10 exemples de pages et usages d’intranet pour votre entreprise

10 exemples de pages et d’usages intranet indispensables à votre organisation

On vous présente, ici, une sélection des 10 exemples de pages intranet. Celles, qu’il faut absolument créer pour pouvoir pleinement profiter de votre intranet, notamment si vous êtes une PME.

1. La page d’accueil : le point de centralisation

Nous n’avons malheureusement pas la possibilité de faire deux fois, une bonne impression.

Ainsi, il est indispensable de soigner votre page d’accueil. Celle-ci doit refléter l’ensemble de votre intranet. Et surtout, elle doit donner envie de continuer à naviguer et donner les informations essentielles pour les plus pressés.

Votre page d’accueil doit ainsi reprendre les principaux éléments importants de votre intranet : dernières actualités, liens vers les outils de l’entreprise, dernières publications sur les réseaux sociaux… Vous devez fournir à vos collaborateurs toutes les informations importantes pour eux !

2. La page intranet RH : pour faire gagner du temps à votre Responsable des Ressources Humaines

Vos collaborateurs se rendent sur votre intranet surtout pour connaître les modalités RH. Poser ses RTT, obtenir une formation, faire ses notes de frais… Ce sont des démarches qui concernent tout le monde.

Pourtant, leurs étapes sont souvent oubliées.

Il est donc essentiel de simplifier la tâche de vos collaborateurs. Comment ? En regroupant dans une page dédiée, toutes les questions les plus fréquemment posées. Vous pouvez également leur donner accès aux liens utiles.

Voici quelques exemples que vous pourriez être tenté de mettre en avant dans votre page dédiée :

• Que faire si je suis malade ?
• Comment je pose mes congés ?
• Combien de jours de RTT me reste-t-il ?
• Comment me faire rembourser mes notes de frais ?
• Quelle est ma mutuelle ? Que rembourse-t-elle ?
• Quelle est la politique de télétravail de l’entreprise ?

Une option complémentaire à cette page intranet consiste à utiliser l’intelligence artificielle développée chez Jamespot, Mr Smith. Cette IA agit comme un véritable agent. En lui offrant l’accès à vos informations et documents RH (contrats, convention collective…), celle-ci est capable de répondre à toutes les questions citées ci-dessus. Il suffit de lui demander et l’utilisateur obtiendra une réponse en quelques secondes à peine.

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3. L’exemple de la page intranet « Qui sommes-nous » : mais au fait, que fait-on ici ?

Cette page concerne surtout les PME et les plus grands comptes.

Mais il est vrai que, lorsqu’on arrive dans une entreprise, on ait besoin d’avoir quelques informations, comme le nombre de personnes qui travaillent sur p lace, l’adresse de tous les bureaux…

Cette page ne sera pas la plus consultée, du moins pas par vos collaborateurs les plus fidèles (et donc, les plus anciens). En revanche, elle donnera du contexte aux nouveaux arrivants, qui pourront mieux cerner l’histoire de l’entreprise, ses valeurs…

4. Les pages intranet dédiées aux services : chaque service, son lieu unique

Pouvoir communiquer en équipe, sans déranger toute l’entreprise, est essentiel. C’est pour cela que l’on vous recommande de créer des pages métiers, qui seront spécifiquement dédiées à chaque service qui compose votre structure.

Chacun des membres de ces services pourra partager les informations qui le concernent, lui et son service. De plus, avec le flux d’activité du service, les collaborateurs peuvent suivre l’avancée des travaux, connaître les actualités, tout en ayant accès au dernier message du chef de service.

Un projet simple que vous pouvez rapidement mettre en place grâce aux fonctionnalités Jamespot.

5. L’exemple de la page intranet d’onboarding : pour accueillir les nouveaux

Les premiers jours dans une entreprise sont compliqués. On encaisse des centaines d’informations et on ne connaît personne. Pour faciliter l’intégration, pourquoi ne pas créer une page dédiée ?

L’objectif est de regrouper sur cette page tous les éléments qui pourraient aider vos nouveaux partenaires :

• documents importants,
• pages importantes,
• liens utiles,
• marches à suivre dans les premiers jours,
• horaires,
• habitudes…

Penser à leur expliquer comment créer leurs adresses mail et les personnes à qui s’adresser en cas de problèmes !

Ce sont ces petites attentions qui faciliteront l’intégration.

6. Les pages d’actualités : le lieu idéal pour regrouper et partager l’information

On en parlait déjà pour la page d’accueil et les pages métiers. Mais vos collaborateurs viennent surtout sur votre intranet pour avoir les dernières informations.

Alors pourquoi ne pas créer une page entièrement dédiée à ces actualités permettant aux employés de rester au fait des évolutions et des nouveautés ?

