause d’une technologie non adaptée aux besoins des équipes.
Choisir un outil collaboratif peu adapté à son entreprise peut donc avoir un impact direct sur vos équipes et votre activité.
Quelle solution collaborative privilégier pour son organisation ? Comment faire pour identifier celle qui répondra le plus à vos enjeux et besoins internes ?
Au programme de cet article :
- La découverte des 2 outils collaboratifs les plus utilisés du marché ;
- Les 3 étapes à suivre pour lancer votre projet et sélectionner l’outil idéal pour votre entreprise.
L’intranet
L’intranet est un outil de communication interne, utilisé par les entreprises pour faciliter le partage et la circulation d’informations en leur sein.
C’est le plus vieil outil collaboratif du marché !
Un statut qui l’a d’ailleurs déservi pendant de longues années, donnant l’image d’un outil vieux et peu adapté aux enjeux modernes.
Une période révolue puisque l’intranet est revenu en force au point de redevenir une des solutions collaboratives les plus utilisées par les professionnels.
Voyons ensemble les caractéristiques de ce doyen des outils collaboratifs.
Les avantages de l’intranet
Le premier avantage de l’intranet, le plus connu, est sa capacité à centraliser et à fluidifier la communication interne d’une structure. Tous vos collaborateurs sont regroupés au sein de votre intranet qui devient alors leur outil de référence pour récupérer et partager des informations de la part du top management.
Le second concerne la centralisation des ressources et des documents. Plus besoin d’un logiciel de GED (Gestion Documentaire), l’intranet regroupe et sécurise vos documents tout en facililant leur accessibilité à l’ensemble de vos équipes.
Enfin, l’intranet est l’outil idéal pour renforcer l’engagement des collaborateurs sur la durée. L’intranet est un outil personnalisable à souhait, autant dans le fond (les pages qui vont composer la structure de votre outil) que la forme (logo, charte graphique…). Il devient alors le miroir numérique de votre entreprise.
Process, valeurs de l’entreprise, organigramme des équipes, projets inter-services : l’intranet, quand il est bien animé 😉, réflète l’activité et l’évolution de votre organisation. Un moyen parfait d’engager vos collaborateurs sur la durée.
En résumé, l’intranet est l’outil de communication par excellence : il ouvre la voie vers une communication descendante renforcée, sécurise les ressources de l’entreprise tout en assurant le fait que chaque collaborateur soit au courant des dernières actualités chaudes de la structure.
Les inconvénients de l’intranet
Un outil de communication interne très efficace mais malgré tout imparfait.
La surinformation tout d’abord. Un surplus d’information et/ou de contenus est un risque de rendre la prise d’informations plus difficile chez vos collaborateurs. Confusion, perte de temps et de productivité sont alors de mises. Attention donc à sélectionner les contenus les plus importants et à bien réfléchir à la structure de votre intranet en amont pour éviter cette situation.
Ensuite, l’intranet est incontestablement l’un des meilleurs outils de communication… mais pas le plus performant en matière de collaboration. S’il a depuis son âge d’or comblé certains de ses manques comme l’absence de fonctionnalités collaboratives, l’intranet reste avant tout un outil taillée pour la communication descendante et non pour la collaboration transverse qui reste la chasse gardée du réseau social d’entreprise.
Terminons par la gestion et le suivi de votre outil. Votre intranet doit pouvoir être mis à jour dans le temps si nécessaire. Un point pas toujours évident surtout que cela implique d’identifier les collaborateurs qui auront cette charge et de les former en amont.
L’intranet, nous l’avons dit, est le miroir de votre organisation. Il doit donc évoluer en même temps qu’elle : partager des informations qui ne sont plus d’actualité est un risque de le voir déserté par vos équipes qui iront chercher des informations via d’autres outils.
| 💪 Avantages de l’intranet | ❌ Inconvénients de l’intranet |
| Accès rapide à l’information | Son accessibilité |
| Sécurité du SI renforcée | Risque de surinformation |
| Meilleure communication descendante | Gestion et suivi de l’outil indispensable |
| Un outil au service de l’image de marque | Un outil de communication plus que de collaboration |
Le réseau social d’entreprise
Le réseau social d’entreprise (RSE) est un outil de communication et de collaboration interne. Ses caractéristiques : de nombreuses fonctionnalités et applications métiers, un outil dédié à la collaboration transversale et un fonctionnement qui rappelle les réseaux sociaux grands publics dont il est issu.
Les avantages du Réseau Social d’Entreprise
Premier avantage du réseau social d’entreprise : son système de groupes qui permet à ses utilisateurs de scinder leur communication et de cibler l’audience de leurs messages avec précision. Un collaborateur, une équipe, un service ou l’organisation toute entière : le choix est vôtre ! Un fonctionnement typique d’un réseau social qui ouvre la voie vers une communication moins formelle, plus horizontale et transversale que son compère l’intranet.
