Retour d’expérience du CD28 | Comment créer et déployer son intranet no code en quelques mois

Synthèse du projet du CD28

Le Conseil départemental d’Eure-et-Loir a déployé la Digital Workplace Jamespot afin d’enrichir sa communication interne et répondre aux besoins de collaboration transverse de ses agents.

Auparavant uniquement descendante, la communication du Conseil départemental d’Eure-et-Loir se veut aujourd’hui double avec d’une part un intranet moderne donnant accès aux informations de première importance et d’autre part, un réseau social d’entreprise personnalisé pour des échanges quotidiens simplifiés et plus fluides entre tous les agents.

Société et objectifs initiaux

Le Conseil départemental est une collectivité territoriale réunissant plus de 2000 agents chargés entre autre de l’action sociale, du réseau routier, des collèges et de l’autonomie au sein de l’Eure-et-Loir.

Le Conseil départemental avait auparavant recours à un intranet pour communiquer des informations à l’ensemble de ses agents. Un intranet vieillissant, transmettant uniquement des informations froides, et finalement déserté par les agents de la collectivité.

Attentif aux besoins de ses collaborateurs, le CD28 a choisi la solution Jamespot afin de donner un nouveau souffle à sa communication interne tout en permettant à ses agents de collaborer et d’échanger de manière plus transverse.

Choix de la solution

Le CD28 avait basé le choix de sa future solution collaborative sur deux critères importants : celle-ci devait être en « No code » mais également simple et rapide à mettre en place. Après plusieurs échanges avec des utilisateurs de la solution, le Conseil départemental a fait le choix de placer sa confiance en Jamespot afin d’effectuer sa transition vers un outil de communication plus moderne et adapté à ses enjeux.

Après cela, un premier copil de lancement a été organisé en janvier 2021, lançant officiellement les préparatifs du déploiement de la plateforme.

Un travail de préparation méticuleux mené conjointement par les équipes de Jamespot et le conseil départemental : réunions de préparation hebdomadaires, échanges entre les deux parties sur la gouvernance et les usages potentiels, ateliers de préconstruction avec les différents services du CD28 et enfin demande de volontaires parmi les agents afin de les inclure dans le projet et identifier avec précision leurs besoins et usages. Pour terminer, 150 testeurs au sein du CD28 ont clôturé les préparatifs en prenant en main la plateforme et en partageant leurs retours sur son fonctionnement.

« On a eu plusieurs ateliers avec les équipes de Jamespot qui nous aidés à construire ce qui allait devenir notre intranet. »

Aurélie ROZIER, Assistante de direction en charge de la communication au sein de la DRH

Des préparatifs menés avec soin et précision qui ont permis d’officialiser le déploiement de la plateforme « Mon Eurélien » auprès de l’ensemble des agents seulement 3 mois après le copil de lancement.

Usages et bénéfices

Le CD28 n’a pas fait les choses à moitié pour officialiser le déploiement de sa nouvelle plateforme et embarquer l’ensemble des collaborateurs dans cette dernière : plusieurs semaines de teasing ont été suivies par une journée entière de présentation de la plateforme et de ses fonctionnalités. Des collaborateurs de chaque direction ont été formés pour pouvoir publier du contenu sur la plateforme en toute autonomie.

Mais qu’en est-il des usages ?

Grâce à ce travail de préparation mené en amont, la nouvelle plateforme du CD28 répond précisément aux objectifs identifiés par le Département tout en étant alignée sur les besoins opérationnels des agents, faisant ainsi du changement d’outil de la structure un véritable succès.

« Nos collaborateurs sont très satisfaits de ce nouvel outil et les chiffres le montrent : 83% de taux de connexion et 15% de taux d’engagement. »

Les agents accèdent plus rapidement aux informations dont ils ont besoin et peuvent désormais travailler de manière plus agile et transverse avec tous leurs collaborateurs. La communication organisationnelle se veut quant à elle plus développée, plus riche et plus humaine grâce à une plateforme moderne aux couleurs du Conseil départemental et qui a remplacé le mail pour une meilleure collaboration quotidienne.

La modularité et l’autonomie offertes par l’application Fast Intranet ont en plus permis à chaque service du conseil départemental d’agencer le contenu de ses pages intranet comme bon lui semble, renforçant ainsi l’adoption de l’outil par tous les agents.

« Je ne suis pas technicienne informatique. Je n’ai aucune compétences en code ou en développement, mais grâce à la solution Jamespot et son application Fast Intranet, j’ai pu créer des centaines de pages intranet très facilement en y ajoutant des widgets et des fonctionnalités. Aujourd’hui, nous avons plus de 200 pages sur notre intranet. »

Et maintenant ?

Le Conseil départemental d’Eure et loir a mis les petits plats dans les grands, mais ne compte pas s’arrêter là en embarquant au sein de la plateforme les services et collaborateurs n’ayant pas encore recours quotidiennement à ce nouvel outil.

L’objectif est simple : que la plateforme soit utilisée par l’intégralité des collaborateurs, en renforçant son utilisation auprès de certains agents et en mettant en avant la version mobile pour les collaborateurs nomades.

Aurélie, un dernier conseil pour les organisations souhaitant à leur tour déployer leur propre intranet no code ?

« Prenez l’avis de vos collaborateurs, regardez ce qui les intéressent, identifiez l’image que vous voulez leur transmettre à travers cet outil et enfin… lancez-vous ! »

Découvrez le témoignage d'Aurélie Rozier