Refonte intranet : quelle stratégie adopter ?

L’intranet fait partie des outils collaboratifs les plus utilisés par les entreprises soucieuses de centraliser les usages. Mais dans de nombreux cas, la technologie à disposition est dépassée, avec un intranet finalement complexe à utiliser. D’ailleurs, la jeune génération n’hésite plus à quitter leur emploi, à cause de ces outils inutilisables. Une étude Zapier démontre que 16% des jeunes talents démissionnent à cause d’une technologie inadéquate. La question de la recontre de l’intranet d’entreprise se pose alors.

Pourquoi envisager une refonte de votre intranet ?

Les intranets traditionnels présentent quelques limites pouvant freiner la productivité et l’efficacité des équipes. En envisager la refonte peut, non seulement résoudre ces problèmes, mais aussi apporter son lot de changements.

Les limites des intranets traditionnels

Les intranets traditionnels, vieillissants, rencontrent désormais bon nombre de limites :

• une interface utilisateur obsolète,
• des fonctionnalités limitées,
• un contenu statique, rarement mis à jour,
• manque d’options de personnalisation.

Les bénéfices d’une refonte intranet pour l’entreprise

Entreprendre la refonte d’un intranet d’entreprise participe à l’amélioration générale de la communication interne. Celle-ci est facilitée par l’utilisation d’outils spécialement développés pour.

La refonte intranet pour l’entreprise suppose aussi une amélioration de la productivité des collaborateurs ainsi qu’une réduction des coûts, grâce à la centralisation ou l’automatisation de certaines tâches. Tout cela participe à renforcer la culture de l’entreprise.

L’impact d’une refonte sur l’expérience utilisateur

D’un point de vue plus technique, la refonte de l’intranet collaboratif suppose également une amélioration notable du point de vue de l’expérience utilisateur, grâce au développement d’une interface plus intuitive et dans l’air du temps. Il est aussi possible de personnaliser davantage sa plateforme collaborative, avec les couleurs, le logo de son entreprise.

Autre point important : l’accessibilité mobile. En effet, un intranet moderne est responsive. Il s’adapte aussi bien aux tablettes qu’aux smartphones. Enfin, ce type de plateforme favorise le feedback et l’amélioration continue, les collaborateurs pouvant plus facilement donner leur avis.

Les étapes clés pour réussir la refonte de votre intranet

Analyser l’existant et identifier les besoins

Analyser l’existant et identifier les besoins spécifiques de l’entreprise sont deux étapes essentielles. Cela implique de :

• faire une évaluation, un audit complet de son intranet actuel,
• recueillir des feedbacks et autres informations,
• d’analyser les processus internes en place,
• déterminer ses besoins et ceux de ses équipes.

Définir des objectifs clairs pour votre intranet

Définir les objectifs globaux nécessite un travail d’analyse poussé. Il faut que ces derniers soient alignés avec la stratégie de l’entreprise.

Les objectifs fixés doivent être :

• spécifiques,
• facilement mesurables,
• priorisables.

Impliquer les parties prenantes dès le début

Impliquer, dès le début du projet, toutes les parties prenantes est l’un des meilleurs moyens de parvenir à mener à bien votre refonte d’intranet d’entreprise. Il faudra, d’abord, les identifier (management, team lead, responsables de communication…).

Pensez aussi à communiquer de manière régulière. Évoquez les avancées, les défis rencontrés ainsi que les décisions clés qui ont été prises à travers une newsletter interne ou la publication d’articles accessibles à l’ensemble de vos équipes.

Enfin, dans une optique d’optimisation continue, assurez-vous de pouvoir facilement et régulièrement récupérer des feedbacks. Ces retours permettent d’obtenir de précieuses informations pour améliorer les processus et les outils.

Les fonctionnalités indispensables pour un intranet moderne

Outils de collaboration et gestion de projet

Pour être efficace, l’intranet moderne doit intégrer des outils de collaboration et de gestion de projet qui permettent de travailler ensemble, de manière fluide.

Voici les outils les plus importants :

• Chat et messagerie instantanée,
• Gestion de tâches et de projet (type tableau Kanban),
• Partage de documents,
• Calendriers partagés.

Personnalisation et ergonomie

Offrir une expérience utilisateur agréable à ses collaborateurs passe par la personnalisation de la plateforme et un vrai travail sur son ergonomie. Tableau de bord personnalisé avec logo et couleurs de l’entreprise, notification push, interface utilisateur intuitive et recherche avancée… Les options sont assez nombreuses.

Mobilité et accessibilité

Au moment de faire votre choix, prenez en compte la question de la mobilité et de l’accessibilité. Il est devenu indispensable que l’intranet d’entreprise soit désormais accessible depuis n’importe où, à n’importe quel moment :

• design responsive,
• fonctionnement sur mobile,
• synchronisation en temps réel,
• accès hors ligne,

sont quelques-unes des fonctionnalités essentielles.

