Pourquoi adopter un outil collaboratif ?

Qu’est ce-qu’un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif est un outil numérique dont la finalité est de faciliter le travail collaboratif au sein d’une organisation, que celle-ci soit privée, publique ou associative. Pouvant être construits autour d’un usage précis (gestion de projets, gestion documentaire, communication…) les outils collaboratifs facilitent les échanges quotidiens entre professionnels, la mutualisation des ressources de l’organisation et le partage d’informations en interne.

Les outils collaboratifs (également appelés solutions collaboratives) les plus répandus dans les entreprises sont l’intranet, le réseau social d’entreprise et la Digital Workplace. Ils sont le plus souvent personnalisables pour coller au plus près des usages et de la culture de l’entreprise qui les déploie mais cela dépend de la solution en question et de l’éditeur choisi.

Pourquoi adopter un outil collaboratif pour son entreprise ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles adopter un outil collaboratif pour son organisation est une bonne idée. Dans la suite de cet article, on vous donne 5 pistes à creuser !

1. Usages et productivité

Les outils collaboratifs disposent, comme la solution Jamespot, d’une multitude de fonctionnalités destinées à renforcer la productivité de toute une organisation. Ils impactent tout aussi bien les usages métiers des collaborateurs que les process et les méthodes de travail internes  à l’entreprise pour une productivité collective renforcée. Les outils collaboratifs permettent :

• Un meilleur partage d’informations en interne,
• Une cohésion d’équipe renforcée,
• Une inelligence collective stimulée,
• Une amélioration des méthodes de travail et de la gestion des projets.

Meilleure circulation des informations, des documents, des projets gérés plus facilement et de manière plus efficace : les outils collaboratifs optimisent les usages de chacun de vos collaborateurs grâce aux applications métiers tout en les mettant en relation grâce à différents canaux et fonctionnalités pour un travail collectif renforcé sur la durée.

2. Transformation des modes de travail

Même s’il existait déjà avant 2020, le télétravail a connu une émergence sans précédent suite à la crise sanitaire et aux confinements successifs qui l’ont suivi. Un mode de travail plébiscité par les collaborateurs en raison de ses avantages et qui a conduit à l’adoption du travail hybride une fois la crise terminée. Pour preuve, entre 2019 et 2023, la part des personnes salariées pratiquant le télétravail au moins occasionnellement est passée selon les chiffres du ministère du travail, de 9 % à 26 %

Mais si le travail hybride est à présent largement adopté, il place aussi les organisations face à de nouveaux enjeux. Sans outils collaboratifs, impossible de partager les informations clés aux collaborateurs, d’optimiser la productivité de chacun quel que soit son lieu de travail ou de rassembler les équipes derrière un objectif commun et une culture collective.

L’entreprise en question s’ouvre alors à plusieurs risques tels que l’isolement des collaborateurs, une perte d’engagement et de productivité au sein des équipes, un affaiblissement de sa culture d’entreprise ainsi que de son image de marque.

Les outils collaboratifs constituent donc le seul moyen pour les organisations de répondre aux attentes de leurs collaborateurs en matière de conditions de travail (le télétravail étant aujourd’hui un des piliers de l’attractivité des entreprises) et de faire face aux enjeux que sont les modes de travail à distance.

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3. Siège numérique et culture d’entreprise

Valeurs internes, normes collectives, vision partagée par l’ensemble des collaborateurs :  la culture d’entreprise est l’un des piliers de la réussite d’une organisation en raison de sa capacité à renforcer l’engagement des collaborateurs, leurs performances ou encore l’attractivité de l’entreprise ainsi que la rétention des meilleurs talents.

La culture d’entreprise se diffusant essentiellement grâce à la communication d’entreprise (partage des valeurs et des normes de l’entreprise en interne) et aux échanges collectifsau sein de la structure (teambuiding, ateliers, rituels…), les outils collaboratifs constituent un excellent moyen de l’étendre et de la renforcer grâce à leurs différentes options de personnalisation.

Charte graphique, logo, visuels de l’entreprise, applications : certains outils collaboratifs comme la solution Jamespot offrent à leurs utilisateurs la possibilité de créer leur solution de toute pièce aussi bien dans les aspects visuels que fonctionnels. Plus que de simples outils, ils deviennent dès lors le prolongement de l’organisation et de sa culture.

