Travailler plus efficacement en télétravail : les bonnes pratiques
On vous partage tous les conseils et bonnes pratiques nécessaires pour vous organiser et travailler plus efficacement en télétravail !
Comment travailler plus efficacement en télétravail ? Quelles sont les pratiques à privilégier et les pièges à éviter ? Découvrez toutes nos bonnes pratiques pour optimiser le travail à distance !
Quasiment une année après le début de la crise sanitaire, le télétravail est devenu une pratique généralisée et est (encore) pratiqué à l’heure actuelle par une majorité de professionnels. Une situation qui soulève désormais de nouvelles questions. Comment le déploiement massif du télétravail a-t-il impacté nos usages et l’utilisation de nos outils numériques ? 🤔
C’est l’une des questions que s’est posées le cabinet Lecko qui a tout récemment présenté à travers un webinar dédié (que nous vous encourageons par ailleurs à visionner 😉) son tome 13 de l’état de l’art annuel de la transformation interne des organisations.
Une étude (très) riche qui met en lumière certaines problématiques rencontrées par les collaborateurs en télétravail. Des problématiques qui nous ont amenés chez Jamespot à réfléchir à des solutions afin de vous aider à améliorer vos conditions de travail (on ne se refait pas 😉)Comment travailler de manière plus efficace en télétravail ? Répondons ensemble à cette question dès maintenant ! 😄
Comment organiser des réunions rapides et efficaces en télétravail ?
Un des constats établis un an après le déploiement du télétravail concerne les réunions. Allons droit au but si vous le voulez bien : ces dernières n’ont jamais été aussi nombreuses et n’ont jamais autant sollicité les collaborateurs. Des réunions, les collaborateurs occupent la moitié de leur temps à en faire (et nous ne parlons même pas du temps alloué à leur préparation) et les enchaînent parfois de manière incessante tout au long d’une journée.
Nous pourrions être amenés à penser que toutes ces réunions sont nécessaires au final et permettent aux collaborateurs d’échanger sur des sujets essentiels ? Difficile à dire puisque l’étude de Lecko a révélé que la grande majorité des collaborateurs en réunion passent leur temps à… envoyer des mails. 😮 Assister à un nombre exponentiel de réunions tout en envoyant quantité de mails : un duo éreintant qui montre bien ce que 54% des professionnels affirment : le télétravail demande des efforts supplémentaires.
L’email, méthode de communication sacrée
Quid de la place des outils collaboratifs dans les usages ? Là également, le constat est saisissant : les 3 outils de communication les plus cités par les collaborateurs sont dans l’ordre : le mail (71%), la visioconférence (51%) et enfin les messageries d’équipes à la troisième place (41%). Des réunions interminables et une omniprésence du mail, peu étonnant que la majorité des collaborateurs ait l’impression de devoir faire des efforts supplémentaires quand ils travaillent de chez eux.
Rajoutez à cela une grande difficulté à se déconnecter en fin de journée (rôle que remplissaient les locaux à l’époque) et vous obtenez un cadre de travail bien plus difficile que ce qu’il devrait être. Maintenant que le constat est posé, voyons ensemble comment atténuer ces problèmes et créer ainsi un climat de travail plus serein et plus propice à la collaboration ainsi qu’à la productivité ! 🤩
Comment travailler de manière plus efficace en télétravail ?
Vous souhaitez travailler de manière plus efficace, alors que vous êtes en télétravail ? Découvrez quelques-uns de nos précieux conseils.
1. Oubliez l’email
Le mail à la peau solide et mène la vie dure aux collaborateurs ! Se défaire de son emprise ne doit pas être un vague point d’attention inscrit à la va-vite dans le plan stratégique de votre organisation, non. Cela doit être un objectif clair, communiqué à tous vos collaborateurs et porté par le top management : prenez le temps d’en parler à vos équipes et encouragez-les à recourir à vos outils collaboratifs.
Fixez des objectifs et utilisez la data pour quantifier le nombre de mails envoyés au cours d’une période donnée. Se libérer de la dépendance du mail ne se fera pas du jour au lendemain mais porter cette volonté avec vos collaborateurs vous aidera à atteindre cet objectif.
