Guide : comment animer une réunion de travail ?
Le guide des bonnes pratiques et des pièges à éviter pour animer une réunion efficacement.
Elles font partie du quotidien de tous les professionnels et constituent le ciment de la collaboration en entreprise. Les réunions de travail sont autant nécessaires pour leur impact sur la coordination et la productivité des équipes qu’elles sont (trop) souvent mal vécues par les collaborateurs.
Trop longues, trop nombreuses, mal animées, chaotiques et ne débouchant sur aucun résultats concrets, des réunions de travail mal gérées peuvent provoquer l’effet inverse de ce à quoi elles servent en épuisant les collaborateurs.
C’est pourquoi nous nous sommes donnés pour mission via ce guide de vous partager tous les conseils pratiques pour animer une réunion de travail et en faire de vrais moments de coordination et de collaboration.
Les enjeux d’une réunion bien animée
S’il est essentiel qu’une réunion soit animée de manière efficace, c’est bien parce que les bénéfices à la clé sont nombreux, autant pour l’animateur que pour les participants et même l’entreprise de manière générale.
L’optimisation du temps
Le premier enjeu est sans doute le plus évident : l’optimisation du temps. Une réunion bien animée rime donc nécessairement avec efficacité et respect des délais.
Cela inclut un démarrage à l’heure, une gestion précise de l’ordre du jour et le respect du temps imparti à chaque sujet devant être traité. Une bonne animation permet également d’éviter les dérives et les conversations qui n’apportent pas de réelle valeur ajoutée à la réunion en plus d’allonger inutilement sa durée.
Définir les objectifs & attentes
Une réunion n’est jamais une finalité en soi. Elle est dans la majorité des cas une étape nécessaire pour coordonner les équipes, définir les objectifs qui doivent être atteints ainsi que les responsabilités de chacun des participants.
Une réunion animée efficacement doit donc permettre aux collaborateurs de savoir quels sont les objectifs de la réunion, pourquoi ils y participent et, à la fin, quelles sont les actions qui sont attendues d’eux et dans quel délai.
Des échanges collectifs
La réunion étant par définition le regroupement de plusieurs individus, l’un des enjeux sera d’engager tous les participants dans les échanges afin d’en faire un vrai moment collectif.
Et c’est ce que permet une réunion de travail correctement menée : encourager les participants à prendre la parole et à s’investir dans son déroulé. Une participation active renforce l’engagement des collaborateurs et favorise ainsi la prise de décisions collectives.
Atmosphère et culture d’entreprise
Enfin, on ne saurait négliger l’impact des réunions sur le moral des troupes et l’ambiance générale de l’entreprise. Une réunion animée de bout en bout est l’opportunité de renforcer les liens entre les collaborateurs et de favoriser un environnement propice à la collaboration. Les collaborateurs doivent quitter la réunion en étant motivés, et non frustrés ou démotivés à cause d’une mauvaise animation.
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Les étapes pour bien préparer une réunion
Le succès d’une réunion dépend en partie de la façon dont elle a été préparée en amont. Voyons ensemble les étapes à suivre pour organiser une réunion de manière efficace.
Définir l’objectif de la réunion
Nous l’avons vu plus tôt, la question de la finalité est centrale dans l’animation d’une réunion de travail. La première étape sera donc de déterminer l’objectif de la réunion et de le communiquer aux personnes concernées. Cela peut être la planification d’un projet, une décision à prendre collectivement ou la résolution d’un problème spécifique.
Fixer l’ordre du jour
L’ordre du jour est le meilleur allié de la personne qui animera la réunion car il lui permet de suivre un agenda précis des points à aborder lors de cette dernière tout en donnant un fil rouge clair aux autres participants.
Il doit refléter les priorités et étapes nécessaires pour atteindre l’objectif. Ne pas fixer d’ordre du jour augmente le risque de voir la réunion partir dans tous le sens.
Communiquer l’ordre du jour aux participants avant la date de la réunion et allouer un temps précis à chacun des points sont deux moyens très efficaces de structurer avec précision le déroulé de la réunion.
Inviter les bons participants
Inviter uniquement les personnes concernées par la thématique de la réunion, ou en capacité d’y apporter une contribution utile, fait également partie des incontournables pour assurer son bon déroulement. Cela assure également son efficacité en évitant de surcharger les échanges collectifs à cause d’un trop grand nombre de participants.
Ce point rejoint la nécessité que chaque participant ait bien connaissance de son rôle durant cette réunion. Un collaborateur qui ne comprend pas son implication dans la réunion aura le sentiment de perdre son temps.
