Intranet collaboratif ou R.S.E : quel outil choisir ?
Intranet collaboratif ou réseau social d’entreprise, quel outil collaboratif choisir pour améliorer sa communication interne d’entreprise ?
Il existe, sur le marché, différents types d’outils permettant de travailler ensemble, que ce soit sur place ou à distance. Entreprises, vous pouvez ainsi vous tourner vers :
- la digital workplace,
- le réseau social d’entreprise,
- l’intranet collaboratif.
Face à tant d’options se pose naturellement la question de savoir… Laquelle choisir.
Dans cet article, nous vous proposons une analyse complète de deux des trois principaux outils les plus en vogue, le réseau social d’entreprise et l’intranet collaboratif.
Vous retrouverez dans ce contenu, une analyse complète, point par point, des forces et faiblesses de chacun des outils collaboratifs ici présentés, l’intranet collaboratif donc, ainsi que le réseau social d’entreprise (R.S.E). Un comparatif simple, rapide mais très concrèt, qui vous permettra d’y voir un peu plus clair et qui, nous l’espérons, vous aidera à faire un choix !
Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?
L’adoption d’outils collaboratifs est désormais essentielle pour les entreprises, car elle améliore considérablement la communication et la coordination entre les équipes. Que les employés soient sur place ou en télétravail, ces outils :
- centralisent les informations, permettent le partage instantané de documents,
- facilitent le suivi des projets.
Cette centralisation des outils et des usages minimise le risque de perte de données importantes et garantit que tous les collaborateurs utilisent les versions les plus récentes des documents.
En outre, les outils collaboratifs, comme l’intranet collaboratif, améliorent la productivité en automatisant certaines tâches répétitives, en simplifiant les processus de validation et ceux concernant la prise de décision.
Ils permettent de conserver un historique détaillé des échanges et des modifications, ce qui est crucial pour la traçabilité et l’amélioration continue des pratiques de l’entreprise.
Les fonctionnalités de planification et de gestion de projet intégrées à ces outils aident également à structurer le travail collaboratif et à respecter les délais, tout en favorisant une culture d’entreprise plus transparente et participative.
Qu’est-ce qu’un intranet collaboratif ?
Souvent comparé à Internet, l’intranet collaboratif est un réseau privé et sécurisé, où seuls les utilisateurs d’un groupe ou d’une équipe peuvent y accéder.
L’intranet collaboratif repose en fait sur les mêmes protocoles que celui d’internet (TCP/IP). En revanche, l’accès, comme nous venons de l’affirme, est restreint. C’est à dire que des mesures de sécurité, comme un pare-feu ou une authentification utilisateur (login et mot de passe), ont été déployées.
Plus globalement, l’intranet collaboratif est un espace numérique qui permet de réunir les salariés d’une entreprise pour facilement et rapidement partager :
- des informations importantes,
- des documents essentiels.
Aujourd’hui, l’intranet collaboratif est devenu un outil moderne, aux usages multiples qui permet d’optimiser la communication au sein d’une structure et donc, in fine, aide à améliorer la productivité.
Et le réseau social d’entreprise, dans tout ça ?
Le réseau social d’entreprise (R.S.E) est un outil qui, comme l’intranet collaboratif, a pour objectif de faciliter et renfrocer les échanges ainsi que la communication entre tous les acteurs au sein d’une entreprise.
Le R.S.E est surtout un outil de travail qui :
- permet d’échanger de manière plus fluide et plus directe,
- favorise la diffusion de l’information entre les acteurs,
- simplifie la gestion de projets, grâce par exemple à des fonctionnalités comme les tableaux Kanban,
- encourage la création de lien social, en reprenant les codes des réseaux sociaux classiques.
En bref, un R.S.E réunit les équipes d’un département autour de fonctionnalités variées, toutes centralisées au sein d’un seul et même espace. C’est aussi l’outil le plus récent du marché. Celui qui est de plus en plus recherché par les entreprises, qui apprécient notamment sa ressemblance avec des outils utilisés dans un cadre privé, comme les réseaux sociaux privés, ce qui implique une courbe d’apprentissage assez légère (les réseaux sont entrés dans les usages).
Intranet collaboratif ou réseau social d’entreprise : quel outil choisir ?
Que choisir entre deux outils aux multiples fonctionnalités ? Pour vous aider à y voir plus clair et déterminer lequel de ces deux outils collaboratif est le mieux adapté à vos besoins, nous étudierons trois de critères qui reviennent le plus souvent au moment de faire son choix :
- les options de personnalisation de l’outil collaboratif
- la communication internet et la collaboration,
- l’efficacité des fonctionnalités en matière de gestion de projet.
1. Quel outil est le plus personnalisable ?
La personnalisation est un élément essentiel que de nombreuses entreprises prennent en compte aumoment de choisir le prestataire avec lequel elles vont travailler par la suite. Offrir les bons outils, avec les bonnes fonctionnalités, devient plus que jamais essentiel.
