Comment la FFMAS a déployé une plateforme collaborative à son image

Synthèse du projet

La Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat (ou FFMAS) est une association représentant l’ensemble des métiers de l’assistanat et du secrétariat (assistantes de direction, secrétaires, office managers, gestionnaires administratifs, etc.) partout en Île-de-France.

Déterminée à optimiser sa communication interne et à faciliter les échanges entre ses membres, l’association a choisi la solution Jamespot pour atteindre ses objectifs et déployer une plateforme collaborative en lien avec son identité et ses usages.

Société et objectifs initiaux

Depuis plusieurs années, la FFMAS connaît une ascension fulgurante et accueille chaque mois plusieurs dizaines de nouveaux adhérents en son sein. L’association organise à raison de deux fois par mois selon les périodes des rencontres en présentiel afin que les membres puissent se rencontrer, échanger, apprendre à se connaître et ainsi renforcer leurs liens.

Des rencontres toujours appréciées des adhérents mais insuffisantes pour que le FFMAS puisse prolonger ces liens et communiquer de manière optimale auprès des membres de l’association. C’est ainsi que la FFMAS s’est tourné vers la solution Jamespot pour atteindre plusieurs objectifs :

• Renforcer sa communication auprès de ses adhérents
• Faciliter les échanges entre les membres de l’association
• Mettre à la disposition de l’équipe un espace de travail commun

Choix de la solution

Sabrina Guglielmoni, présidente du FFMAS, connaissait déjà la solution Jamespot avant que l’association ne choisisse de l’utiliser pour son activité : la plateforme collaborative Jamespot était en effet déjà déployée et utilisée dans son entreprise.

Un signe pour la présidente qui a considéré que si sa société avait décidé de recourir à Jamespot, cela indiquait clairement que cette dernière était sécurisée et sûre pour ses utilisateurs. Un critère de choix pour le FFMAS car étant une association, il était indispensable pour cette dernière de disposer d’une solution collaborative respectant le RGPD.

C’est ainsi que Sabrina a proposé Jamespot au bureau de son administration. Un vote collectif a été réalisé, comme il est coutume de le faire au sein d’une association, et un test de la solution a été accepté à l’unanimité, marquant ainsi le lancement du projet collaboratif de la FFMAS.

L’accompagnement

Une fois leur projet et leurs objectifs présentés, les membres de l’association ont été mis en contact avec un chef de projet du côté de Jamespot qui leur a transmis les premières informations concernant le projet.

Deux réunions en visioconférence ont été réalisées afin que l’association puisse faire plus ample connaissance avec les activateurs Jamespot puis toutes les instructions pour lancer le projet ont été transmises aux membres.

« Le projet s’est très bien passé. Nous avons été très bien accompagné, avec une bonne réactivité qui fait qu’à aucun moment nous nous sommes sentis seuls dans le déploiement du projet. »

Sabrina Guglielmoni, Présidente du FFMAS

Envie d’en savoir davantage sur le projet ?

Découvrez le témoignage de la présidente du FFMAS lors de son échange avec Julie Petignat dans le podcast « C’est votre projet » !

Écouter le podcast !

Adoption par les adhérents : Déploiement de la plateforme

La Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat a pris grand soin de préparer au mieux le déploiement de sa plateforme. Tout d’abord, une soirée de lancement pour célébrer le déploiement de l’outil a été organisée, soirée durant laquelle tous les adhérents étaient conviés. Une action de choix pour marquer l’importance du nouvel outil déployé.

Ensuite, la FFMAS a été au plus près des adhérents lors du lancement en organisant des ateliers de 45 minutes pour les sensibiliser sur divers sujets : RGPD, protection des données, droit à l’image… Autant de sujets liés à l’utilisation d’une plateforme collaborative et dont il est important de connaître les enjeux.

Enfin, l’association a rédigé une charte ainsi qu’un guide pratique dans le but de donner toutes les ressources nécessaires aux adhérents pour leur permettre de prendre en main la plateforme Jamespot de manière simple et rapide. Un processus organisé de main de maître par la FFMAS qui a porté ses fruits, suscité un réel engouement chez les adhérents et ainsi fait du déploiement de la plateforme un véritable événement.

Les bénéfices du projet

Après plusieurs semaines d’utilisation, trois usages ressortent de la plateforme collaborative de la FFMAS :

• L’équipe de l’association dispose à présent d’un espace de travail commun pour communiquer, échanger et partager des documents autrement que par des outils gratuits et par mails.
• L’association dispose désormais d’un canal de communication unique grâce auquel elle peut transmettre auprès des adhérents des informations, des astuces ou des Flash infos sans nécessairement passer par les mails et d’autres canaux de communication.
• La création et le développement d’échanges transversaux entre les adhérents : les membres peuvent utiliser la plateforme Jamespot pour s’envoyer des messages et communiquer entre eux sans attendre les réunions de l’association.

Et maintenant

La Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat a fait du déploiement de sa plateforme un véritable événement, permettant ainsi à ses adhérents de se l’approprier progressivement. Toutefois, l’association ne se repose pas sur ses lauriers : la présidente de l’association suit de près les différents Webispot Cafés ☕ organisés par Jamespot afin d’être au courant des dernières nouveautés de la solution et ainsi pouvoir faire évoluer la plateforme de la FFMAS en conséquence.

Car comme elle le dit elle-même :

« Ce qui nous a conduit à choisir Jamespot, c’est que ce dernier propose des solutions modulables, des solutions que l’on peut prendre et développer selon ses propres besoins grâce à ses multiples fonctionnalités. »

Et vous, vous commencez quand ?