Deuxième avantage : son champ fonctionnel. Le réseau social d’entreprise est l’un des outils les plus complets qui soient en matière de fonctionnalités et d’applications métiers. L’organisation qui le déploie peut sélectionner les applications dont elle estime avoir besoin pour cibler et optimiser certains usages. De quoi renforcer votre communication globale tout en donnant à vos collaborateurs les outils métiers dont ils besoin pour travailler de manière plus simple et efficace.
Enfin, le réseau social d’entreprise permet à chaque collaborateur d’être acteur de sa communication. Chaque collaborateur peut faire vivre l’outil et la communication interne de l’entreprise en partageant des contenus, en réagissant à ceux de ses collègues (like/commentaires/partage) ou en étant force de proposition. Des collaborateurs plus actifs dans leur communication et donc plus engagés dans la vie de l’entreprise.
Les inconvénients du réseau social d’entreprise
Avec autant d’applications et de fonctionnalités, le réseau social d’entreprise n’est pas l’outil le plus simple à déployer. Un minutieux travail de préparation en amont est nécessaire pour ne pas se perdre parmi toutes les possibilités que l’outil a à vous offrir : identifier les usages que vous souhaitez optimiser et donc les applications qui devront être disponibles dès le déploiement.
Le deuxième inconvénient découle du premier : l’appropriation de l’outil par les collaborateurs. Présenter un nouvel outil, sa finalité et ses fonctionnalités clés, est un exercice indispensable pour tout type d’outils collaboratifs mais d’autant plus important dans le cas du RSE. Là où le fonctionnement de l’intranet est rapide à comprendre, le réseau social se veut plus complexe : ne pas préparer son déploiement en interne et les équipes seront réticentes à l’utiliser car elles ne comprendront pas son fonctionnement et sa finalité.
| 💪 Avantages du Réseau Social d’Entreprise | ❌ Inconvénients du Réseau Social d’Entreprise |
| Renforcement de la communicaton transverse | Déploiement complexe si non préparé en amont |
| Développement de la culture d’entreprise | Appropriation des collaborateurs plus délicate |
| Canaux de communication nombreux (article, vidéo, messagerie…) | Animation indispensable pour faire vivre l’outil |
| Simplification de la gestion de projets | |
| Meilleur partage de l’information | |
| Optimisation des usages métiers |
4 outils, 4 façons de collaborer
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3 étapes pour sélectionner votre solution collaborative
Reste à choisir le bon outil collaboratif. Mais comment s’y prendre ? Heureusement pour vous, nous sommes-là pour vous aider. Nous sommes un éditeur de logiciel collaboratif et nous connaissons parfaitement les points clés sur lesquels vous positionner, sur lesquels réfléchir avant de faire votre choix.
1. L’analyse du besoin et des usages
L’entreprise constitue toujours le point de départ du processus de sélection d’un outil collaboratif. Posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont les problèmes que vous souhaitez résoudre ?
- Quels sont les usages que vous souhaitez renforcer ?
Un outil collaboratif qui n’est pas déployé pour répondre à une problématique précise ne sera pas performant et encore moins adopté par les collaborateurs.
2. La sélection des outils
La plupart des solutions collaboratives du marché proposent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités. Assurez-vous donc d’identifier les éléments et fonctionnalités essentielles que votre outil devra proposer en fonction des besoins que vous avez identifié plus tôt.
- Ai-je besoin d’une messagerie d’équipe ?
- La gestion documentaire occupe-t-elle une place importante dans mes usages ?
- L’outil doit-il être personnalisable ?
- Quelles sont mes attentes en matière d’accompagnement ?
3. L’analyse du marché et des prestataires
Á présent que vous y voyez plus clair sur vos besoins et les fonctionnalités recherchées, il est temps de passer à la pratique :
- Réalisez un benchmark des solutions qui correspondent aux critères que vous avez défini ;
- Programmez des démos personnalisées pour déterminer si l’outil répond à vos attentes ;
- Lancez des tests gratuits pour essayer vous-même l’outil et évaluer ses fonctionnalités de base et surtout son accessibilité.
- Embarquez un ou deux collaborateurs dans le process pour comparer vos avis.
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Alors, quelle solution privilégier ?
Vous l’avez compris, toutes les solutions collaboratives ne répondront pas forcément à vos besoins. L’essentiel va dépendre de votre entreprise, de son contexte et de vos besoins.Les deux éléments les plus importants sont donc en premier lieu de prendre votre organisation comme point de départ de votre projet et de faire la liste de vos besoins et objectifs. Faites ensuite un premier tri parmi les solutions du marché et testez celles qui correspondent le plus à vos attentes.