La checklist de l’onboarding : la meilleure manière d’accueillir un nouveau collaborateur
4% des salariés quittent leur entreprise dès le 1er jour. Évitez cela et préparez facilement l’onboarding de futurs collaborateurs avec notre checklist en 14 étapes !
L’accueil d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle et déterminante dans la suite de son intégration. Découvrez dans cette checklist toutes les étapes à suivre pour accueillir un nouveau collaborateur au sein de votre entreprise de la meilleure des façons et ainsi faire de son arrivée un véritable événement !
Comment bien intégrer un nouveau collaborateur ?
Une équipe qui n’est pas prévenue de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, un manager invisible, un bureau quasi-vide ou encore un premier déjeuner en solo… Ce sont des choses qui arrivent à beaucoup de collaborateurs lorsqu’ils sont intégrés dans une nouvelle entreprise et qu’aucun onboarding n’est préparé !
Et pourtant, accueillir un nouveau collaborateur comme il se doit est essentiel pour son intégration. Surtout lorsqu’on sait qu’un salarié sur cinq en France quitte sa boîte au bout de seulement trois mois à cause d’une mauvaise intégration et que 4% décident même de partir à cause d’une première journée désastreuse.
Alors attention, rien ne doit être laissé au hasard ! Il est important de faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et lui donner toute l’information utile pour qu’il se sente bien et s’intègre rapidement !
Parce que cela vous arrivera encore souvent d’accueillir un nouveau collaborateur, voici la checklist de l’onboarding parfait pour être le plus accueillant possible !
7 jours avant son arrivée !
Eh oui, accueillir un nouveau collaborateur se prépare ! Pour ne pas être pris au dépourvu, lundi matin, face à la nouvelle recrue, il faut anticiper les étapes et lui fournir les éléments nécessaires pour qu’il s’intègre au mieux !
1. Créez une page d’intranet
Votre nouveau collaborateur va avoir beaucoup d’informations à enregistrer et vous allez avoir beaucoup d’informations à lui transmettre. Ainsi, pour faciliter cette étape, on vous propose de créer une page d’intranet spécialement dédiée à l’onboarding. L’objectif est de regrouper sur cette page tous les outils, les informations et les documents nécessaires à l’intégration des nouveaux collaborateurs quels que soient leurs services.
2. Mettez-le à l’aise avec un petit rappel
Arriver dans un nouvel environnement peut être stressant pour tout le monde. Pour aider votre nouveau collaborateur a arriver plus détendu, il est important de lui envoyer quelques jours avant un court mail pour lui rappeler où et quand il est attendu, ce qui l’attend au planning du premier jour et ce qu’il doit apporter. N’hésitez pas aussi à préciser les horaires et les commodités de restauration. Vous pouvez aussi y ajouter un petit mot sympathique de la part de toute l’équipe ?
3. Préparez son poste de travail
Où est-ce que votre nouveau collègue va s’installer ? Pas sûr que ce soit une bonne idée de l’installer sur un bout de bureau, loin de son équipe. Préparez son bureau comme il se doit : ordinateur, casque, matériels… Et pensez aux indispensables comme le badge pour rentrer dans le bureau ou le code wifi !
4. Préparez un kit de bienvenue
Préparez avant son arrivée, le kit de bienvenue qui attend sagement sur le bureau le premier jour crée à tous les coups un effet “wahou” et un sentiment immédiat d’appartenance chez le collaborateur. Mais que renferme cette boîte aux trésors ? Un carnet, des stylos, une carte de bienvenue, un tee-shirt corporate, une tasse à café… Soyez original !
5. Présentez-le à l’équipe dont il fera partie
« Excuse-moi, comment tu t’appelles déjà… ? ». C’est une phrase que l’on entend très souvent dans les premières semaines et ce n’est pas forcément très agréable lorsque l’on essaye de s’intégrer. Présentez votre nouveau collaborateur dans un Flash Info ou dans un article. Vos collaborateurs pourront ainsi l’accueillir comme il se doit le jour J !
