Quel est le meilleur outil collaboratif pour les ETI ?

Les enjeux collaboratifs spécifiques des ETI

Entre structuration et agilité

Si l’on s’intéresse à la catégorisation des entreprises en France, les ETI sont classées dans la tranche des organisations qui regroupent entre 250 et 5000 collaborateurs.

La différence de collaborateurs d’une ETI à une autre peut donc être particulièrement importante : certaines étant plus proches des petites entreprises que des très grandes entreprises et inversement.

Cet écart de taille reflète bien l’enjeu des entreprises de taille intermédiaire : comment doivent-elles opérer pour conserver une certaine agilité tout en se structurant pour se développer davantage ?

Dit autrement, les ETI veulent être en mesure de garder ce qui fait la spécificité des petites entreprises, à savoir l’agilité et la rapidité d’exécution, tout en optimisant leur façon de communiquer et de collaborer pour pouvoir croître davantage.

Elles ont un besoin de structuration qui n’existent pas ou peu au sein des petites structures mais n’ont pas à gérer toute la complexité de la communication d’un grand compte.

Elles se trouvent donc dans un entre-deux, entre structuration et agilité.

Le réseau de partenaires

Les ETI ont l’habitude de travailler avec de nombreux partenaires : des fournisseurs aux logisticiens en passant par des sous-traitants.

Un vaste réseau d’entreprises partenaires avec lesquelles elles doivent communiquer et collaborer pour assurer leur activité.

Pour éviter de multiplier les solutions internes et de voir la facture logicielle s’alourdir, leur outil de collaboration doit leur permettre d’échanger aussi bien avec leurs collaborateurs, en interne, qu’avec leurs partenaires.

Il est donc essentiel que leur outil offre une gestion fine des droits et des accès, permettant d’attribuer à chaque utilisateur un niveau de responsabilité adapté à son rôle.

Un salarié, un prestataire ou un partenaire externe n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes droits sur la plateforme : l’outil doit refléter cette réalité pour garantir à la fois la fluidité des échanges ainsi que la sécurité des données.

Les collaborateurs terrain

D’après le site Economie.gouv, 36 % des salariés des ETI travaillent dans l’industrie manufacturière, 30 % dans les services marchands et 23 % dans le commerce. Il est donc fréquent pour une ETI d’avoir des collaborateurs sur le terrain ou des équipes en déplaoutilcement.

Les ETI doivent pouvoir, à travers leur solution collaborative, s’adresser à ces populations pour pouvoir maintenir leur niveau d’engagement, niveau particulièrement élevé dans ce type d’entreprises avec 80% des collaborateurs se disant engagés ou très engagés en particulier sur la prévention en matière de sécurité, la santé et l’ergonomie au travail, la formation continue et l’intéressement aux résultats.

La question de l’accessibilité, comme nous allons le voir, sera l’un des critères les plus importants lors du choix de la solution.

ETI : les 3 piliers d’un outil collaboratif efficace

Comment bien sélectionner son outil collaboratif quand on est une ETI ? En prêtant attention à des critères de sélection bien spécifiques, en rapport avec les besoins de son organisation.

Les critères les plus importants pour les ETI sont :

• L’accessibilité
• La place des utilisateurs externes
• Une solution entre communication et collaboration

L’accessibilité

Pour ce qui est de l’accessibilité, les ETI doivent prêter attention à la capacité de leur solution collaborative à être accessible via différents terminaux pour ainsi adapter leurs messages selon la population ciblée.

Les collaborateurs terrain n’ont pas ou très peu accès à un ordinateur : choisir une solution disponible sur smartphone ou capable de relayer des informations sur des écrans disposés sur site est donc un critère de sélection particulièrement important.

L’application « TV Display » de Jamespot permet à l’organisation de diffuser les dernières actualités d’un groupe directement sur un écran de télévision : un excellent moyen pour les communicants de partager des messages ciblés aux équipes en déplacement.

La place des utilisateurs externes

Certaines solutions collaboratives, comme Jamespot, offrent la possibilité d’attribuer des rôles aux collaborateurs, avec des niveaux d’accès plus ou moins étendus selon leur profil.

Certains collaborateurs auront accès à tous les groupes de la plateforme et pourront les administrer comme bon leur semble. Un rôle souvent attribué aux managers et chefs de service.

D’autres collaborateurs pourront uniquement partager du contenu et certains ne pourront ni créer ni partager du contenu mais seulement en prendre connaissance.

Une façon efficace d’inclure dans le même espace de travail numérique ses équipes et ses partenaires sans prendre le risque de partager des informations confidentielles à la mauvaise audience.

Prenez donc le temps de regarder si l’outil propose des rôles distincts pour pouvoir assurer une communication efficace auprès de vos collaborateurs mais aussi auprès de vos partenaires.

Quel outil collaboratif choisir pour son ETI ?

L’intranet et le réseau social d’entreprise

A présent que nous avons vu les besoins des ETI et quels critères regarder, voyons concrètement quels sont les outils les plus adaptés à leur activité.

L’intranet classique donc dit de communication descendante aurait pu être un choix intéressant en raison de sa capacité inégalée à structurer le partage d’informations. Toutefois, l’outil laisse trop peu de place aux échanges transverses pour être un choix réellement intéressant pour les ETI.

Structurer le partage d’informations, oui, mais pas au détriment de l’engagement des collaborateurs.

Le réseau social d’entreprise propose la problématique inverse : il est un outil redoutablement efficace pour casser les silos et pousser la collaboration transverse mais il n’est pas le plus adapté quand il s’agit de faciliter et de coordonner la descente d’informations.

L’intranet collaboratif et la suite bureautique

En partant de ce que nous avons vu jusqu’à présent, les deux meilleurs choix envisageables pour les ETI sont : la suite bureautique et l’intranet collaboratif.

L’intranet collaboratif offre un excellent compromis entre collaboration et communication : toutes les actualités de l’entreprise sont accessibles dans un espace unique vous permettant de structurer l’accès aux informations clés.

Mais contrairement à un intranet classique, vos collaborateurs ont tout de même accès à des fonctionnalités leur permettant de communiquer rapidement les uns avec les autres, de partager des documents et de réagir aux contenus de leurs collègues. Vous atteignez ainsi un double objectif : renforcer la coordination interne tout en stimulant l’engagement des équipes.

Rappelez-vous : rester agile dans sa communication tout en se structurant pour accélérer la croissance.

La suite bureautique est également un choix très intéressant pour les entreprises de taille intermédiaire en raison de sa capacité à combiner 3 avantages précis : l’accessibilité, le partage d’informations et la marge d’évolution.

Une suite bureautique offre un excellent compromis entre agilité et suivi. Vos collaborateurs ont accès à toutes les fonctionnalités indispensables pour communiquer et collaborer, la messagerie d’équipe et la visioconférence en tête.

Les managers et chefs d’équipe peuvent de leur côté suivre plus facilement les projets en cours grâce aux outils de gestion de projets comme le tableaux Kanban et faciliter l’accès aux ressources internes via la banque documentaire.

Enfin, une suite bureautique est une solution pouvant évoluer très rapidement en la connectant avec d’autres applications et outils pour développer de nouveaux usages spécifiques.

Vous partez donc d’une base que vous êtes ensuite libre d’enrichir avec de nouvelles applications selon vos besoins en matière de communication, de collaboration ou d’innovation.

Bref, un excellent compromis entre simplicité d’utilisation et richesse applicative.

Nos conseils pour choisir votre outil