Les étapes indispensables à suivre pour construire sa Digital Workplace

Faire le point sur votre communication interne

Une récente étude menée par WorkForce tend à démontrer qu’environ 60% des entreprises n’ont, actuellement, aucune stratégie de communication interne. En d’autres termes, la communication se fait un peu au doigt mouillé.

Cela veut dire que dès qu’une information doit être partagée, elle l’est de manière peu optimisée. In fine :

• L’information peut prendre du temps à arriver jusqu’à la ou les personnes concernées ;
• L’information peut arriver jusqu’au mauvais destinataire ;
• L’information peut être altérée le temps d’arriver au destinataire ;

Un constat partagé par 74% des employés, qui estiment rater la majorité des informations concernant la vie de leur société.

Avant toute chose, prenez donc le temps de faire le point sur votre communication interne : vos messages atteignent-ils leurs destinataires ? Vos équipes ont-elles connaissances des actualités de l’entreprise ? Vos collaborateurs sont-ils impliqués dans la vie de votre organisation ? Utilisent-ils les outils de communication mis à leur disposition ?

Répondre à ces questions est essentiel pour réaliser avec succès la seconde étape : identifier les besoins que votre Digital Workplace devra combler.

Définir vos besoins

Maintenant que l’état des lieux est fait, place à la seconde étape : quels sont les besoins réels et profonds de votre entreprise ? S’agit-il de simplement revoir vos process ou de mettre en place une toute nouvelle stratégie ?

La Digital Workplace est un outil collaboratif très complet qui permet de répondre aussi bien à des besoins de communication que de collaboration.

Identifier les besoins de votre organisation sur ces deux points est donc essentiel. Souhaitez-vous :

• Renforcer la collaboration entre les pôles/services de votre entreprise ?
• Renforcer davantage la communication organisationnelle ?
• Diminuer le nombre d’outils collaboratifs utilisés en interne ?
• Centraliser vos outils dans un écosystème numérique sécurisé ?
• Diversifier votre communication selon l’audience visée ?
• Tous vos services sont-ils concernés ? Si non, lesquels ?

Comme mentionné précédemment, la Digital Workplace allie le meilleur du réseau social d’entreprise et de l’intranet. En d’autres termes, elle permet de renforcer aussi bien la communiation que la collaboration au sein d’une même structure.

Cela en fait une solution idéale pour les ETI, les grandes structures et les réseaux multisites : une communication unifiée au niveau nationale (ou internationale) et une collaboration plus efficace au niveau local (équipes et filiales.)

Toutefois, si vos besoins sont plus précis, des solutions comme le réseau social d’entreprise ou l’intranet peut être un bon choix pour démarrer. Selon le choix de votre prestataire, vous pourrez faire évoluer votre solution en Digital Workplace si le besoin s’en fait sentir plus tard.

Pour les plus petites structures, un réseau social d’entreprise ou un intranet sont généralement suffisants pour couvrir l’ensemble des besoins identifiés mais encore une fois, cela dépend de votre contexte.

La phase de recherche

C’est décidé, la Digital Workplace est l’outil qu’il vous faut. Place à l’étape du choix donc ! Et ce ne sont pas les possibilités qui manquent, que ce soit sur le marché français ou mondial.

Pour vous repérer et identifier votre prestataire/solution idéale, listez les éléments indispensables que vous souhaitez retrouver dans votre futur outil tout en faisant également le point sur les points-clés de votre projet :

• Une solution française ou américaine ?
• On premise ou dans le cloud ?
• Quel degré de personnalisation attendez-vous dans l’outil ?
• Quel niveau de sécurité attendez-vous dans votre outil ?
• Quelles fonctionnalités spécifiques souhaitez-vous retrouver dans votre outil (Messagerie, GED, gestion de projet…) ?
• De quel budget disposez-vous ?
• Quel est votre calendrier de déploiement (dates clés) ?

Pas de recette magique sur ce point : Il est  important de faire des recherches et de comparer les choix qui s’offrent à vous ! N’hésitez pas à parcourir les différents sites internet, à questionner les éditeurs et à lire les retours observés en ligne (notamment via des outils comme G2 ou Appvizer).

Bref, dans l’idéal, testez les solutions : cela vous aidera à vous projeter.

La communication et la formation

Votre équipe de choc est formée mais ne vous trompez pas : le travail d’accompagnement doit être assuré également par le top management. Le déploiement d’un nouvel outil collaboratif peut être un changement de taille pour vos équipes qui devront :

• Découvrir l’outil et sa finalité ;
• Changer certaines de leurs habitudes ;
• Se former pour comprendre l’outil et l’utiliser de manière efficace.

L’accompagnement et la formation seront ainsi les deux clés de voûte de votre réussite. On ne le dira jamais assez : déployer un outil ne suffit pas à le faire adopter au sein d’une organisation.

Prenez le temps de tout expliquer à vos équipes, afin qu’elles comprennent les tenants et les aboutissants de votre Digital Workplace. Il est important qu’elles comprennent l’utilité de l’outil aussi bien pour elles dans le cadre de leur métier respectif, que pour l’entreprise et le collectif de manière générale.

Prendre le temps d’acculturer vos équipes, c’est maximiser vos chances de voir votre outil être adopté et utilisé sur la durée.

L’implémentation

Le moment de déployer votre Digital Workplace est arrivé !

L’implémentation est souvent du rôle du prestataire auquel vous avez fait appel. En effet, si vous pouvez probablement le faire de vous-même, il semble préférable de laisser les développeurs et ingénieurs de l’entreprise avec laquelle vous travaillez. N’hésitez toutefois pas à vous poser certaines questions, qui pourraient, à terme, vous être utile dans la compréhension générale du processus :

• Les équipes de votre prestataire s’occupent-elles de l’implémentation ?
• Devez-vous nommer un représentant qui effectuera le lien entre les deux entreprises ?
• Combien de temps l’implémentation doit-elle durer ?
• L’implémentation se fera-t-elle en une fois ou par vagues successives ?

L’implémentation est souvent l’étape qui génère le plus de stress au sein des organisations : le moment de vérité en quelque sorte. Assurez-vous donc d’avoir passé en revue toutes ces questions au préalable afin d’avoir une vue complète du processus de déploiement.

KPIs, feedbacks et optimisation

Votre Digital Workplace est déployée depuis plusieurs semaines/mois ? Vos collaborateurs ont pris l’habitude de l’utiliser ? Il est donc temps de mesurer le poids de votre nouvel outil dans votre organisation. Pour cela, prenez le temps d’analyser les KPIs suivants :

• Les feedbacks de vos collaborateurs ;
• Le taux d’interactions sociales (likes, partages, commentaires) ;
• Le taux de connexion à la plateforme ;
• Le nombre d’utilisateur quotidien / mensuel.

Ces différents KPIs vous serviront à savoir si votre Digital Workplace a été pleinement adoptée par vos collaborateurs et d’identifier les axes d’améliorations. Enfin, gardez à l’esprit qu’une Digital Workplace n’est pas figée dans le temps et qu’il vous sera toujours possible de la faire évoluer en même temps que de nouveaux besoins et usages font leur apparition.

En résumé

Vous connaissez à présent les différentes étapes indispensables pour construire votre propre Digital Workplace ! Voici pour conclure quelques points-clés à retenir tout au long de votre projet :

• Prenez le temps de faire un travail d’introspection avant de lancer votre projet ;
• Testez les solutions retenues pour éviter les mauvaises surprises ;
• Demandez l’avis de vos équipes avant ET après le déploiement de l’outil ;
• Ne négligez pas le travail d’animation au risque de voir votre solution être abandonnée.