Pourquoi adopter un outil collaboratif ?

Qu’est ce-qu’un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif est un outil numérique dont la finalité est de faciliter le travail collaboratif au sein d’une organisation, que celle-ci soit privée, publique ou associative. Pouvant être construits autour d’un usage précis (gestion de projets, gestion documentaire, communication…) les outils collaboratifs facilitent les échanges quotidiens entre professionnels, la mutualisation des ressources de l’organisation et le partage d’informations en interne.

Les outils collaboratifs (également appelés solutions collaboratives) les plus répandus dans les entreprises sont l’intranet, le réseau social d’entreprise et la Digital Workplace. Ils sont le plus souvent personnalisables pour coller au plus près des usages et de la culture de l’entreprise qui les déploie mais cela dépend de la solution en question et de l’éditeur choisi.

Pourquoi adopter un outil collaboratif pour son entreprise ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles adopter un outil collaboratif pour son organisation est une bonne idée. Dans la suite de cet article, on vous donne 5 pistes à creuser !

1. Usages & Productivité

Les outils collaboratifs disposent, comme la solution Jamespot, d’une multitude de fonctionnalités destinées à renforcer la productivité de toute une organisation. Ils impactent tout aussi bien les usages métiers des collaborateurs que les process et les méthodes de travail internes  à l’entreprise pour une productivité collective renforcée. Les outils collaboratifs permettent :

• Un meilleur partage d’informations en interne ;
• Une cohésion d’équipe renforcée ;
• Une inelligence collective stimulée ;
• Une amélioration des méthodes de travail et de la gestion des projets.

Meilleure circulation des informations, des documents, des projets gérés plus facilement et de manière plus efficace : les outils collaboratifs optimisent les usages de chacun de vos collaborateurs grâce aux applications métiers tout en les mettant en relation grâce à différents canaux et fonctionnalités pour un travail collectif renforcé sur la durée.

2. Transformation des modes de travail

Même s’il existait déjà avant 2020, le télétravail a connu une émergence sans précédent suite à la crise sanitaire et aux confinements successifs qui l’ont suivi. Un mode de travail plébiscité par les collaborateurs en raison de ses avantages et qui a conduit à l’adoption du travail hybride une fois la crise terminée.

Mais si le travail hybride est à présent largement adopté, il place les organisations face à de nouveaux enjeux. Sans outils collaboratifs, impossible de partager les informations clés aux collaborateurs, d’optimiser la productivité de chacun quel que soit son lieu de travail ou de rassembler les équipes derrière un objectif commun et une culture collective.

L’organisation s’ouvre alors à plusieurs risques comme l’isolement des collaborateurs, une perte d’engagement et de productivité au sein des équipes, un affaiblissement de sa culture d’entreprise ainsi que de son image de marque.

Les outils collaboratifs constituent ainsi le seul moyen pour les organisations de répondre aux attentes de leurs collaborateurs en matière de conditions de travail (le télétravail étant aujourd’hui un des piliers de l’attractivité des entreprises) et de faire face aux enjeux que sont les modes de travail à distance.

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3. Siège numérique & culture d’entreprise

Valeurs internes, normes collectives, vision partagée par l’ensemble des collaborateurs :  la culture d’entreprise est l’un des piliers de la réussite d’une organisation en raison de sa capacité à renforcer l’engagement des collaborateurs, leurs performances ou encore l’attractivité de l’entreprise ainsi que la rétention des meilleurs talents.

La culture d’entreprise se diffusant essentiellement grâce à la communication d’entreprise (partage des valeurs et des normes de l’entreprise en interne) et aux échanges collectifsau sein de la structure (teambuiding, ateliers, rituels…), les outils collaboratifs constituent un excellent moyen de l’étendre et de la renforcer grâce à leurs différentes options de personnalisation.

Charte graphique, logo, visuels de l’entreprise, applications : certains outils collaboratifs comme la solution Jamespot offrent à leurs utilisateurs la possibilité de créer leur solution de toute pièce aussi bien dans les aspects visuels que fonctionnels.

Plus que de simples outils, ils deviennent dès lors le prolongement de l’organisation et de sa culture.

Un élément d’autant plus important à l’heure où les échanges en présentiel sont réduits et où la mobilité fait partie intégrante de la vie des professionnels : les outils collaboratifs permettent ainsi à une organisation de garder le lien avec ses équipes et de continuer à leur donner de la visibilité sur sa culture, ses enjeux et ses objectifs.

4. Sécurité et partage des ressources

Les outils collaboratifs permettent une centralisation sans pareille des différentes ressources d’une même entreprise.

Documents, fichiers, contenus sont accessibles à tous les collaborateurs pour un gain de temps et de productivité et cela pour l’ensemble des métiers.

Des ressources plus accessibles donc mais également plus sécurisées. En effet, les documents étant aujourd’hui tous numérisés, la cybersécurité est devenu un enjeu incontournable pour les organisations qui craignent de voir leurs ressources les plus sensibles fuitées.

Constituant l’un des coeurs de leur fonctionnement, les outils collaboratifs disposent pour la grande majorité de normes de sécurité renforcées pour assurer la protection des données des entreprises.

De plus, l’introduction de nouvelles solutions collaboratives est souvent l’occasion de faire le point sur les systèmes de sécurité existants et ainsi de vérifier la sécurité de toute l’infrastructure.

5. Compétitivité & pérennité

La dernière raison est sans aucun doute la plus directe mais aussi la plus réaliste. L’activité des organisations, mais aussi des particuliers et de nos sociétés en général, passe désormais par le numérique. Les organisations à avoir passé le cap du numérique sont ainsi nombreuses… et celles qui ne l’ont pas encore fait s’exposent à des risques majeurs en termes de compétitivité et de pérennité de leur structure.

Optimisation des processus, communication interne et externe renforcées, centralisation et sécurisation des ressources internes, meilleure cohésion des collaborateurs, culture d’entreprise renforcée… En plus d’être plus incontournable que jamais, le numérique, à travers les outils collaboratifs, offre aux organisations des avantages compétitifs trop importants pour être ignorés.

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En résumé

Productivité et engagement des collaborateurs, circulation d’informations internes, culture d’entreprise…

Grâce à leurs nombreuses fonctionnalités, leurs options de personnalisation poussées et leur capacité à répondre aux besoins métiers de tous les collaborateurs, les outils collaboratifs ont un impact majeur sur l’activité interne des organisations, quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité.

Déployables sous différentes formes (intranet, réseau social d’entreprise, Digital Workplace…) auprès d’un panel choisi de professionnels (une équipe, un service ou toute une entreprise), les solutions collaboratives ont dépassé le cadre des simples outils pour devenir à la fois un prolongement numérique des organisations et le meilleur allié de ces dernières dans notre monde désormais largement digitalisé.