Quels outils de gestion de projet utiliser ? Notre top 10

Utiliser un outil de gestion de projet permet d’améliorer sa communication, de simplifier les process en place et donc d’être plus efficace. Dans la suite de cet article, on vous présente notre sélection des 10 outils qui pourraient aider vos collaborateurs, vos équipes à franchir un cap en matière d’organisation et de réalisation.

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

L’utilisation d’un outil de gestion de projet, au sein d’une entreprise, peut se faire pour plusieurs raisons :

• Organisation et planification : un outil de gestion de projet peut centraliser les tâches, échéances ou ressources et documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
• Suivi et contrôle : ce type de logiciel permet de suivre les avancements, pour générer des rapports et des analyses en automatique et pouvoir discuter autour de ses KPIs.
• Communication et collaboration : les outils de gestion de projet facilitent la communication interne, entre les équipes et départements, grâce à des fonctionnalités poussées comme les commentaires, les notifications ainsi que les échanges en direct via Messenger.
• Transparence et responsabilité : un tel logiciel permet d’avoir une visibilité complète sur l’état d’avancement des projets en cours, permettant ainsi aux personnes engagées et aux décideurs de savoir ce qu’il en est.
• Gestion des risques : les logiciels de gestion de projet sont sécurisés. Ils assurent (où sont supposés assurer) la sécurité des données personnelles ou sensibles.

In fine, un outil de gestion s’impose comme étant l’atout numéro un des équipes qui souhaitent optimiser les processus, améliorer leur organisation générale et renforcer leur communication pour qu’elle soit plus optimale, plus efficace, pour gérer aux mieux projets et ressources à disposition.

Le top 10 des outils de gestion de projet pour votre équipe

Mais vers quel outil de gestion de projet se tourner, pour son équipe ? Malheureusement (ou heureusement), l’offre est pléthorique. Dans la suite de cet article, les équipes Jamespot vous ont préparé une sélection des 10 meilleures d’entre eux !

1. Jamespot

Outil collaboratif par excellence, Jamespot est un logiciel qui permet d’optimiser la gestion de ses projets.

Notre plateforme collaborative offre aux équipes, un accès à absolument toutes les fonctionnalités qui font de ce logiciel, l’aide numéro une sur laquelle se reposer pour optimiser la gestion de ses projets et être plus productif :

• La possibilité de segmenter ou sous-segmenter ses équipes dans des groupes dédiés,
• Des tableaux Kanban, pour mettre à jour et partager ses avancées,
• Une application « Messenger » pour communiquer en direct,
• La possibilité de créer des articles internes, de notifier, commenter les publications, tout en partageant des documents,
• Des outils d’IA, pour gagner en productivité,
• Une banque de données et de gestion des documents en temps réel.

Plusieurs offres (Open Agora, Smart Place…) pour une solution française et souveraine. Car oui, Jamespot conservera toutes vos données en lieu sûr !

2. Monday

Monday.com est un outil de gestion de projet qui a vu le jour en 2012 (initialement, sous le nom de Dapulse).

Monday est connu pour être un logiciel flexible et personnalisable, permettant aux utilisateurs de pouvoir :

• Créer et gérer leurs propres tableaux de bord,
• Optimiser leur gestion de projet,
• Assurer le suivi et l’évolution des projets en temps réel,
• Avoir accès à des rapports et des analyses poussés.

C’est un outil tout-en-un, qui dispose de bon nombre d’intégrations (Mailchimp, Zappier, Hubspot…), qui peut aussi bien être utilisé par des équipes commerciales que par des équipes tech’ ou RH.

3. Asana

Asana est un outil de gestion de projets qui a vu le jour en 2008. Alternative à Monday, ce logiciel accompagne les équipes des TPE et PME dans leur organisation quotidienne, de façon à mieux gérer les projets en cours et à venir.

