Comment optimiser l'organisation de ses réunions?
L'organisation de réunions peut être un véritable casse-tête, que ce soit sur site ou en ligne. Ici, on vous présente absolument tout ce que vous devez savoir sur le sujet, afin de vous permettre de plus facilement vous y retrouver.
Pourquoi agir ainsi, comment le faire et comment s'assurer que sa réunion soit pertinente ? Autant de sujets que nous aborderons dans la suite de ce texte. Notre petit plus ? La présentation de l'offre Jamespot, afin de gérer au mieux vos réunions de travail.
C'est quoi une réunion professionnelle ?
Une réunion de travail est un moment partagé entre l'ensemble des collaborateurs, l'ensemble des membres d'une équipe, afin d'échanger autour de tel ou tel sujet et atteindre des objectifs clairs, prédéfinis en amont.
La réunion professionnelle, ou réunion de travail s'organise seulement lorsqu'un besoin se fait ressentir, notamment en termes d'échange. Les réunions sont l'occasion de discuter autour de tel ou tel point, afin d'obtenir des avancées précises sur tel ou tel sujet, qu'il s'agisse d'un projet en cours, d'un projet à lancer, de réorganisation et optimisation des process, etc...
Préparer une réunion passe donc par la définition d'un ordre du jour, la mise en place d'objectifs à atteindre, l'envoie d'invitation à son groupe et bien d'autres choses que nous allons détailler, dans la suite de cet article.
Pourquoi organiser une réunion ?
Comme nous avons pu le voir ci-dessus, organiser une réunion de travail doit répondre à certains objectifs. Ces derniers peuvent être assez variés :
- Mise en place d'un plan d'action : l'objectif est de mettre en place un plan en plusieurs étapes afin d'organiser tel ou tel événement, gérer tel ou tel projet, etc...
- Réorganiser son service : face au manque de collaboration, aux restructurations, etc, un manager peut être forcé de réorganiser son service afin qu'il corresponde davantage à ce qui est attendu
- Réorganiser les méthodes de travail : les process actuellement en place ne sont plus assez pertinents, ne fonctionnent pas bien ? Il est peut-être temps de revoir les méthodes !
- Onboarding : accueillir un nouvel arrivant est l'occasion de faire une réunion d'équipe afin de se présenter, d'échanger et expliquer le mode de fonctionnement de la structure, de l'équipe
- Assurer la gestion de projets : une réunion de travail est l'occasion pour toutes et tous de faire le point sur les projets en cours, les projets à venir, etc dans le but d'être au fait des dernières avancées et nouveautés
L'objectif de la réunion défini, il sera beaucoup plus simple pour vous et vos équipes d'avancer et surtout, tirer dans le même sens.
Comment organiser une réunion professionnelle ?
Assurer le bon déroulement, l'animation de sa réunion est essentiel afin de parfaitement cibler les objectifs fixés. Voici quelques exemples des choses à faire vous permettant d'optimiser les échanges et la prise de parole.
- Déterminer l'ordre du jour
L'organisation de réunions se fait en plusieurs étapes. En effet, le management ou l'organisateur doit, avant toute chose, déterminer les objectifs de cette rencontre, ce à quoi elle va servir. Cela servira d'ordre du jour.
- Réfléchir à une date, une heure
La seconde étape de l'organisation de réunion consiste à déterminer une date ainsi qu'une heure à laquelle celle-ci aura lieu. Vous pouvez demander à tout le monde de remplir un sondage de dates, via Doodle ou via un autre outil à votre disposition.
- Inviter les participants
La date sélectionnée, vient le temps d'envoyer l'invitation à toutes les personnes qui sont et seront concernées par ce meeting. Ajoutez-y l'ordre du jour et les informations nécessaires, comme le lieu, l'heure et le cas échéant, le lien de connexion (avec mot de passe).
- Débuter la réunion
Si votre réunion a lieu sur site, les collaborateurs pourront entrer directement dans la salle. En ligne, il est recommandé de mettre en place une sorte de « salle d'attente ». Une fois que la réunion commence, tout le monde sera invité à la rejoindre, au même moment.
- Assurer la bonne gestion de la réunion
Assurez-vous de présenter les éléments tels qu'ils l'ont été dans votre mail et gérez ensuite la réunion en donnant la parole, en évitant que tout le monde donne son avis au même moment, etc. L'idée ici, est de fluidifier les échanges, de façon à ce que tout le monde s'entende, puisse se comprendre.
- Éditer un compte-rendu
Enfin, la réunion terminée, n'hésitez pas à éditer un compte-rendu. L'idée est de permettre à tout le monde d'avoir accès à ce qui a pu se dire, que ce soit les participants ou les personnes qui n'étaient pas présentes, mais qui sont tout de même intéressées par les échanges ayant eu lieu.
Au sein d'une entreprise, l'organisation de réunions, c'est très important. Cela permet de prendre des décisions (peu importe le type), de régler un problème et d'adapter le rôle de chacun au sein de l'organisation afin de gagner en efficacité.
Organisation de réunion : la solution Jamespot
Chez Jamespot, nous sommes experts sur la question de l'organisation de réunions. En effet, nous disposons d'un outil efficace, simple et intuitif : Diapazone. Il permet d'organiser ses réunions même à distance, afin que tout le monde puisse s'exprimer.
Le plus ? Diapazone permet de segmenter ses réunions afin d'être sûr de rester efficace et surtout, éviter que les échanges ne s'éternisent. Saviez-vous que vous passiez, en moyenne 6 heures et 5 minutes, par semaine, en réunion ?
Mieux les préparer, mieux les organiser permet de considérablement réduire ce temps moyen et de se rendre utile pour d'autres missions à plus forte valeur ajoutée. Vous souhaitez découvrir Diapazone ?
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