Quels sont les KPIs à utiliser pour mesurer sa communication interne ?

Pourquoi mesurer sa communication interne ?

Analyser les données liées à sa communication interne d’entreprise et à sa performance permet de s’assurer que la stratégie développée et mise en place est la bonne. Sans données quantifiables, difficile d’identifier la qualité de ses actions et donc de se réorganiser en conséquence.

Analyser les bons KPIs permet d’affiner les échanges entre les collaborateurs, de façon à les rendre plus pertinents et moins chronophages. Cela se traduit par un gain de temps non-négligeable, permettant de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Analyser le résultat de sa politique permet d’en mesurer l’impact sur ses employés et de rassurer la direction sur l’évolution opérée par l’entreprise. Un bon communicant doit être transparent, clair et concis. L’idéal ? Présenter les KPIs de sa communication interne via divers modules, que l’on vous présente ci-dessous.

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Les KPIs clés pour mesurer l’efficacité de sa communication interne

En entreprise, la communication interne s’axe généralement autour de l’échange de mails ou par discussion instantanée. Ce constat est d’autant plus vrai depuis que le télétravail est devenu la nouvelle norme même si les solutions collaboratives et les fonctionnalités qui y sont liées (visioconférence, publication d’articles) tendent à de plus en plus s’imposer auprès des collaborateurs suite à la crise sanitaire. Il est donc intéressant de se tourner vers des indicateurs de performance directement liés au mailing, comme le taux d’ouverture, le taux de clic ou encore, le taux de réponse.

1. Taux d’adoption de l’outil de collaboration

Le taux d’adoption de l’outil de collaboration est un KPI mesurant la façon dont vos collaborateurs s’approprient la plateforme collaborative que vous venez de déployer au sein de votre structure.

Cela se traduit par :

• le nombre de comptes créés,
• le nombre de téléchargements d’applications,
• le nombre de connexions quotidiennes ou hebdomadaires,
• le temps passé sur la plateforme, etc.

Suivre ces données vous permet d’évaluer si la stratégie de déploiement de l’outil de collaboration en question est efficace et si vos collaborateurs l’utilisent réellement pour communiquer et travailler ensemble.

Si le taux d’adoption est jugé comme trop faible, cela peut indiquer que des difficultés à utiliser la plateforme sont rencontrées ou que vos équipes ne perçoivent ni son intérêt ni sa valeur. Il faut donc adapter le message, les moyens.

2. Le taux de réponse à ses emails

Le taux d’ouverture et de réponse aux mails permet de mesurer l’engagement réel des salariés envers la communication interne de l’entreprise. Il s’agit de mesurer le pourcentage de mails envoyés ouverts et qui ont reçu une réponse de la part du destinataire.

En suivant cet indicateur clé de performance, vous évaluez ainsi si vos collaborateurs prennent le temps de lire les mails qui leur sont envoyés et s’ils sont réactifs dans leurs réponses.

Un taux de réponse élevé indique que vos équipes sont engagées, concernées et qu’elles accordent de l’importance à la communication interne. À l’inverse, un taux de réponse faible peut indiquer qu’ils ne se sentent pas concernés par les sujets abordés dans les mails ou qu’ils ont des difficultés à communiquer par écrit.

3. Le taux de participation aux réunions

Le taux de participation aux réunions permet de mesurer l’engagement des membres de l’équipe en matière de réunions. Il s’agit, ici, de mesurer le pourcentage de collaborateurs qui assistent ou qui ont assisté à une réunion, par rapport au nombre total de collaborateurs invités.

Vous pouvez ainsi évaluer si vos collaborateurs sont impliqués dans les projets et les décisions de l’entreprise et s’ils accordent de l’importance aux réunions organisées au sein des équipes.

Un taux de participation élevé peut indiquer que vos collaborateurs sont motivés et qu’ils ont envie de contribuer aux projets de l’entreprise.  À l’inverse, un taux de participation faible peut indiquer que vos collaborateurs sont désengagés et qu’ils ne se sentent pas concernés par les projets, les échanges.

