Comment le Groupement Hospitalier de Bourgogne Méridionale s’est-il détaché des mails pour mieux gérer ses projets avec agilité ?

Le GHT Bourgogne

Le Groupement Hospitalier de Territoire Bourgogne Méridionale est un groupement de Centres Hospitaliers et d’Hôpitaux de proximité localisés dans les régions Bourgogne-Franche comté.

Couvrant aujourd’hui plusieurs bassins de population (Mâcon, Paray-le-Monial, Cluny, Tournus, Bourbon-Lancy), le GHT Bourgogne Méridionale a pour vocation la mise en œuvre d’une stratégie de groupe visant à organiser une prise en charge commune et graduée des patients, et à garantir une offre de proximité et un accès à une offre de référence et de recours.

Uniformisation et agilité

Le projet du GHT Bourgogne Méridionale est né d’un double objectif :

• Créer un dossier patient uniformisé à l’échelle du territoire permettant de faciliter la coordination des soins entre les professionnels de santé ; (⚠️La plateforme du GHT Bourgogne ne centralise pas les données personnelles des patients mais permet aux professionnels du GHT de fluidifier leurs échanges quotidiens ainsi que leurs process.)
• Offrir aux professionnels de santé un canal de communication interne plus agile et plus rapide que le mail.

Pour atteindre ces 2 objectifs, le GHT Bourgogne Méridionale a d’abord commencé à utiliser la solution de Microsoft : SharePoint. Toutefois, jugeant les fonctionnalités de SharePoint trop limitées pour pouvoir gérer l’ensemble des projets de manière efficace, la direction du GHT s’est mise à la recherche d’une autre solution. Porté par Jean-Christophe Tamboloni, Directeur des Systèmes d’Information du Centre Hospitalier de Mâcon, le choix du GHT Bourgogne Méridionale s’est dirigé vers Jamespot.

J’ai été séduit par la solution proposée par Jamespot. Après l’avoir testé, je me suis rapidement dit que c’était exactement la solution qu’il nous fallait.

Jean-Christophe Tamboloni, DSI du GHT Bourgogne

Un coup de cœur transformé en projet

Portée par la DSI et la communication de deux des plus grands centres hospitaliers du GHT Bourgogne Méridionale, la solution Jamespot a été rapidement déployée au sein des différents organismes. Un succès reposant sur la collaboration entre les 5 chefs de projets côté GHT Bourgogne Méridionale et l’équipe client côté Jamespot.

Usages

Une fois la plateforme prise en main par l’ensemble des professionnels du GHT Bourgogne Méridionale, les usages et les bénéfices qui en découlent n’ont pas tardé à se multiplier.

Aujourd’hui, la solution Jamespot offre la possibilité au GHT Bourgogne Méridionale de :

• Créer un réseau accessible à tous les collaborateurs et de créer des profils riches pour permettre d’identifier les compétences et les métiers des professionnels des différents établissements.
• Optimiser la gestion de projets en diffusant des informations ciblées dans des espaces dédiés aux différentes instances.
• Développer le partage et les interactions dans des espaces dédiés partagés par tous ou par services et des groupes de travail.
• Centraliser et faciliter la gestion, la structuration et les accès aux documents communs dans une/des banques documentaires.
• D’offrir des formations adaptées aux nouveaux collaborateurs et aux communicants pour optimiser la prise en main de la solution.

Bénéfices

Les projets menés au sein du GHT Bourgogne Méridionale, auparavant alourdis par les échanges de mails, sont aujourd’hui gérés quasiment exclusivement à travers la plateforme Jamespot. Une réussite pour l’organisation dont le but était de ne plus dépendre des mails pour gérer ses multiples projets :

En ce qui concerne la gestion de projets, les mails ont été remplacés à 95% par notre plateforme Jamespot.

Jean-Christophe Tamboloni, DSI du GHT Bourgogne

La plateforme répond avec précision aux besoins et usages des professionnels du GHT Bourgogne Méridionale, à tel point que cette dernière est aujourd’hui victime de son succès :

Quand je présente la plateforme à des managers, leur réaction est sans appel : ils veulent immédiatement l’adopter ! J’évite aujourd’hui de la présenter car trop de monde voulait la rejoindre, même des professionnels n’exerçant pas leur activité sur notre territoire.

Jean-Christophe Tamboloni, DSI du GHT Bourgogne

En résumé

Le projet collaboratif du GHT Bourgogne Méridionale, c’est :

• Un point de centralisation unique des informations et ressources du GHT Bourgogne Méridionale.
• Une solution qui répond précisément au besoin de communication et de collaboration d’un établissement de santé.
• Une alternative concrète et plus que performante aux mails et aux échanges lourds.
• Des projets gérés avec agilité grâce à un ensemble de fonctionnalités adaptées.

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