6. Trouvez-lui un parrain ou une marraine
Les premiers jours dans une entreprise, on va de découvertes en découvertes. Et cela amène son lot de questions. Mais ce n’est pas toujours évident de trouver une oreille attentive pour y répondre… C’est pour cela que beaucoup d’entreprises mettent en place un programme de parrainage. Le parrain ou la marraine a pour mission de se rendre disponible pour répondre à tous ses besoins, de le chouchouter et de lui présenter toutes les traditions de l’entreprise.
Le jour de son arrivée
Votre nouveau collaborateur vient de passer les portes des bureaux. Il est temps de bien l’accueillir de sorte qu’il se sente à l’aise !
1. Faites-lui visiter les bureaux
Pour commencer, il est important de lui faire faire un tour des lieux. Il va y passer une grande partie de ses journées, alors il est important qu’il connaisse tous les endroits importants : cuisine, toilette, les bureaux de chaque service, machine à café… Et bien entendu, profitez de l’occasion pour lui montrer son nouveau bureau !
2. Donnez-lui son kit de bienvenue
Maintenant qu’il connaît les lieux, vous pouvez lui offrir son kit de bienvenue. Cela le mettra dans de bonnes conditions pour continuer la journée et découvrir comment fonctionne votre entreprise.
3. Organisez une réunion d’onboarding
Pour bien commencer cette nouvelle expérience, il est important de commencer sur une bonne base. Ainsi, vous pouvez organiser une première réunion. L’objectif de celle-ci est de lui présenter les objectifs de son poste et ses futures missions. Regardez avec lui si cela s’aligne avec ses compétences et ce qu’il souhaite. Vous pouvez ensuite définir les objectifs de sa période d’essai et lui confier ses premières missions. Pensez à inviter son manager lors de cette réunion.
Un mois après son arrivée
Les premières semaines et les premiers mois du nouveau collaborateur sont déterminants pour son intégration. Afin de le guider, de lui apporter un suivi et de le former jusqu’à la fin de sa période d’essai, des points réguliers sont fortement recommandés.
1. Organisez des points individuels
Comment cela se passe ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui est plus difficile ? Comment se déroule le contact avec l’équipe ? Faites des points avec votre nouveau collaborateur pour voir comment se passe son intégration à la fois sur le plan professionnel (ses missions, ses objectifs…), mais également sur le plan relationnel. Prenez la température et adaptez-vous en cas de besoin.
2. Formez-le à ses nouveaux outils de travail
L’utilisation de certains outils n’est pas toujours simple. Et tout le monde n’est pas à l’aise avec les outils informatiques. Pour que votre nouveau collaborateur puisse pleinement s’intégrer à ses nouvelles fonctions, il est essentiel de le former à vos méthodes de travail et aux outils utilisés.
3. Recueillez des feedbacks
Même si vous avez fait le point avec votre nouveau collaborateur, il est important de connaître l’opinion des personnes qui travaillent avec lui. Comment se comporte-t-il ? Êtes-vous satisfait de ses premières missions ? A-t-il pu s’intégrer facilement ? Est-il à l’aise dans sa nouvelle équipe ? Interrogez son parrain, son manager et ses collègues.
4. Demandez-lui de réaliser un rapport d’étonnement
C’est une tradition chez Jamespot. Quelques semaines après l’arrivée d’un nouveau collaborateur, on lui demande de réaliser un petit rapport d’étonnement à présenter devant tout le monde lors d’une visioconférence. L’objectif est de voir ce que le nouvel arrivant a pu découvrir, apprécier et ce qui l’a étonné lors de ses premiers jours.
Le premier jour en entreprise est crucial et représente un avant-goût de l’aventure d’un collaborateur… Mais tout ne se joue pas le jour J, car intégrer un nouveau collègue est un long travail pour l’entreprise. Vous l’avez donc compris, il est important de préparer un programme précis pour accueillir un nouveau venu de la meilleure façon. On espère en tout cas que cette checklist vous aidera à accueillir au mieux vos futures recrues !