Un élément d’autant plus important à l’heure où les échanges en présentiel sont réduits et où la mobilité fait partie intégrante de la vie des professionnels : les outils collaboratifs permettent ainsi à une organisation de garder le lien avec ses équipes et de continuer à leur donner de la visibilité sur sa culture, ses enjeux et ses objectifs.

4. Sécurité et partage des ressources

Les outils collaboratifs permettent une centralisation sans pareille des ressources d’une même entreprise, qu’il s’agisse de documents personnels (contrat de travail) ou directement liés à la société.

Documents, fichiers, contenus sont accessibles à tous les collaborateurs pour un gain de temps et de productivité et cela pour l’ensemble des métiers.

Des ressources plus accessibles donc mais également plus sécurisées. En effet, les documents étant aujourd’hui tous numérisés, la cybersécurité est devenu un enjeu incontournable pour les organisations qui craignent de voir leurs ressources les plus sensibles fuitées.

Pour rappel, une étude publiée par le Rapport Hiscox 2023, démontre que 53% des entreprises ont subi une attaque. Ce chiffre était de 48% l’année précédente. Une hausse notable donc, qui pourrait continuer avecnotamment l’arrivée et le déploiement de plus en plus massifs de nouvelles technologies, comme l’intelligence artificielle.

Constituant l’un des coeurs de leur fonctionnement, les outils collaboratifs disposent pour la grande majorité de normes de sécurité renforcées pour assurer la protection des données des entreprises. De plus, l’introduction de nouvelles solutions collaboratives est souvent l’occasion de faire le point sur les systèmes de sécurité existants et ainsi de vérifier la sécurité de toute l’infrastructure.

5. Compétitivité et pérennité

La dernière raison est sans aucun doute la plus directe mais aussi la plus réaliste. L’activité des organisations, mais aussi des particuliers et de nos sociétés en général, passe désormais par le numérique. Les organisations à avoir passé le cap du numérique sont ainsi nombreuses… et celles qui ne l’ont pas encore fait s’exposent à des risques majeurs en termes de compétitivité et de pérennité de leur structure.

Optimisation des processus, communication interne et externe renforcées, centralisation et sécurisation des ressources internes, meilleure cohésion des collaborateurs, culture d’entreprise renforcée… En plus d’être plus incontournable que jamais, le numérique, à travers les outils collaboratifs, offre aux organisations des avantages compétitifs trop importants pour être ignorés.

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Comment choisir le meilleur outil collaboratif pour son entreprise ?

Intégrer un outil collaboratif à ses process peut supposer une transformation assez profonde de la façon dont l’équipe et plus globalement le département ou l’entreprise communique.  Reste que, pour que sa stratégie soit efficace, il faut trouver l’outil le mieux adapté.

Se tromper, c’est effectivement, prendre le risque de perdre beaucoup de temps, de l’argent et de voir l’outil être globalement peu adopté par ses équipes. Heureusement, quelques leviers permettent de limiter les risques. Voici, donc, quelques critères à prendre en compte pour vous permettre de faire le meilleur choix :

• Les fonctionnalités : assurez-vous que les fonctionnalités essentielles dont votre équipe a besoin, comme la messagerie instantanée, le partage de fichiers, la gestion de projets, sont présents.
• Simplicité d’utilisation : un outil intuitif et facile à prendre en main favorise son adoption à grande échelle. Plus c’est simple, mieux c’est, car même les personnes les moins à l’aise avec la technologie pourront en profiter.
• Les différentes intégrations : votre outil collaboratif doit (ou peut) avec les autres logiciels et applications que votre équipe utilise déjà dans le but de centraliser toutes les informations et d’éviter les redondances.
• Sécurité : La protection des données personnelles, celles des utilisateurs, mais aussi des clients est essentiel. Assurez-vous que l’outil respecte toutes les normes, notamment en matière de chiffrage des informations, d’authentification 2FA et de RGPD.
• Support et assistance : Un bon support technique et une documentation complète peuvent faire la différence en cas de problème ou de question.
• Prix du produit : naturellement, la question des prix doit être prise en compte. Il est indispensable de se renseigner sur ce que vous coûtera votre projet. Souvent, les solutions SaaS comme Jamespot propose une formule qui repose sur un abonnement, par utilisateur et par mois.
• Personnalisation : La possibilité de personnaliser l’outil selon les besoins spécifiques de votre équipe peut être un atout majeur. En effet, vous pourriez être tenté à l’idée d’intégrer votre logo, vos couleurs, de choisir votre thème etc…
• Avis et recommandations : n’hésitez pas à consulter les avis d’anciens clients partenaires. De nombreux sites et plateformes existent en ce sens, comme Google Avis, G2, Capterra et tant d’autres.