Choisir le bon timing
Un point qui a parfois tendance à être négligé, mais dont l’impact est pourtant bien réel. Choisir le meilleur créneau pour la réunion est important : il faut prendre en compte l’emploi du temps des participants et éviter les créneaux trop chargés ou les périodes où l’attention des collaborateurs pourrait être réduite (qui n’a jamais soupiré en voyant une réunion être positionnée le vendredi en fin de journée ?)
Enfin, la durée de la réunion doit respecter un certain équilibre : une réunion trop courte ne sera pas productive et le sujet risque d’être bâclé. À l’inverse, une réunion trop longue impactera négativement la concentration des participants en plus de générer du stress puisque la réunion finira par impacter leur emploi du temps.
Utiliser les outils adaptés
Le travail hybride est aujourd’hui adopté par de nombreuses organisations. Il n’est donc pas rare que les collaborateurs alternent entre des journées au bureau et des journées depuis chez eux ou un espace de travail extérieur comme les espaces de coworking. Cela impacte de fait l’organisation des réunions puisque les collaborateurs peuvent participer aux réunions de différents endroits.
La question des outils utilisés devient alors centrale : Comment regrouper les collaborateurs malgré des localisations différentes ?
La visioconférence est l’outil auquel les entreprises ont le plus recours actuellement suite à sa démocratisation après la crise sanitaire de 2020. Toutefois, ses limites sont désormais connues des professionnels : elle permet de contourner la problématique du lieu mais manque de fonctionnalités pour assurer les aspects propres à une réunion comme la prise de notes, le partage de documents ou la capitalisation de connaissance sur les points abordés (la création et le partage de compte-rendu une fois la réunion terminée).
Les techniques pour animer une réunion dynamique
Quelles sont les techniques à adopter afin de faire d’une réunion un moment collectif et dynamique ?
Encourager la participation active
Comme dit précédemment, une réunion bien animée a pour objectif de stimuler les échanges entre collaborateurs afin de créer un moment collectif. Pour cela, l’engagement et la participation de tous les participants sont nécessaires.
Pour les encourager à participer activement à la réunion, il est possible de recourir à plusieurs facteurs. Tout d’abord, nous l’avons vu, être clair à la fois sur l’objectif de la réunion et sur le rôle de chacun des participants. Ensuite, partager au préalable les informations ou documents nécessaires à la réunion. Vous donnez ainsi aux personnes toutes les clés pour se préparer et être prêt le jour J.
Le début de la réunion est un moment clé et la meilleure opportunité pour mettre les participants dans les meilleures conditions. Prenez les premières minutes de la réunion pour briser la glace en faisant un tour de table et en prenant des nouvelles de chacun. Le fait de s’exprimer une première fois sans enjeux particulier mettra tout le monde en confiance.
La qualité de l’animation jouera un rôle essentiel dans le bon déroulé de la réunion et ce du début à la fin. Cela signifie varier suffisamment les techniques d’animation pour éviter la monotonie et garder un rythme engageant et dynamique tout le long. Faire un tour de table pour demander l’avis de chacun sur un point précis, organiser de courtes sessions de brainstorming, organiser de rapides sessions d’échanges en binômes ou en équipes, inclure des techniques de gamification, etc.
Gérer le temps de parole
Veiller à l’équilibre du temps de parole fait également partie des responsabilités de l’animateur. Des personnes qui ne prennent pas la parole et d’autres qui à l’inverse dominent le débat nuisent fortement à la cohérence collective. Là également, plusieurs façons peuvent être employées pour assurer cet équilibre. Allouer une plage de temps précise pour chaque point et en informer les collaborateurs au préalable les incitera à structurer leur intervention en conséquence.
Nommer un gardien du temps est également une bonne solution. La mission du gardien du temps est justement de surveiller le respect du temps alloué à chacun des points. Il peut alors avertir (respectueusement bien entendu) les autres collaborateurs lorsque la limite de temps est dépassée et ainsi assurer la bonne tenue de la réunion.
Encourager les collaborateurs, au début de la réunion, à être succincts et concis dans leur intervention fait aussi partie des moyens de vous assurer qu’une personne ne domine pas les échanges.
Faire un tour de table pour que tout le monde ai l’opportunité d’exprimer son avis est une méthode à privilégier mais plutôt en début de réunion pour donner un rythme à celle-ci. Attention en effet à ne pas en abuser : faire un tour de table pour chaque point risque de créer un effet redondant et d’instaurer un rythme trop prévisible aux échanges.
