Qu’est-ce que la messagerie d’équipe ?

Qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe ? S’agit-il d’un outil collaboratif comme les autres ? Quels avantages propose-t-elle à ses utilisateurs ? Entre communication interne et risques d’infobésité, Jamespot vous aide à découvrir ce qu’est la messagerie d’équipe, ce qu’elle suppose, les avantages à son utilisation… Bref, tout ce qu’il faut savoir pour s’en sortir !

C’est quoi, une messagerie d’équipe ?

Mais qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe exactement ? On désigne par ce terme un système de canaux de communication via lesquels il est possible de transmettre à un ou plusieurs interlocuteurs des messages, fichiers et images le tout en temps réel.

Très populaire dans la vie personnelle, la messagerie d’équipe a connu le même succès une fois implantée dans les entreprises et pour cause ! Cet outil de communication brille par sa simplicité et sa capacité à fluidifier les échanges d’une même structure de manière rapide.

Communiquer à l’ère du travail hybride ?

Avec la crise sanitaire et l’émergence du travail hybride (mode de travail mêlant présentiel et télétravail), les organisations connaissent aujourd’hui, plus que jamais, un tournant dans leur façon de communiquer en interne.

Entre l’éparpillement géographique des collaborateurs et la multiplication des supports de travail (desktop, smartphone, tablette), les entreprises ont bien compris que l’un des plus grands défis lancé par la crise sanitaire est celui de la communication interne et des outils qui permettent à cette dernière d’être à la fois rapide et efficace.

Parmi les outils privilégiés pour communiquer à l’ère du travail hybride, un en particulier semble sortir du lot : la messagerie d’équipe ou chatops (contraction des mots « chat » et « opérationnel ». Parmi les plus connues ? Slack, Teams ou Google Tchat !

Quels sont les avantages de la messagerie d’équipe ?

1. Favoriser le partage d’informations

La crise sanitaire a eu pour effet de faire émerger le télétravail puis le travail hybride. Les collaborateurs se trouvant dans des endroits différents pour travailler, le partage d’information au sein des organisations s’en est retrouvé bouleversé. Comment faire en sorte que tous mes collaborateurs aient accès rapidement aux informations de première importance ?

À cette question, la réponse de la messagerie d’équipe est la suivante: grâce au temps réel. Là où l’envoie et la réception de mails se fait en décalé et peut faire perdre un temps précieux, le chatops, lui, fait tout de manière instantanée.

Une aubaine pour les organisations qui peuvent, quel que soit le mode de travail adopté par leurs collaborateurs, leurs transmettre informations et conseils sur le travail à domicile ou sur les actualités de l’entreprise.

2. S’intègre à une stratégie de télétravail/hybridation

À l’heure où les collaborateurs sont plus mobiles que jamais, recourir uniquement à une boîte mail pour communiquer n’est plus suffisant. La messagerie d’équipe, qu’elle que soit l’entreprise qui y a recours, permet de centraliser un maximum d’informations pour l’ensemble des collaborateurs : fichiers, agendas, contacts…

La messagerie d’équipe permet d’aligner tous les professionnels d’une même structure sur un outil unique dans lequel ils pourront accéder à tous les éléments dont ils ont besoin pour s’informer et poursuivre leur activité, au bureau ou à distance.

3. Permet de communiquer depuis n’importe où

La messagerie d’équipe est ainsi accessible depuis tous les terminaux possibles. Smartphone, tablette, ordinateur… Bref, un outil qui s’inscrit parfaitement dans une bonne stratégie de plan de communication interne.

Où qu’ils soient, la messagerie d’équipe permet à ses utilisateurs de rester connectés et joignables en toutes circonstances en plus de leur donner un accès rapide à toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin.

Vous êtes en déplacement à l’extérieur mais devez participer à une réunion importante dans moins de 5 minutes ? Il vous suffit de trouver un café, de sortir votre support de travail préféré et la messagerie fera le reste.

4. Favorise le partage de fichiers

Qui n’a jamais pesté contre le fait de devoir chercher un document dans sa boîte mail ? ? Avec la messagerie d’équipe, terminées les boîtes mails saturées de courriers accompagnés de pièces jointes !

Dans la plupart des cas, un chatops est associé à un service de partage de fichiers et de données qui rend ainsi l’accès aux fichiers et aux documents beaucoup plus facile pour les collaborateurs.

En plus de faciliter le partage de fichiers lourds, l’outil facilite le téléchargement de documents à l’échelle de toute une organisation grâce à un partage instantané. Il permet à n’importe quel personne de disposer de la dernière version du document grâce à un système de synchronisation. Avec la messagerie d’équipe, pas de temps mort : tout est immédiat !

5. Facilite la gestion d’un projet à distance

Dernier avantage de notre solution collaborative et pas des moindre : l’optimisation des projets gérés à distance. Ce n’est pas un secret, gérer un projet demande d’être à la fois rapide et organisé. Deux éléments qui peuvent être difficiles à respecter quand la distance s’invite à la fête notamment dans le cadre du télétravail.

En donnant à chaque collaborateur la possibilité de créer, gérer et partager sa propre to-do list à ses collègues, le chatops permet aux équipes de s’organiser efficacement et en temps réel. Couplé au système de messagerie, de visioconférence et de partage de fichiers, les collaborateurs disposent de tous les outils nécessaires pour mener à bien leurs projets même à distance.

6. Un outil fonctionnel

Un logiciel de message d’équipe (qu’il soit gratuit, en freemium ou payant) permet de débloquer de nombreuses fonctionnalités. Qu’il s’agisse de lancer un appel vidéo, de partager une tâche ou autre, les employés et collaborateurs disposent ici d’une solution clé-en-main pour travailler de manière ultra-efficace.

