Pourquoi utiliser un logiciel de planning en entreprise ?

Utiliser un logiciel de planning en entreprise, c’est se reposer sur l’utilisation d’un outil qui doit être simple, mais complet pour optimiser et gérer au mieux les projets quotidiens. C’est d’autant plus vrai si vous avez opté pour un modèle “100% télétravail” ou “travail hybride” (mêlant télétravail et travail en présentiel).

Dans ce guide, nous vous proposons ainsi de découvrir tout ce que vous devez savoir sur ce sujet. Nous vous présenterons les intérêts d’utiliser une telle solution collaborative, tout en évoquant Jamespot, notre outil français, 100% souverain, pour vous permettre d’être plus efficace, encore.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning ?

Un logiciel de planning est un outil informatique qui a été conçu dans le but de faciliter la planification, l’organisation et la gestion des tâches au quotidien.

Un logiciel de planning permet :

• créer des emplois du temps,
• attribuer des tâches aux membres de ses équipes,
• suivre l’avancée des projets,
• gérer au mieux les délais.

Sur le marché, on retrouve de nombreux types d’outils associés. Si certains sont spécifiquement centrés sur le planning et la gestion, d’autres intègrent cette fonctionnalité à des outils collaboratifs qui se veulent plus complets encore.

Les avantages d’un logiciel de planning collaboratif

Un logiciel de planning collaboratif offre plusieurs avantages. Premièrement, il permet de centraliser la gestion de ses tâches. L’équipe peut ainsi plus facilement visualiser et coordonner ses activités en temps réel. Cela participe à améliorer la communication en interne (tout en réduisant les éventuels malentendus).

Une meilleure gestion, pour plus d’efficacité

Autres avantages du logiciel de planning collaboratif : l’attribution des tâches ainsi que le suivi des avancées et, in fine, le respect des délais. Globalement, les membres peuvent partager des calendriers, recevoir des notifications et collaborer sur des documents, ce qui renforce l’efficacité collective.

Les outils collaboratifs et notamment les logiciels de planning ont le vent en poupe. En 2023, 84% des collaborateurs à qui ce type de logiciel a été proposé, l’ont intégré à leurs processus quotidiens, renforçant ainsi leur collaboration.

Un outil idéal pour le travail hybride

En outre, les logiciels de planning offrent souvent des fonctionnalités comme des tableaux de bord ou des rapports, aidant à identifier les goulots d’étranglement. Accessibles à distance, ils conviennent aux équipes dispersées géographiquement, impliquant ainsi la réussite des projets, même chez les personnes qui travaillent en hybride ou en full remote.

Cela est d’ailleurs essentiel. En effet, entre 2019 et 2024 (le premier semestre de l’année), la part des personnes salariées qui travaille en télétravail, même occasionnellement, est passée de 9% à 26%. À distance, il faut donc que les équipes aient la possibilité d’utiliser les meilleurs outils et logiciels de planning qui soient.

Fonctionnalités clés à rechercher pour choisir le meilleur logiciel de planning

Nombreuses sont les fonctionnalités clés que vous pourriez être tenté de rechercher sur un logiciel de planning. Voici un récapitulatif de l’ensemble des options qui pourraient vous tenter :

• Gestion des tâches : Création, attribution et suivi des tâches avec des échéances claires. Permet de définir des priorités et des statuts (en cours, terminé, etc.).
• Calendrier partagé : Vue centralisée des plannings, accessible à tous les membres de l’équipe, avec synchronisation en temps réel.
• Notifications et rappels : Alertes automatiques pour les échéances, réunions ou changements de planning.
• Gestion des ressources : Allocation des ressources (humaines, matérielles) pour éviter les surcharges ou conflits.
• Visualisation graphique : Outils comme les diagrammes de Gantt, tableaux Kanban ou chronogrammes pour une vue d’ensemble claire.
• Collaboration en temps réel : Possibilité de commenter, partager des fichiers et travailler simultanément sur des projets.
• Accessibilité multi-plateformes : Disponibilité sur web, mobile et desktop pour une utilisation flexible, y compris à distance.
• Rapports et analyses : Génération de rapports sur l’avancement, la productivité ou les goulots d’étranglement.
• Intégrations : Compatibilité avec d’autres outils (e-mails, stockage cloud, outils de communication externes).
• Personnalisation : Options pour adapter les workflows, champs ou vues selon les besoins spécifiques de l’équipe.

Comment choisir le bon outil selon vos besoins ?

Voici quelques conseils pour vous aider à choisir le bon logiciel de planning, selon vos besoins.

Identifier ses besoins spécifiques

Choisir un bon logiciel de planning, commence par la définition claire des objectifs.

Que souhaitez-vous faire ? S’agit-il de gérer des projets complexes, de coordonner une équipe ou d’organiser un planning individuel ?

Nous vous recommandons de lister l’ensemble des fonctionnalités qui pourraient vous intéresser, comme :

• la gestion des tâches,
• les calendriers partagés,
• les rapports d’avancement,
• toutes les autres fonctionnalités évoquées ci-dessus, dans la partie dédiée.

Cette phase d’audit peut se faire de différentes manières. Un gestionnaire de projet, nommé pour l’occasion, peut s’occuper d’analyser et référencer les besoins profonds de l’entreprise ou du département qui souhaite déployer un logiciel de planning.

Cet audit peut également se faire de manière collégiale, à l’occasion de réunions et d’échanges entre l’ensemble des collaborateurs concernés et le management. L’objectif est, là encore, d’identifier les besoins réels afin d’être sûr de trouver le logiciel qui sera le mieux adapté.