2. Reprenez le contrôle de votre temps
Nous venons de le voir : les réunions sont trop nombreuses et durent bien trop longtemps. Pour limiter cela, mettez en place des processus à l’attention de toutes vos équipes : limitez le nombre de réunions par jour et limitez leur durée autant que possible.
Evitez les réunions où votre présence n’est pas indispensable (ça fait un peu mal à l’égo mais ça allège l’emploi du temps 😉) et encouragez vos équipes à aller à l’essentiel !
Préparez des comptes-rendus courts et rapides pour vos collaborateurs non présents à ces réunions et publiez-les dans vos espaces collaboratifs : tout le monde a accès à l’information et économise ainsi son temps 😍. Faire des réunions et de points de synchronisation c’est important attention à ne pas vous laisser déborder ! 🙅
3. Faites preuve d’agilité
Tous les collaborateurs étant dispersés aux 4 vents lorsque le télétravail est de mise, l’agilité doit être le maître mot de votre communication mais également de la façon dont sont gérés vos projets. Une autre façon de réduire le temps alloué aux réunions est d’avoir recours à votre messagerie d’équipe. Il faut dire que c’est bien là que réside sa force : pouvoir partager des messages, des fichiers et des documents… le tout en temps réel. Idéale pour fluidifier votre communication et accélérer vos échanges avec collaborateurs.
Un conseil : n’en abusez pas non plus car vous prenez le risque de perdre certains informations. Et pour les projets ? Les flux Kanbans sont parfaits pour répartir des tâches entre tous vos collaborateurs et créer une vue d’ensemble du projet à l’ensemble des membres. Chez Jamesot nous utilisons la messagerie d’équipe quand le temps nous manque, les groupes quand certains informations doivent être centralisés et l’application Tableaux pour gérer nos projets de manière efficace.
Décloisonner votre organisation grâce au réseau social d’entreprise
Nous en avons brièvement parler dans le point précédent. La messagerie d’équipe est parfaite pour communiquer de manière rapide mais peu conseillée quand il s’agit de centraliser les informations chaudes pour tous les collaborateurs. Le réseau social d’entreprise, à l’inverse, est l’outil idéal pour créer des ponts entre vos différents services et faciliter le partage d’informations entre ces derniers.
En France ou ailleurs, le confinement lié au covid-19 a eu pour effet de renforcer la transformation digitale et donc, a accéléré la digitalisation de l’activité en général. Employés, salariés ou collaborateurs ont désormais la possibilité de travailler chez eux en semaine. Pour autant, pour assurer la continuité et la pérennité de l’entreprise, il faut veillez à la performance. Si beaucoup de points sont positifs (moins de transport pour aller au bureau, économie et gain de temps pour le télétravailleur), il faut rester concentré sur son travail. Le rôle du manager reste donc le même !
Quels sont les avantages de l’intranet ?
Comment ? Grâce au système de groupes (ou de communautés si vous préférez). Chaque service, ou groupe projet, dispose de son propre espace privé permettant à ses membres d’échanger les contenus de son choix et de les centraliser. L’avantage du Réseau social (ou RSE pour les intimes 😉) est que vous avez la possibilité de créer autant d’espaces que nécessaires selon votre besoin.
Vous pouvez créer un groupe pour un projet limité dans le temps, un autre exclusivement pour votre service et enfin un qui réunira l’ensemble de vos collaborateurs pour mieux leur partager les dernières informations liées à l’entreprise !
Le télétravail présente de nombreux avantages mais attention malgré tout à la perte de repères qui engendrent à terme un investissement supplémentaire de la part de vos collaborateurs. Mettre en place des processus, limiter le temps passé en réunion et s’appuyer sur des outils collaboratifs qualifiés comme le réseau social d’entreprise sont d’excellents moyens qui vous permettront de créer un climat de travail propice à la collaboration, à l’agilité et donc… à la productivité et au bien-être ! 😉👍