Pas de contenus superflus, juste les actualités des différents groupes sur une seule et unique page !

De quoi faciliter la communication interne, n’est-ce pas ? 😄

7. Gestion des événements : l’usage intranet idéal pour gérer au mieux son organisation

La vie d’une entreprise est ponctuée par l’organisation de plusieurs événements, sous plein de formes différentes d’ailleurs : séminaires, formations, afterworks, petits-déjeuners d’équipe… Pour que vos collaborateurs puissent  suivre et participer à l’ensemble de ces activités, une page dédiée à la gestion des événements peut s’avérer être indispensable.

Cette section de votre intranet doit être à la fois dynamique et interactive. Elle vous permettra non seulement d’informer vos collaborateurs sur les dates et horaires des futurs événements à venir, mais aussi de faciliter leur participation et leur engagement dans la vie de l’entreprise.

Voici quelques éléments clés que vous pourriez vouloir intégrer à votre page :

• Un calendrier interactif : présentant tous les événements à venir, avec des options de filtrage par type d’événement ou par service concerné.
• Un système d’inscription en ligne : permettant aux collaborateurs de confirmer leur présence en quelques clics.
• Une galerie comprenant des photos : des événements passés pour garder en mémoire les moments conviviaux et encourager la participation future.
• Un espace de suggestions : où les collaborateurs peuvent proposer de nouvelles idées d’événements ou des améliorations pour les formats existants.

Cette page facilitera les échanges entre les équipes, notamment dans un contexte de travail hybride où certains collaborateurs sont en télétravail.

De plus, cela facilitera le travail des équipes chargées de l’organisation des événements, en centralisant les inscriptions et en réduisant les questions répétitives (ainsi que les pertes de temps associées).

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8. CMS/Gestion de contenu : pour garder son intranet à jour

La gestion de contenu permet de maintenir son intranet à jour, de quoi le rendre plus pertinent auprès de tous les collaborateurs.

Une page spécifiquement dédiée au CMS (Content Management System) permettra donc aux équipes de communication et aux contributeurs de garder l’intranet vivant et dynamique.

Cette section doit être conçue comme un véritable tableau de bord éditorial. C’est-à-dire qu’elle doit être en mesure d’offrir aux administrateurs ainsi qu’aux rédacteurs, l’ensemble des outils qui sont nécessaires pour produire, modifier et publier du contenu.

Pour une gestion de contenu efficace, plusieurs éléments sont indispensables :

• Éditeur de texte WYSIWYG : Pour formater les articles sans compétences techniques spécifiques.
• Système de workflow de validation : Pour garantir la qualité des publications grâce à un processus de relecture avant mise en ligne.
• Gestion des droits d’accès : Pour s’assurer que chaque contributeur intervient uniquement sur les contenus relevant de son domaine.
• Bibliothèque de médias centralisée : Pour organiser et réutiliser facilement images, documents et autres fichiers multimédias.
• Système de planification des publications : Pour orchestrer la diffusion des contenus selon un calendrier éditorial précis.

Globalement, cette page a pour objectif de devenir le « centre névralgique » de la stratégie de communication interne à votre entreprise. Elle permettra de transformer l’intranet, en le faisant passer d’une simple plateforme d’échange à un média vivant, où l’information circule de manière fluide, contrôlée et en direct.

À travers cette page, les contributeurs disposeront ainsi de tous les outils nécessaires qui leur permettront de maintenir un flux d’informations constant (sans pour autant entrer dans la surenchère et le trop-plein de données). Les administrateurs, eux, pour étudier les données et conserveront ainsi une vue d’ensemble sur l’activité éditoriale de la plateforme.

9. Organiser des réunions : l’usage parfait pour optimiser vos process de collaboration

Dans un environnement professionnel où chaque minute compte, assurer une organisation efficace de ses réunions est absolument essentiel.

Disposer d’une page intranet spécifiquement dédiée à la gestion de ces mêmes réunions, sur son intranet, permettra de gagner en efficacité, puisque tout sera automatiquement planifié et chacun aura un aperçu de qui fait quoi, quand, avec quel autre département, à telle date.

Concrètement, cette page peut être pensée et conçue comme étant un vaste centre de ressources, complet, qui facilite à la fois l’organisation au travail ainsi que la tenue de réunions. Une page qui répondra aux besoins quotidiens de vos équipes, qu’elles soient sur site ou en télétravail.