Évaluer les options du marché

Évaluez également le contexte d’utilisation. ETI, PME, Grands-Comptes, associations, les besoins ne seront bien évidemment pas les mêmes. Sur la base de ces observations, il faut mettre cet audit en corrélation avec les possibilités proposées par les éditeurs de logiciel de planning sur le marché.

Sachez d’ailleurs que certaines options, comme Jamespot, répondent à tous les besoins. Digital Workplace, RSE (Réseau Social d’Entreprise), cette solution française, modulable et personnalisable, vous permettra de vous organiser de la meilleure des façons.

Évaluer l’équipe et la facilité d’utilisation

La facilité d’utilisation est un critère essentiel. Sur la base de votre analyse des différentes options du marché, privilégiez les interfaces intuitives. Cela permet de réduire la course d’apprentissage, ce qui est un véritable catalyseur pour l’adoption.

Cette ergonomie, vous pouvez la découvrir, la tester, l’apprivoiser via des démonstrations ou des versions d’essai. Chez Jamespot, nous vous proposons une découverte gratuite, complète et sans engagement, de 15 jours.

C’est l’un des critères les plus importants à avoir en tête. En effet, avoir le bon outil, permet :

• une hausse de 20 à 30% de la productivité des équipes, selon le cabinet McKinsey
• de réduire le turnonver. Une étude Zapier démontre que 16% des talents quittent leur entreprise à cause d’outils soit trop vieux soit trop complexes.

Vérifier les intégrations et l’accessibilité

Un logiciel de planning efficace et utile, doit avoir des intégrations, que ce soit avec les outils que vous utilisez au quotidien (visioconférence, messagerie, gestion de projet, drive et cloud) et outils que vous pourriez utiliser à l’avenir.

Vérifiez aussi l’accessibilité multi-plateformes (web, mobile, desktop) pour les équipes dispersées géographiquement. Votre outil doit pouvoir être utilisé par l’ensemble de vos collaborateurs, n’importe quand, depuis n’importe où.

Chez Jamespot, nous proposons un logiciel de planning avec plus de 100 intégrations possibles. L’ensemble de vos logiciels favoris s’y trouvent. Vous souhaitez en découvrir davantage à ce sujet ? N’hésitez pas à contacter nos équipes, pour plus d’informations.

Évaluer le coût et tester l’outil

Naturellement, analyser les coûts est essentiel. Comparez les offres des différents logiciels de planning qui vous intéressent. Certains proposent des versions gratuites que vous pourrez utiliser pour découvrir, tester et valider votre choix.

D’autres ne proposent malheureusement pas ce type de solutions, ou alors, sur de très courte période, avec fonctionnalités limitées. C’est la principale limite du modèle freemium limitant. N’hésitez pas à échanger, le cas échéant, avec le support ou le service commercial.

Jamespot : un logiciel de planning intégré à votre communication

Jamespot est une solution collaborative française. C’est un outil complet, un logiciel de planning et de gestion, qui permet de gérer au mieux ses projets professionnels au quotidien.

Ce logiciel de planning souverain permet de :

• structurer les tâches,
• d’attribuer des responsabilités
• fixer des délais avec une interface intuitive et no-code.

Notre outil Jamespot intègre également des outils de communication comme le chat, la visioconférence et un flux d’actualités, assurant une diffusion ciblée des informations. Ce sont quelques-uns des fonctionnalités “basiques” vers lesquels vous tourner, pour optimiser la gestion de vos projets et de vos équipes, que vous vous trouviez sur site ou en hybride.

Pour gérer au mieux vos projets, vous avez la possibilité de télécharger et intégrer jusqu’à 100 applications personnalisables. Sécurisée, conforme au RGPD et hébergée en France, notre solution favorise une collaboration fluide et un gain de productivité, tout en alignant les équipes sur les objectifs stratégiques.

Pourquoi utiliser un logiciel de planning, en bref

Utiliser un logiciel de planning permet de renforcer la cohésion au sein d’une équipe, notamment lorsque tout le monde travail à distance (ou en hybride). Ces outils aident effectivement à coordonner les processus, à suivre les avancées et in fine, à tranir les délais pour lesquels les départements concernés se sont engagés.

Naturellement, cela nécessite de prendre le temps. Il faut connaître et comprendre ses besoins réels et analyser les options présentes sur le marché, qui pourraient y répondre de la manière des plus efficaces. Nombreux sont les critères à prendre en compte : profondeur fonctionnelle, personnalisation, complexité de déploiement, prix.

Si vous souhaitez en découvrir davantage au sujet des logiciels de planning, n’hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez aussi prendre le temps de découvrir, à votre rythme, notre outil collaboratif et ce, pour une période de 15 jours au total.

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FAQ – Logiciel de planning

Quel est le meilleur logiciel de planning ?

Le meilleur logiciel de planning, français, est Jamespot. Il s’agit d’une solution simple, modulable et personnalisable, qui vous permet de conserver entièrement la main sur vos données personnelles.

Comment fonctionne un logiciel de planning collaboratif ?

Un logiciel de planning collaboratif fonctionne en intégrant l’ensemble de ses collaborateurs à la plateforme. Avec un accès, tout le monde peut ainsi découvrir quelles sont les missions ou tâches demandées – imposées pour avancer de manière simple, mais efficace vers les objectifs fixés.

Peut-on planifier un projet avec Jamespot ?

Oui, le logiciel de planning Jamespot permet de planifier et de gérer au mieux ses projets grâce aux fonctionnalités dédiées, comme l’intégration de tableaux Kanban, de messagerie instantanée ou de visioconférences.