Utiliser des outils collaboratifs
Les outils collaboratifs mettent à la disposition de leurs utilisateurs un grand nombre de fonctionnalités qui permettent de faciliter l’organisation et l’animation de réunions, en plus de capitaliser sur leurs résultats.
Concernant la préparation tout d’abord, tous les documents, agendas et informations sont centralisés et accessibles dans un seul et même outil, ce qui facilite leur accès et leur utilisation par les participants. Ils peuvent alors consulter les documents ou proposer des points supplémentaires à ajouter à l’ordre du jour de manière simple et rapide.
Les solutions collaboratives permettent de battre en brèche la problématique du travail à distance et des différences géographiques entre collaborateurs : elles permettent aux équipes de se connecter à distance quel que soit leur lieu de travail et alignent de fait les collaborateurs qu’ils soient en présentiels ou en télétravail.
En plus de la visioconférence directement intégrée, les outils collaboratifs disposent de fonctionnalités de messagerie en temps réel, de sondage ou de commentaire, ouvrant la voie à une collaboration plus simple entre les participants et à des réunions plus dynamiques.
Comment clôturer une réunion
La conclusion d’une réunion est aussi importante que sa préparation, l’objectif étant de s’assurer que les collaborateurs repartent avec une vision claire des décisions prises et des actions à venir.
Faire le point sur les éléments clés de la réunion constitue donc la première étape : rappeler brièvement les décisions qui ont été prises suite aux échanges, préciser le rôle de chacun des participants pour l’avenir et communiquer sur les deadlines permet de terminer la réunion sur une note structurée et constructive pour la suite. Ne pas hésiter si nécessaire à fixer la date de la prochaine réunion ou du prochain point de suivi.
Toujours dans la logique d’un échange collectif, un tour de table final est un excellent moyen de terminer la réunion sous l’angle de la collaboration. N’hésitez pas à donner une dernière fois la parole à chacun des participants afin qu’ils puissent partager leurs impressions ou leurs préoccupations sur la suite. Clôturez les échanges sur une note positive en les remerciant pour leur temps et leur contribution à la réunion.
La réunion est terminée : il faut à présent en laisser une trace écrite pour formaliser ce qui a été convenu et créer un document de référence. C’est là toute l’importance du compte-rendu qui consiste à résumer les points clés de la réunion et à donner de la visibilité sur les décisions prises.
Les erreurs à éviter lors de l’animation d’une réunion
Si certaines pratiques permettent d’optimiser la gestion d’une réunion, d’autres sont à éviter pour éviter tout impact sur l’implication et la productivité des participants. Voici les principales erreurs à ne pas commettre lors de l’animation d’une réunion.
Tout d’abord, négliger la phase de préparation. Comme dit précédemment, préparer une réunion permet à chaque participant de se préparer en conséquence. Ne pas définir un ordre du jour, partager les documents nécessaires en amont ou informer les collaborateurs de l’objectif de la réunion entraîne un manque de clarté et impactera tout le déroulé de cette dernière.
La mauvaise gestion du temps fait partie des erreurs les plus courantes : attendre les retardataires, allouer plus de temps que nécessaire à un point, ou dépasser la durée prévue initialement pour aborder l’ensemble des points sont autant de façons de perdre le contrôle sur la réunion et ainsi ne pas aboutir au résultat souhaité. Le temps est l’un des facteurs les plus importants à gérer lors d’une réunion et ne doit jamais être négligé.
Vient ensuite le déséquilibre en matière de participation : laisser les collaborateurs les plus bavards s’exprimer sans aucun contrôle et à l’inverse ne pas solliciter les participants les plus silencieux finit par créer un déséquilibre en plus de générer de la frustration chez certains.
Enfin, l’absence de compte-rendu et de suivi post-réunion risque d’entraîner une perte d’informations, des oublis et des malentendus sur les actions à mener à l’avenir. Si tout est clair dans l’esprit des collaborateurs à la fin de la réunion, le compte-rendu s’avère indispensable dans les jours suivants pour ne pas perdre le fil.
Une réunion organisée et gérée de manière efficacement implique une bonne préparation en amont, des animations variées, une fine gestion du temps et des outils adaptés pour faciliter le partage d’information et de décision avant, pendant et après sa réalisation. La réunion devient alors un moment d’échange propice à la collaboration avec un impact puissant sur la productivité et l’engagement des collaborateurs.