L’évolution des modes de travail : l’importance grandissante des nouveaux outils collaboratifs
Pourquoi les outils collaboratifs sont aujourd’hui indispensables pour faire face aux évolutions du monde du travail ?
Télétravail, format hybride, multiplication des besoins métiers, mobilité des collaborateurs… Les nouveaux modes de travail sont de plus en plus nombreux dans les entreprises. Les récents évènements nous ont forcé à repenser notre manière de travailler.
Et avec la fin des confinements, on a pu remarquer que désormais le télétravail ou le format hybride se sont installés durablement dans le fonctionnement des entreprises. Mais ces nouvelles manières de travailler offrent leur lot de défi.
Les outils collaboratifs aident les entreprises à répondre aux besoins de leurs collaborateurs. Parce que oui, si on ne se voit pas tous les jours, et si notre lieu de travail est différent entre le lundi et le mardi, il est indispensable d’avoir un lieu qui centralise tous les collaborateurs et leurs besoins.
Quels sont les différents modes de travail ?
Le télétravail a démontré toute son efficacité pendant le confinement et s’est, de fait, imposé comme un mode de travail particulièrement plébiscité en France. Mais certains, ont préféré opter pour un format hybride : les collaborateurs divisent ainsi leur temps entre le télétravail et le travail dans un bureau centralisé.
Le télétravail, de plus en plus prisé
Ils ne réintègrent que partiellement les bureaux et ils développent plusieurs espaces de travail. Ainsi, l’activité des collaborateurs se partage entre le bureau, le domicile et d’autres lieux comme les cafés ou des espaces de coworking.
La mobilité travail, au coeur des enjeux de demain
Les modes de travail traditionnels sont également bouleversés par la multiplication des besoins métiers. Les collaborateurs multiplient les outils qui répondent à chacun de leurs besoins. Et ainsi, ils sont de plus en plus à être noyé sous le nombre d’outils qu’ils utilisent quotidiennement.
Ces mobilités posent des problèmes de partage d’information, de travail collectif, de feedback ou encore de communication interne. Des challenges que les outils collaboratifs ressoudent parfaitement… Ces nouvelles méthodes de travail impliquent le développement, la mise en place et l’utilisation de nouveaux outils de collaboration, comme les intranets PME !
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Télécharger l'ebook 🚀Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?
Dans ce contexte de travail hybride, il est essentiel de maintenir le contact entre les différentes équipes et favoriser un environnement de travail collaboratif. Pour rendre une transition plus efficace, les outils de communication apportent de nombreux avantages.
1. L’intranet fluidifie la communication
En tant normale, communiquer une information à son collègue n’est pas un problème. Il suffit de lui dire directement. Mais lorsque celui-ci est en télétravail 3 jours par semaine, il est plus difficile de communiquer avec lui. Cela peut conduire à de petits contretemps quotidiens, voire des erreurs, qui peuvent faire dérailler un projet tout entier.
De plus, la nature très « officielle » de l’e-mail empêche les échanges informels qui forgent des relations. Les salariés dont les échanges avec un supérieur hiérarchique se limitent aux e-mails et à des réunions occasionnelles peuvent trouver difficile d’entrer en contact avec ce dernier, voire d’établir une relation professionnelle de qualité.
La communication interne, grande gagnante
Les outils collaboratifs, eux, fluidifient la communication grâce aux différents outils : flux d’activités, articles, gestion de projet, messagerie instantanée, visioconférence… En quelques clics, il est facile de communiquer une information ou de discuter avec un collaborateur. Vous pouvez rester en contact avec vos collègues où qu’ils soient, et continuer à avancer sur vos projets sans craindre qu’une information soit manquée. Votre plateforme est ainsi le lieu de centralisation de tous les échanges et communication. L’utilisation d’outils collaboratifs devient donc nécessaire.
2. L’intranet facilite la collaboration à distance
L’environnement de travail hybride peut donner l’impression de créer de nouvelles barrières. Mais grâce aux outils collaboratifs, les collaborateurs peuvent toujours travailler ensemble. Souvent, travailler sur un projet implique de rassembler des personnes issues de différents services, de différents bureaux, voire de différents pays. Il est donc essentiel de se tourner vers des outils collaboratifs !
Chaque personne possède des compétences, un savoir et des expériences qui lui sont propres et qui, mis en commun avec ceux des autres, vont contribuer à faire progresser le projet vers la réussite. Les outils collaboratifs à travers leurs différentes fonctionnalités vont permettre de s’organiser correctement : tableau, groupe, calendrier, édition collaborative… Tout est fait pour que les projets se déroulent parfaitement, comme si tous les collaborateurs étaient dans la même pièce.
3. Les plateforme collaborative facilitent la transmission de l’information
La mise en œuvre du télétravail est rendue possible grâce à l’installation d’outils collaboratifs. Il est en effet crucial que les équipes puissent continuer à communiquer efficacement malgré la distance, et surtout, que le partage des données soit simple mais puissant.
Si en présentiel, il est facile d’indiquer à un de ses collègues où se trouve le document qu’il cherche et de lui envoyer rapidement par mail, en télétravail ou en mode hybride, les choses se compliquent. Il faut s’organiser davantage pour que tout le monde puisse retrouver ce qu’ils cherchent.
Les outils collaboratifs sont, souvent, équipés de banques d’informations performantes, qui permettent d’organiser et de classer les documents dans des dossiers et dans des groupes. De plus, ces outils permettent de partager à un groupe entier un document en quelques clics. Un gain de temps énorme quand on travaille chez soi et qu’on ne veut pas multiplier les e-mails.
4. L’intranet favorise l’autonomie et la responsabilisation
Une plus grande flexibilité dans les modes de travail offre bien des avantages mais surtout cela accorde de plus grandes responsabilités aux collaborateurs. C’est évident, lorsque l’on bouge régulièrement d’environnement de travail, nous avons plus d’autonomie.
Pas seulement parce que nous n’avons pas en permanence notre manager sur le dos, mais également parce que c’est au collaborateur d’organiser son temps de travail, de mettre en place des points collectifs avec ses collègues mais aussi de partager son travail.
Les outils collaboratifs leur permettent d’évoluer seuls comme ils le souhaitent. Ils peuvent gérer leurs missions en toute liberté tout en restant connectés et disponibles pour leur collègue. Via leur plateforme, ils peuvent donner des feedbacks réguliers et obtenir les informations nécessaires pour bien travailleƒr.
Évolution des méthodes de travail et outils collaboratifs : ce qu’on en pense
Retenons ici que mettre en place de nouveaux modes de travail plus flexible est un bon moyen pour l’entreprise de booster la collaboration et de fidéliser ses employés, et pour les collaborateurs de bénéficier de davantage d’autonomie. Mais pour introduire ces modes de travail de manière durable, il est indispensable de mettre à disposition des employés un outil de centralisation adapté.
Les outils collaboratifs, comme Jamespot, ont investi aujourd’hui l’immense majorité des entreprises. Et c’est pour une raison. Ils viennent simplifier le quotidien des salariés en leur permettant de travailler à distance exactement comme au bureau. Si vous prêt à vous lancer dans la belle aventure de l’outil collaboratif, découvrez Jamespot maintenant dans une démonstration personnalisée ou testez directement notre outil !