L’intranet collaboratif, la solution la plus personnalisable du marché
L’intranet collaboratif est un outil qu’on pourrait qualifier de particulièrement personnalisable. Les options en la matière sont effectivement très poussées ! De l’organisation de vos pages, jusqu’au couleurs, vous pourrez choisir de modifier quasiment tous les éléments qui composent votre espace de travail.
À vrai dire, l’intranet collaboratif est la solution la plus personnalisable du marché. Logo, gouvernance, charte graphique, menu, wording, construction des pages : vous avez la main sur absolument tout, ce qui est une excellente nouvelle, notamment si vous décidez d’un rebranding ou d’un changement de DA (direction artistique).
Utiliser un intranet collaboratif permet également de déterminer, en amont, les informations que vous souhaiterez repartager au cours des jours ou des semaines à venir. News importantes, documents de référence, applications SIRH et bien d’autres choses encore, cet outil est modulable et personnalisable au possible, sans que vous ayez une seule ligne de code à produire (tout du moins, c’est le cas chez Jamespot).
Le R.S.E, moins performant à ce niveau-là
Contrairement à l’intranet collaboratif, le réseau social d’entreprise est moins modulable. Si vous avez la possibilité de modifier couleur principale et logo, vous n’aurez pas la main sur l’ensemble des composantes qui font que votre outil ressemble à ce qu’il est actuellement.
Cela est notamment dû au fait que le R.S.E reprend les codes des réseaux sociaux grand public avec un flux d’actualité sur la page d’accueil. Il est alimenté par des groupes uniques à chaque entreprise et à chaque personne (groupe Sales, groupe Produit, groupe Marketing, groupe Support), tant et si bien, que deux utilisateurs d’une même entreprise, n’auront pas le même flux et les mêmes informations.
Autour de ce flux d’actualités, il est possible d’ajouter des applications, selon les besoins exprimés par les collaborateurs. Quiz, enquêtes, calendrier, banque documentaire, tableaux : chaque entreprise, chaque département composant votre organisation peut décider de choisir des fonctionnalités spécifiques à leurs besoins et à ceux des équipes.
| L’intranet collaboratif est, à nos yeux, l’outil le plus personnalisable du marché. Parfaitement modulable, c’est, selon nous, l’outil le plus adapté si vous souhaitez disposer d’un logiciel rapide à mettre en place, en no code et surtout, à la courbe d’apprentissage assez peu élevée |
2. Quel outil permet d’optimiser, au mieux, sa communication interne ?
En matière d’optimisation de sa communication interne, que choisir ? Plutôt se tourner vers l’intranet collaboratif ou privilégier le R.S.E ? Réponse, dans la suite de ce guide.
L’intranet collaboratif et la communication interne
L’intranet collaboratif est un outil de com’ interne, qui est entièrement dédié au partage d’informations « chaudes » (autrement dit, importantes), qui proviennent notamment du top management et qui doivent ensuite être partagées à tout le monde. Les administrateurs de la plateforme se chargent alors de partager toutes les actualités et autres documents au reste de l’équipe ou du département qui est concerné.
L’avantage de l’intranet collaboratif est qu’il centralise absolument toutes les ressources nécessaires aux équipes, à qui il donne un accès rapide à l’ensemble des documents et autres nouveautés. De ce fait, les échanges d’infoormations sont simplifiés puisque tout le monde peut y avoir accès, en quelques secondes, depuis n’importe où et à n’importe quel moment.
Le R.S.E, l’outil idéal pour bien communiquer ?
Au contraire de l’intranet collaboratif, le R.S.E permet aux membres d’une seul et même équipe de pouvoir échanger directement et simplement, en passant notamment par des fonctionnalités et applications dédiées, comme le Messenger.
Sur un réseau social d’entreprise, il y a donc trois trypes de communication possible :
- le « one-to-one », via l’utilisation d’une messagerie d’équipe, par exemple,
- la communication de groupe, via des articles rédigés, des publications dans un groupe spécifique etc…
- la communication avec tout un département ou l’ensemble des collaborateurs.
Globalement, un réseau social d’entreprise permet ainsi à l’ensemble des collaborateurs, de pouvoir se faire entendre, contrairement à l’intranet d’entreprise qui privilégie plutôt la mise en avant de l’information par la hiérarchie.
| Selon vos besoins, intranet collaboratif et R.S.E semblent être tous deux de très bon choix. On observe cependant, une meilleure efficacité de la part du réseau social d’entreprise, qui est plus complet ! |
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3. Gestion de projet et productivité
Peu importe la nature de votre entreprise, votre objectif reste le même que n’importe quelle autre société : être productive, pour générer des revenus. Pour cela, utiliser des outils tels que ceux présentés, comme l’intranet collaboratif ou le R.S.E est un formidable levier.
Chacun de ces deux outils dispose de ses propres particularités :
- l’intranet collaboratif s’intéresse surtout à la communication interne descendante. Les applications et les documents sont communs à tous. Ainsi, l’intranet prône une productivité individuelle.