Comment mettre en place un outil collaboratif dans son entreprise ?

Implémenter un outil collaboratif, dans son entreprise, est un projet d’envergure, qui ne doit pas être pris à la légère. En effet, mettre en place un tel changement au sein de sa structure implique de devoir opter pour une planification minutieuse ainsi qu’une approche structurée.

Premièrement, vous devez ainsi identifier vos besoins spécifiques, du moins ceux de l’entreprise et des collaborateurs. Déterminez, par la suite, les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’utilisation d’un tel outil.

Ces objectifs peuvent être variés. Vous pouvez les utiliser, pour :

• améliorer la communication interne,
• simplifier la gestion des projets,
• permettre le partage de documents,
• coordonner les missions et la gestion des opérations.

Une fois les besoins définis, il est important de choisir un outil qui répond à ces exigences. Il existe de nombreuses solutions sur le marché, telles que Slack, Microsoft Teams, Trello ou Asana, chacune ayant ses propres fonctionnalités et avantages.

Jamespot est l’une des solutions que vous pouvez également tester. Il s’agit d’un outil collaboratif de gestion de projet français, respectueux des données des utilisateurs, qui vous permettra d’avancer dans vos missions quotidiennes.

Ensuite, il est crucial de former les employés à l’utilisation de l’outil collaboratif. Une formation adéquate garantit que tous les membres de l’équipe sont à l’aise avec la nouvelle technologie et peuvent l’utiliser efficacement.

Ces sessions de formation peuvent être effectuées sur place, avec les commerciaux représentant le produit utilisé ou encore être effectuées en ligne (voire, via des plateformes dédiées, avec tutoriel etc…).

Nous vous conseilleons de désigner un représentant qui aura pour mission d’apprendre, connaître et maîtriser l’ensemble des fonctionnalités de l’outil, qui sera en mesure de répondre à la moindre question des collaborateurs.

Enfin, il est essentiel de suivre l’adoption et l’utilisation de l’outil collaboratif. Retour des utilisateurs, sondages, analyse des KPI de communication interne… Prenez du temps pour analyser la donnée et en tirer les conclusions nécessaires.

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Jamespot est une solution française, qui propose l’utilisation d’outils collaboratifs, comme l’intranet ou la digital workplace. Notre mission? Vous accompagner en vous permettant de déployer et mettre en place un espace numérique dédié aux besoins de vos équipes.

Une solution sécurisée, souveraine, qui vous permet de déployer une stratégie centrée autour du télétravail ou du travail hybride (stratégie mêlant télétravail et travail sur place) à partir d’un logiciel no code, que nous implémentons, pour vous, en quelques instants.

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Adopter un outil collaboratif : notre conclusion

Productivité et engagement des collaborateurs, circulation d’informations en interne, renforcement de la culture d’entreprise… Grâce à leurs nombreuses fonctionnalités, leurs options de personnalisation poussées et leur capacité à répondre aux besoins métiers de tous les collaborateurs, les outils collaboratifs ont un impact majeur sur l’activité interne des organisations, quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité.

Et pour preuve, les statistiques ont tendance à toutes le démontrer. Une étude Statista, menée en 2021, démontrait alors 83% des employés interrogés avouaient à l’époque, qu’utiliser un outil collaboratif permetait l’amélioration de la productivité. Une étude intéressante, qui démontre à quel point ces technologies sont particulièrement efficaces et surtout, ouvrent la porte au champ des possibles.

Déployables sous différentes formes (intranet, réseau social d’entreprise, Digital Workplace…) auprès d’un panel choisi de professionnels (une équipe, un service ou toute une entreprise), les solutions collaboratives ont dépassé le cadre des simples outils pour devenir à la fois un prolongement numérique des organisations et le meilleur allié de ces dernières dans notre monde désormais largement digitalisé.