Voici, selon nous, quelques éléments indispensables pour optimiser l’usage de votre intranet : 

• Système de réservation en ligne : Permettant de visualiser immédiatement les disponibilités des salles et les équipements présents (vidéoprojecteur, système de visioconférence, tableau blanc, etc.).
• Guide des bonnes pratiques : Conseils sur la durée optimale des réunions, la préparation de l’ordre du jour, et l’animation des réunions hybrides.
• Accès direct aux outils de visioconférence : Avec des guides d’utilisation et les contacts du support technique.
• Templates d’ordre du jour et de compte-rendu : Téléchargeables en un clic pour standardiser et professionnaliser vos réunions.
• Section FAQ : Répondant aux questions fréquentes comme « Comment connecter son ordinateur au vidéoprojecteur ? », « Que faire en cas de problème technique ? », ou « Comment partager un écran en visioconférence ? ».

Cette page devrait, finalement, participer à améliorer la productivité des équipes, tout en permettant la centralisation des informations qui sont relatives aux réunions passées (comme les compte-rendus), en cours et à venir. Cela permet de gagner du temps, d’optimiser l’organisation et d’éviter les latences ou absences inattendues.

10. Calendrier privé : l’usage numéro un pour rester à jour

Comme souvent, savoir organiser et gérer son temps personnel est una tout de qualité au sein des entreprises. Disposer d’un calendrier privé, directement accessible depuis votre intranet vous permettra d’optimiser l’emploi du temps de vos collaborateurs, qu’ils soient en présentiels ou à distance et, in fine, renforcer la coordination d’équipe.

Cette page de calendrier privé doit disposer de plusieurs éléments clés, pour qu’elle soit la plus pertinente possible. En premier lieu, la possibilité de visualiser son planning personnel avec différentes vues (jour, semaine, mois). Les collaborateurs doivent pouvoir y ajouter facilement leurs rendez-vous, réunions et tâches importantes.

Pour faciliter la vie de vos collaborateurs, vous pouvez intégrer quelques fonctionnalités plus pratiques, comme la possibilité d’ajouter une récurrence à une réunion, qui se démultiplie automatiquement, donc.

Vos collaborateurs ne manqueront pas, non plus, d’apprécier l’option de partage de calendrier, tout en conservant la confidentialité de certains événements privés. Un système de notification paramétrable pour les rappels s’avère indispensable au quotidien.

L’affichage automatique des jours fériés et des événements d’entreprise importants permet à chacun de mieux planifier ses activités. Enfin, l’intégration avec le système de réservation des salles de réunion simplifie considérablement l’organisation des rencontres en présentiel et évite les malentendus.

Très rapidement, cette page deviendra un outil absolument essentiel dans l’organisation quotidienne des équipes. Elle permettra non seulement d’optimiser la gestion du temps individuel, mais aussi de fluidifier la communication entre les différents services en donnant une visibilité claire sur les disponibilités de chacun.

Des exemples de pages intranet, adaptés à vos besoins

Vous avez créé les 10 exemples de pages intranet que nous vous avons recommandés ? Votre intranet doit déjà être bien fourni. Mais ce n’est pas tout. Il faut aussi l’adapter à vos besoins. En effet, selon votre secteur d’activité et vos métiers, vous allez avoir besoin d’autres pages :

• wiki pour vos développeurs,
• un dojo pour vos commerciaux,
• les infos juridiques,
• boite à outils…

Complétez vos pages comme vous le souhaitez ! Surtout, n’oubliez pas que l’intranet n’est pas figé dans le marbre, il doit évoluer avec les usages et les besoins de votre organisation.

Que ce soit pour vous, vos employés ou l’entreprise en général, un projet d’intranet ne peut apporter que du positif.

L’utilisation d’une plateforme de gestion et d’optimisation de la communication interne de son entreprise permet de se créer un espace dédié grâce à l’utilisation d’un système d’applications et fonctionnalités. L’entreprise obtient alors un outil à son image, à moindre coût, à la profondeur fonctionnelle assez dense.

En bref, de quoi considérablement améliorer l’expérience utilisateur.

Quels sont les exemples de pages ou usages de l’intranet les plus indispensables ? Notre conclusion

Voilà, on arrive à la fin de cet article. L’intranet est ainsi un outil formidable pour unifier votre communication interne et pour faciliter le partage d’information avec vos collaborateurs. Ces pages d’intranet indispensables pourront vous aider à créer l’intranet idéal pour votre entreprise.

Pour créer cet intranet, nous avons l’application parfaite : Fast Intranet.

Cet outil vous permet de créer toutes les pages de votre intranet facilement, sans une seule ligne de code. Vous pouvez également utiliser notre système de gabarit pour gagner du temps et personnaliser chaque page comme vous le souhaitez.

Vous hésitez encore ? N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations. Optimiser la communication interne au sein de son entreprise est un vaste projet, que ce soit pour vos employés ou votre structure.

Chez Jamespot, nous mettons l’ensemble des fonctionnalités de nos outils afin de vous faciliter le travail. Testez notre solution dès maintenant et construisez l’intranet parfait !