Nos tops outils collaboratifs pour performer en entreprise

Selon ses besoins, il peut être intéressant de se tourner vers une plateforme collaborative. Et si les options sont (vraiment) très nombreuses, utiliser un outil dédié est une excellente opportunité de gagner en performance.

Selon une étude menée par le cabinet de conseil McKinsey, les équipes qui utilisent des outils de collaboration sont 20 à 25 % plus productives que celles qui ne le font pas. Il est donc intéressant d’étudier le sujet en profondeur, pour :

• trouver le meilleur outil collaboratif pour performer en entreprise,
• optimiser ses processus d’échanges et de communication,
• gagner en productivité.

C’est parti.

Pourquoi opter pour un outil collaboratif ?

Décider d’utiliser un outil collaboratif au sein de son entreprise peut aider à améliorer la communication au sein de la structure en question. En effet, les outils collaboratifs, comme l’intranet, permettent de centraliser l’information, réduisent aussi le nombre de messages envoyés pour des échanges plus concrets, rapides et plus efficaces.

Les outils collaboratifs sont aussi plus utiles pour les équipes dites éclatées, dont les locaux ou succursales peuvent être représentés un peu partout sur un territoire donné. En effet, chaque travailleur ou télétravailleur aura accès à l’ensemble des informations et des outils nécessaires pour bien travailler. On pense notamment au :

• applications de gestion de projet,
• outils de réunion virtuelle,
• messagerie instantanée,
• tableau de bord.

Une meilleure organisation des équipes à distance permet une meilleure planification et donc, plus d’efficacité.

Enfin, outre le fait d’améliorer transparence et communication au sein d’une équipe, les outils collaboratifs permettent aussi d’améliorer la culture de l’entreprise. L’engagement collaborateur est plus important, les équipes sont plus motivées et s’inscrivent un peu plus dans la durée (ce qui réduit le turnover est les risques associés à un mauvais recrutement).

Quels sont les différents types d’outils collaboratifs ?

Il existe un certain nombre d’outils collaboratifs. Et chacun dispose de ses particularités, de ses propriétés. Selon vos besoins, vous pourriez ainsi être tenté à l’idée d’utiliser :

• un outil de communication et de messagerie : ce type d’outil favorise les échanges instantanés ainsi que l’envoie de documents et pour certains, la possibilité de passer des messages audios.
• un outil de gestion de projet : comme Trello ou encore Asana, qui offrent des fonctionnalités permettant de planifier, suivre ou gérer des tâches, en asynchrone.
• un outil de partage de documents ou de GED : pour centraliser des documents et collaborer en temps réel.
• un outil de visioconférence : pour organiser des réunions avec ses équipes.

Certaines entreprises, aux besoins bien précis, pourraient être tentées à l’idée de ne se tourner que vers tel ou tel produit. D’autres, aux besoins plus complets (et complexes) pourraient être tentés à l’idée d’investir dans des outils collaboratifs qui centralisent toutes ces fonctionnalités.

Chez Jamespot, nous proposons plusieurs solutions, comme un intranet ou un réseau social d’entreprise, qui centralise absolument tous les usages. C’est une solution tout-en-un, que nous vous présenterons d’ailleurs plus en détail, dans la suite de ce guide.

Sur quels critères choisir votre outil collaboratif ?

Le premier élément à prendre en compte au moment de choisir votre outil collaboratif, c’est l’évaluation de vos besoins. Il vous faudra identifier les besoins spécifiques à votre entreprise, en matière de collaboration. Par exemple, quelle est, ou quelles sont les fonctionnalités qui vous sont le plus importantes ? Il est essentiel de s’assurer que l’outil ciblé dispose des bonnes options, pour une utilisation pleine et efficace.

La seconde option consiste, pour vous, à étudier les options relatives à la facilité d’utilisation ainsi qu’à l’adoption de l’outil par les utilisateurs. L’outil doit être intuitif et facile à utiliser pour tous les membres de l’équipe, y compris ceux qui ne sont pas les plus à l’aise avec la technologie. Enfin, vérifiez si l’éditeur du logiciel offre des ressources de formation, des tutoriels ou encore un support réactif.

Le sujet de la compatibilité ne doit pas, non plus, être occulté. En effet, il est essentiel que  votre outil soit compatible avec les autres logiciels que vous utilisez, comme Zappier, Hubspot et d’autres CRM. Pour cela, vous pouvez simplement vérifier, en échangeant avec le service commercial qui s’occupe du développement de la plateforme en question si sont proposés des API ou des extensions permettant une intégration fluide avec vos systèmes existants.

Dans un monde de plus en plus technologique, les risques associés à la sécurité des données sont particulièrement élevés. En effet, 1 entreprise sur 2 est victime de cyberattaque ou d’une tentative de cyberattaque, à l’année. Il est donc indispensable de se prémunir. Et pour se protéger, rien de mieux que de se tourner vers un outil :

• français ou européen, respectueux des réglementations (RGPD, notamment)
• qui assure le chiffrement des données,
• qui permet d’activer le contrôle d’accès,
• qui permet d’activer l’authentification multi-factorielles (2FA).