La messagerie d’équipe plutôt que le mail ?

À présent que nous avons vu les différents avantages de la messagerie d’équipe, intéressons nous à une question qui revient régulièrement dans les débats : est-il possible (voir même préférable) d’utiliser une messagerie d’équipe au détriment du mail ?

Il est important de rappeler que l’arrivée de la messagerie d’équipe dans le monde professionnel n’est pas anodine. Il visait un but bien précis : remplacer l’indétronable mail comme canal de communication principal des professionnels. Objectif réussi ?

La messagerie d’équipe a de nombreux avantages

L’instantanéité

C’est incontestable, la messagerie d’équipe offre de nets avantages par rapport aux mails traditionnels. Le premier, et l’un des plus importants, est sans aucun doute celui de l’instantanéité. Les mails ne constituent pas une forme de communication en temps réel : il existe toujours un décalage dans le temps.

Dans le cas où des décisions importantes doivent être prises rapidement, la messagerie d’équipe offre une rapidité plus que bienvenue que le mail ne saurait égaler, d’autant plus si les décisions à prendre impliquent plusieurs personnes.

Échanges fluides et naturels

Deuxième élément en faveur de notre solution collaborative, l’aspect naturel des échanges. Ce n’est une surprise pour personne, le mail est un moyen de communication formel. Une bonne chose quand il s’agit d’échanges long et sérieux… mais pas forcément le meilleur choix dans le cadre d’échanges en équipes.

Là où il est parfois nécessaire de déplier plusieurs mails pour avoir l’ensemble des échanges sous les yeux, la messagerie d’équipe semble plus adaptée aux conversations de groupes et aux échanges rapides que le mail.

Le mail reste un outil essentiel

Si la messagerie d’équipe a clairement des qualités à revendre comme nous l’avons vu. Attention toutefois à ne pas enterrer le mail trop rapidement qui, malgré les inconvénients qu’on lui connaît, reste utile à bien des égards.

Au niveau des communications longues tout d’abord. En effet, le courrier électronique reste un canal de communication plus efficace que le chatops dans le cas où les échanges se font plus longs, plus complexes voir même les deux.

Quid du bot ?

En communication interne, l’utilisation d’une interface type chatbot n’a pas vraiment de sens puisque les bot, par définition, sont des machines qui visent à accompagner l’utilisateur, le client, sur bon nombre d’étape liées à ses recherches produits, d’information. Ce type d’interface n’est donc pas vraiment nécessaire !

Messagerie d’équipe VS email : lequel choisir ?

La communication au sein d’une messagerie d’équipe est rapide et instantanée. L’outil fonctionne donc à merveille pour les échanges brefs qui demandent une réaction rapide de la part des interlocuteurs.

Pour ce qui est des messages demandant davantage de précision, d’explications, le mail reste une option plus efficace car plus adaptée à la communication formelle et donc aux messages potentiellement sensibles.

Autre argument, si la messagerie d’équipe est reconnue pour sa grande accessibilité, le mail a su s’adapter au fil des ans pour ne pas se faire oublier. Il est ainsi très facile d’accéder à sa boîte mail sur sa tablette ou son smartphone quand le besoin s’en fait sentir. Un point commun à toutes les solutions collaboratives dont le mail a su très judicieusement s’inspiré pour faire face à sa nouvelle concurrence.

En résumé : le mail connaît depuis plusieurs années une forte concurrence en raison de la multiplication d’outils collaboratifs venus le détrôner. Si l’arrivée de si nombreux concurrents a eu pour effet de réduire la portée de son rôle, le mail n’a pas dit son dernier mot pour autant et a toujours un rôle à jouer dans les organisations, notamment dans le cadre d’échanges formels.

Quelle messagerie d’équipe choisir ?

La solution Jamespot

Jamespot est le leader des solutions collaboratives françaises disponibles dans le cloud. Nous éditons des outils collaboratifs afin de permettre aux organisations, qu’elles que soient leur taille et leur secteur d’activité :

• de décloisonner leur structure
• de faciliter les échanges entre tous leurs collaborateurs
• d’améliorer leur productivité en optimisant la collaboration en leur sein

Tout un programme vous l’avez compris que nous avons rendu possible en créant une solution collaborative modulable, accessible et simple d’utilisation.

La messagerie d’équipe Jamespot

La messagerie d’équipe est LA fonctionnalité de Jamespot qui ne vous laissera jamais tomber : que votre plateforme collaborative prenne la forme d’un réseau social d’entreprise ou d’une Digital Workplace, que vous privilégiez les applications liées à la communication ou celles dédiées à la gestion de projets, le chatops Jamespot sera toujours à portée de main pour vous permettre de communiquer.

Pour rappel, la solution Jamespot fonctionne selon une logique de groupes ou de communautés. Chaque groupe représente un espace de travail au sein duquel ses membres peuvent publier les contenus de leur choix, réaliser un projet ensemble et bien entendu communiquer. La messagerie d’équipe Jamespot s’adapte à votre activité en créant autant de canaux de conversations que vous avez de groupes afin de vous permettre de contacter n’importe lequel de vos collaborateurs quand le besoin s’en fait sentir.

Pour finir, mobilité oblige, votre messagerie d’équipe est accessible via tous les supports (téléphone, desktop, tablette…). Que vous soyez sur le terrain, dans les locaux de votre organisation ou même chez vous, votre messagerie d’équipe sera toujours là pour faire office de pont entre vous et vos collaborateurs, quel que soit votre support et votre mode de travail favori.

Une message facile d’intégration, donc le tarif est compris dans votre abonnement Jamespot… Pour d’incroyables échanges et discussions professionnelles !