- le R.S.E privilégie plutôt la productivité collective. Chaque collaborateur travaille en collaboration avec les autres membres de son équipe, ce qui permet de développer de nouvelles synergies.
On observe cependant, des avis particulièrement positifs au sujet de l’intranet collaboratif. Son utilisation est plébiscitée par la majorité :
- 50% des utilisateurs de l’intranet collaboratif a un impact sur les performances générales,
- utiliser une plateforme de travail comme l’intranet collaboratif permettrait de renforcer l’engagement collaborateur de l’ordre de 30%.
Dans les deux cas, vous pourrez facilement intégrer des options, comme des applications ou fonctionnalités pour améliorer vos méthodes de travail et la façon dont vos projets sont gérés. Messagerie en direct, mais aussi tableau Kanban pour optimiser sa gestion de projet ne sont que quelques-uns des exemples que nous pouvons vous présenter.
| Finalement, entre intranet collaboratif et réseau social d’entreprise, il n’y a pas de grande différence du point de vue de la productivité. Chaque outil répond à un besoin spécifique, il est donc difficile d’affirmer que tel ou tel outil collaboratif est plus efficace que l’autre. |
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Télécharger l'ebook 🚀Intranet collaboratif et R.S.E, finalement complémentaires ?
Entre intranet collaboratif et réseau social d’entreprise (R.S.E), difficile de trouver un « vainqueur » dans le sens ou ces deux outils disposent de sérieux avantages, tous plu sou moins adaptés selon vos besoins. C’est l’une des raisons qui nous poussent aujourd’hui à affirmer que l’intranet collaboratif et le R.S.E ne sont finalement pas si différents, mais semblent plutôt complémentaires.
D’un côté, l’intranet collaboratif est simple à personnaliser. Il facilite grandement la communication interne au sein de votre entreprise et offre, à l’ensemble des collaborateurs, toutes les ressources qui sont effectivement nécessaires pour travailler de la façon la plus efficace qui soit.
De l’autre, le réseau social d’entreprise est à la fois plus ouvert et probablement plus collaboratif. Il s’agit d’un espace unique en son genre, où les collaborateurs terrain, de même que ceux situés dans les bureaux, peuvent utiliser pour travailler ensemble. Pour cela, des fonctionnalités dédiées comme :
- la messagerie d’équipe,
- le flux d’activité,
- la création de groupes et des outils de gestion de projets,
peuvent être utilisés.
Finalement, peu importe l’outil que vous utiliserez, Jamespot regroupe l’ensemble des fonctionnalités de votre plateforme préférée (Slack, Microsoft, Google). En décidant de nous faire confiance, vous choisissez un projet collaboratif répondant aux besoins réels de l’utilisateurs, de vos employés, en termes de communication interne (messagerie instantanée, formation, conférence et réunion en vidéo, organisation de groupes, gestion des documents etc…).
Pssst ! Et si vous testiez Jamespot ?
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Les solutions collaboratives que nous vous proposons chez Jamespot
Ce guide avait pour mission de vous présenter l’intranet collaboratif et le R.S.E, dans l’idée de vous aider à choisir lequel de ces deux outils est le mieux adapté à vos besoins. Et vous l’aurez compris, difficile pour nous de vous dire lequel est le plus intéressant, puisque tout dépend des besoins qui sont les votres ou ceux de l’équipe.
Étant donné qu’il est difficile de déterminer vers quel outil collaboratif vous tourner, Jamespot a pris le partie de vous présenter ses deux options. Deux outils, un intranet collaboratif et un R.S.E, que voici :
- Fast Intranet, l’intranet ultra-personnalisable : Fast Intranet donne du sens à votre communication interne en offrant un accès simplifié aux informations (actualités, documents de référence, chiffres clés…) et aux systèmes d’information de votre organisation (SIRH, GED, CRM…). Et en plus, Fast intranet vous permet de construire vos pages personnalisées de A à Z, sans une ligne de code.
- Open Agora, le réseau social d’entreprise simple et efficace : notre R.S.E centralise l’ensemble de la communication interne de votre organisation sur une plateforme unique, sécurisée et simple à utiliser. Open Agora renforce la collaboration et l’entraide grâce à des fonctionnalités comme les documents partagés, les tableaux de gestion de projets, les quiz ou les petits messages d’encouragements.
Sachez que ce n’est pas la seule chose qu’il est possible de réaliser, avec Jamespot. En effet, vous avez également la possibilité de créer vos propres pages d’intranet collaboratif, tout en travaillant avec le flux d’activité et même le système de groupes permis par le réseau social d’entreprise (R.S.E). En d’autres termes : le meilleur d’Open Agora et de Fast Intranet dans une seule solution 😉
Il ne vous aura pas échappé qu’un outil collaboratif n’a pas été évoqué (ou alors, très peu) : la digital workplace. Que ce soit pour la gestion d’un projet ou la mise en place d’une toute nouvelle stratégie au sein de votre entreprise, utiliser un tel portail numérique permet de gagner en efficacité.
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