Enfin, la question du coût ne peut être, ni même ne doit être occultée. Assurez-vous de prendre le temps d’évaluer le modèle de tarification de votre plateforme (abonnement SAS, paiement annuel, mensuel ou par utilisateur) et assurez-vous que le montant final entre dans votre budget. Faites jouer la concurrence, demandez des devis et effectuez des tests

Réduisez le turnover et boostez la performance

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Le top 5 des outils collaboratifs

Voici une sélection de 5 des outils collaboratifs les plus intéressants vers lesquels vous tourner.

Jamespot

Jamespot est une solution française, de quasiment 20 ans maintenant, spécialisée dans l’optimisation de la communication interne, des échanges et des process en matière de gestion de projet.

Notre plateforme, tout-en-un, propose un ensemble de fonctionnalités essentielles :

• Organisation flexible des équipes grâce à un système de groupes et sous-groupes
• Suivi visuel des projets via des tableaux Kanban
• Messagerie instantanée intégrée
• Espace de partage de contenus avec système de notifications et commentaires
• Fonctionnalités d’intelligence artificielle pour améliorer l’efficacité
• Gestion documentaire centralisée et collaborative en temps réel

En tant qu’entreprise française souveraine, Jamespot garantit la sécurité et la confidentialité de vos données en les hébergeant en France.

Nos produits, comme Smart Place ou Open Agora s’imposent comme les alliés incontournables des équipes souhaitant optimiser leur collaboration et leur productivité.

Monday

Lancé en 2012, Monday.com est une plateforme de gestion de projet qui se distingue par sa grande adaptabilité et sa polyvalence.

C’est une solution 360, versatile, qui offre un ensemble de fonctionnalités clés à ses utilisateurs, comme :

• Personnalisation complète des tableaux de bord selon les besoins
• Outils performants de gestion et de planification de projets
• Monitoring en temps réel de l’avancement des tâches
• Système avancé de reporting et d’analyse de données

L’outil s’intègre facilement avec de nombreux services populaires (Mailchimp, Zappier, Hubspot, etc.), ce qui en fait un outil universel adapté à différents départements – des équipes commerciales aux ressources humaines, en passant par les services techniques.

Google Drive

Google Drive est une suite bureautique cloud lancée en 2012 par Alphabet (maison mère de Google). C’est un outil utilisable aussi bien au niveau personnel que professionnel, pour améliorer et renforcer la collaboration d’entreprise.

Outil américain donc, il combine à la fois le stockage sécurisé de documents (via le cloud) et l’utilisation d’outils bureautiques (Docs, Sheets, Slides) permettent aussi une édition simultanée et le partage d’informations en temps réel.

Naturellement, l’ensemble de cette plateforme s’intègre parfaitement à l’écosystème Workspace par Google. Un outil simple à utiliser, qui se synchronise en temps réel, sur tous vos appareils, avec des fonctionnalités de sécurité basiques, mais essentielles (gestion des droits d’accès, contrôles de sécurité, intégration d’outils tiers).

Trello

Trello est un outil de gestion de projet lancé en 2011. Sa force réside dans son approche visuelle basée sur la méthode Kanban, permettant une organisation intuitive des tâches sous forme de cartes facilement manipulables.

Cette solution se démarque par sa simplicité. Trello est effectivement perçu comme étant l’un des outils les plus accessibles du marché, avec une courbe d’apprentissage relativement faible.

Sont proposés, sur la plateforme, des fonctionnalités essentielles :

• Organisation des projets en tableaux, listes et cartes
• Gestion des membres et assignation des tâches
• Attachement de fichiers et ajout de commentaires
• Définition de dates limites

Suite Microsoft

Microsoft 365 est une suite bureautique cloud complète, qui réunit les outils essentiels pour la collaboration en entreprise. Héritière des applications historiques de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), cette suite les valorise à travers l’ajout de fonctionnalités collaboratives un peu plus poussées.

OneDrive Entreprise assure le stockage et le partage sécurisé des documents, permettant le travail simultané et le suivi des modifications. Microsoft Teams complète l’offre en centralisant la communication (messagerie, visioconférence) et en servant de hub pour toutes les applications de la suite.

La plateforme propose aussi des outils plus pointus comme SharePoint, Planner et Forms, tout en garantissant sécurité et conformité. Rappelons toutefois qu’il s’agit d’un acteur américain. De fait, les données sont gérées ailleurs qu’au sein de l’Union européenne, ce qui peut potentiellement vous exposer.

Conclusion sur les meilleurs outils collaboratifs

Optimiser ses processus et améliorer sa collaboration interne, voilà ce que recherchent bon nombre d’entreprises. Pour cela, beaucoup se tournent vers l’utilisation d’outils collaboratifs, qu’ils soient spécifiques à un besoin en particulier ou assez complet. Encore faut-il savoir vers quelle plateforme se diriger… Car nombreux sont les outils collaboratifs à être présents sur le marché.

Chez Jamespot, nous sommes particulièrement fiers de proposer un outil complet à nos clients et partenaires, qui regroupe tous les avantages de la plateforme collaborative. Une solution française et souveraine, qui se veut donc respectueuses de vos données personnelles et que vous pouvez découvrir, gratuitement, sur une durée de 30 jours.

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