Sécurité et gestion des données

La sécurité et la gestion des données est fondamentale. Parmi les fonctionnalités les plus recherchées, il faut que l’intranet respecte les dispositions du RGPD et, dans la mesure du possible, soit souverain (hébergé en France).

D’un point de vue technique, il doit assurer le chiffrement des données, permettre la gestion des permissions, selon les responsabilités de chacun ainsi que permettre la sauvegarde et la récupération de données pour garantir la continuité des opérations en cas d’incident ou cyberattaque.

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Quelle solution technologique choisir pour votre nouvel intranet ?

Les avantages d’une solution SaaS

Une solution SaaS permet la réduction des coûts initiaux ainsi que la maintenance automatique et les mises à jour fréquentes, sans avoir à gérer quoique ce soit, qu’il s’agisse d’un réseau social d’entreprise, d’une digital workplace ou d’un extranet. Enfin, une solution solutions SaaS assure plus de scalabilité aux utilisateurs, grâce aux fonctionnalités qu’il est possible d’implémenter selon les besoins.

Intranet sur mesure vs intranet clé en main

Un intranet sur mesure permet une personnalisation totale de la plateforme. C’est aussi un outil plus flexible (vous pouvez ajouter, supprimer, modifier ce que vous souhaitez, quand vous en avez envie). Pour autant, c’est une solution onéreuse, car premium.

A contrario, l’intranet clé en main est une solution rapide à mettre en place, car celle-ci existe déjà. Les coûts sont également moindres, car nul besoin de développement. Les fonctionnalités sont toutefois limitées et il faudra payer cher pour en débloquer ou en développer de nouvelles.

Intégration avec vos outils existants

Enfin, l’implémentation d’un nouvel intranet au sein de vos outils doit se faire au prix d’une série d’intégrations possibles pour garantir une expérience utilisateur fluide, entre l’ensemble des services (commerciaux, CSM…).

L’intranet doit donc dispose d’une API et de connecteurs, doit pouvoir accepter des Single Sign-on (SSO) ainsi que la synchronisation des données et enfin, l’automatisation des processus.

Accompagner le changement : la clé pour une refonte réussie

Former les utilisateurs à l’usage du nouvel intranet

Pour garantir la montée en compétences des collaborateurs en matière d’utilisation de l’intranet, il faut organiser des sessions spécifiquement de formation. Elles aideront à familiariser les collaborateurs les moins à l’aise avec le numérique avec ces nouvelles technologies.

Communiquer autour du projet de refonte

Les mises à jour autour des avancées du projet permettent de rester transparent et de faire un état des lieux clair et concret de la situation. La communication transparente passe aussi par le feedback des équipes. Il faut encourager les collaborateurs à partager leurs retours afin que le processus de refonte se déroule de manière la plus saine et pérenne qui soit.

Mesurer l’adoption et ajuster en fonction des retours

Dernière chose à mettre en place : l’analyse et l’étude de l’adoption qui est faite de l’outil, dès lors qu’il est mis en ligne et qu’il est utilisé par ses équipes. Définissez les KPIs (indicateurs clés de performance) qui vous permettront de mesurer l’adoption et l’utilisation de votre nouvel outil d’intranet. On pense notamment au :

• taux d’utilisation,
• le nombre de connexions,
• le temps passé sur la plateforme,
• le taux d’engagement (nombre de likes, de commentaires, de partage),
• le nombre d’articles publiés,
• enquêtes de satisfaction.

Les erreurs à éviter lors de la refonte d’un intranet

Ne pas prendre en compte les retours des utilisateurs

Ne pas prendre en compte les retours des utilisateurs est une erreur. Ils sont absolument essentiels dans le processus de refonte puisqu’ils sont en première ligne. Ce sont eux qui vont principalement utiliser la plateforme.

De fait, ignorer leurs avis (ou les récupérer, mais ne pas les prendre en compte) peut conduire à un intranet qui ne répond pas à leurs besoins réels, ce qui peut entraîner une faible adoption et une utilisation limitée. Le projet de refonte pourrait, dès lors être considéré comme un échec.

Oublier l’aspect mobile de l’intranet

L’hyper-accessibilité de sa plateforme est essentielle, pour que n’importe quel membre de son équipe puisse y avoir accès dès qu’il le souhaite. Assurez-vous que votre nouvel outil d’intranet est conçu avec un responsive design. Smartphone, mais aussi tablettes doivent ainsi être en mesure de parfaitement prendre en charge votre outil collaboratif et ses différentes options.

Négliger l’expérience utilisateur (UX)

L’UX est l’un des facteurs clés dans l’adoption d’un intranet d’entreprise, post-refonte. Une interface obsolète, peu intuitive et non personnalisée entraînera un faible taux d’utilisation de la plateforme.

De fait, investissez dans la conception d’une interface utilisateur moderne et intuitive. Une interface personnalisée, à vos couleurs. Selon les retours et vos besoins, vous pourrez ensuite adapter (avec des notification push, par exemple, pour alerter les équipes et collaborateurs de la publication d’un post).

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