4. Étudier les feedbacks des collaborateurs

Les feedbacks employés sont un excellent moyen de mesurer l’efficacité de votre communication interne. En recueillant les commentaires et les suggestions de vos collaborateurs, vous pouvez identifier les points forts et les points faibles de votre stratégie de communication interne.

Pour recueillir les feedbacks employés, vous pouvez utiliser différents canaux tels que les enquêtes en ligne, les boîtes à idées, les groupes de discussion ou les entretiens individuels. Il est important de poser des questions précises et pertinentes pour obtenir des réponses utiles et exploitables.

Une fois que vous avez recueilli les feedbacks employés, vous pouvez les analyser et les utiliser pour améliorer certains des points soulevés. Vous pouvez identifier les sujets qui intéressent le plus vos collaborateurs et adapter votre contenu en conséquence, ou encore identifier les canaux de communication les plus efficaces et les privilégier.

5. Taux de connexion et d’utilisation

Le taux de connexion et d’utilisation est un KPI important pour mesurer l’engagement de vos collaborateurs envers votre plateforme collaborative. En suivant cet indicateur clé de performance, vous pouvez évaluer si vos collaborateurs se connectent régulièrement à la plateforme et s’ils l’utilisent activement pour communiquer et travailler ensemble.

Pour mesurer le taux de connexion et d’utilisation, vous pouvez utiliser des outils d’analyse intégrés à votre plateforme collaborative ou des outils tiers, c’est en tout cas ce qu’on propose chez Jamespot.

Directement via le back-office, vous pouvez suivre le nombre de connexions quotidiennes ou hebdomadaires, le nombre de messages envoyés ou reçus, le nombre de fichiers partagés, etc et les comparer aux chiffres des jours précédents.

En suivant ce KPI, vous pouvez identifier les collaborateurs les plus actifs sur la plateforme et encourager les autres à s’impliquer davantage. Vous pouvez également identifier les fonctionnalités les plus utilisées et les améliorer pour répondre aux besoins de vos collaborateurs.

Le taux d’engagement, KPI de communication interne le plus représentatif ?

Nombreuses sont les entreprises qui disposent d’un intranet pour leur communication interne. Mais ceux-ci, souvent d’anciennes générations, ne font que présenter des informations statiques, descriptives (dites froides), et ne permettent pas d’engager les collaborateurs sur la durée.

Que signifie un bon taux d’engagement ?

Pour engager ses collaborateurs, Jamespot propose, en plus des informations statiques, différents types d’information présentés en mode flux (les fameux flux d’activités des réseaux sociaux), plus dynamique… Mais aussi des fonctionnalités dites « actions sociales », permettant d’encourager la participation des collaborateurs.

Commenter les contenus, « liker », partager… autant d’actions qui permettent d’impliquer davantage les collaborateurs et donc de favoriser la collaboration au sein de la structure. Il est possible d’étudier, au travers de toutes ces actions, le taux d’engagement des publications postées, le taux de retour, de commentaire ou de partage pour des indications, le tout en temps réel.

Comment analyser le taux d’engagement sur son outil collaboratif ?

En effet, cela tend à démontrer que la communication globale autour de l’entreprise est suivie, appréciée des employés. Ces publications entraînent également des retours constructifs de la part de salariés qui sont force de proposition.

Il est toujours intéressant de débattre avec ses collaborateurs et de mettre en avant l’esprit de contradiction. Cette façon de communiquer permet de célébrer les objectifs atteints ou encore  de programmer de gros événements (webinar, formation).

Le taux de satisfaction interne doit aussi être pris en compte

Afin de déterminer si la communication interne est efficace, il est également primordial de se positionner sur des indicateurs de performance qualitatifs tels que la satisfaction.

Du classique Csat (Customer Satisfaction), au courant NPS (Net Promoting Score), vous pouvez utiliser ces indicateurs classiques et très utilisés pour mesurer la satisfaction de vos collaborateurs sur tous les thèmes liés à la vie de l’entreprise : la qualité de la communication, la QVT (qualité de vie au travail)…

Souvent finissant par des questions ouvertes, ce type de KPI permet également d’obtenir des retours de vos collaborateurs, comme des suggestions ou des idées d’améliorations.

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