Les fonctionnalités sur cet outil sont assez poussées. Une personne aura la possibilité de créer de nouveaux projets et de nouvelles tâches associées avant de les assigner à l’un de ses collaborateurs. La publication de commentaires et les notifications permettront d’engager des discussions asynchrones, pour avancer sur les tâches en cours et à venir.

Asana est un outil modulable, à l’interface utilisateur que beaucoup estiment être intuitive. Une fois encore, c’est un outil pensé et travaillé pour s’adapter à toutes les équipes : marketing, sales, produit, informatique et sécurité ainsi que le secteur des ressources humaines !

4. Notion

C’est en 2016 que Notion a vu le jour. C’est un outil complet, d’origine américaine, qui s’est rapidement distingué par sa polyvalence ainsi que ses fonctionnalités vraiment poussées. En effet, Notion centralise quasiment tous les aspects importants de la gestion de projet :

• la prise de note,
• la gestion de base de données,
• la création de tâches et leur bon dispatch,
• la possibilité de publier des commentaires et d’échanger en temps réel,
• la création de calendriers, de tableaux de bord et de pages personnalisables.

En revanche, l’interface est assez compliquée à maîtriser. La courbe d’apprentissage est plutôt relevée. Il faut donc prévoir un temps d’adaptation pour que tous ses collaborateurs soient à l’aise.

5. Trello

Lancé en 2011, Trello est un outil de communication interne et de gestion de projet visuel , qui axe son fonctionnement, sur les tableaux Kanban. Les tâches peuvent y être facilement créées, déplacées et assignées, puisqu’elles existent sous la forme de cartes modulables.

Globalement, Trello est un outil assez simple, qui offre à ses utilisateurs des fonctionnalités clés comme la création de tableaux, de listes et de cartes, l’ajout de membres, de pièces jointes, de commentaires et de dates d’échéance.

C’est l’un des outils les plus simples à utiliser, ce qui en fait l’un des plus appréciés. La courbe d’apprentissage est extrêmement rapide, ce qui fait de Trello un outil de gestion de projet simple à déployer.

6. Jira

Jiran est un outil de gestion de projet qui a été développé en 2002 par Atlassian, la même entreprise qui a racheté Trello en 2017. À l’origine, cet outil était surtout destiné aux équipes chargées de développer outils et logiciels. Avec le temps, les fonctionnalités se sont affinées. Jira est devenu un outil de gestion de projet complet, particulièrement populaire, notamment parce qu’il intègre des méthodologies de gestion connues, comme AGILE ou SCRUM.

Les fonctionnalités clés disponibles sur Jira sont assez nombreuses :

• Gestion de ses tâches et de ses sous-tâches,
• Création de tableau kanban
• backlogs produit
• rapport de progression
• diagrammes de burndown…

C’est un outil qui permet de gérer des projets complexes, permettant de rapidement et facilement suivre l’évolution de résolution de bugs et autres incidents. Il peut être utilisé par tout le monde, même si son côté très « Tech » en fait un outil privilégié par les équipes techniques.

7. Airtable

Airtable est un logiciel qui permet de créer de nouveaux projets, de les dispatcher et d’en assurer le suivi simple, grâce des codes de couleurs dédiés. S’il n’y a aucune possibilité de vraiment communiquer, comme cela peut être le cas avec l’application Messenger de Jamespot.

L’outil est l’un des plus complexes à prendre en main de cette liste, mais c’est aussi l’un des plus complets (gestion de tableau, calendrier éditorial…), des plus agréables à utiliser. À terme, ce sont toutes vos équipes qui pourraient l’utiliser, permettant ainsi de centraliser absolument tous vos projets au sein d’un seul et unique espace.

8. Clickup

Lancé en 2016, ClickUp se distingue de la concurrence de par sa capacité à centraliser bon nombre des aspects de la gestion de projets, la gestion des tâches et des documents. Comme beaucoup d’autres outils, ClickUp permet :

• de créer des tâches (projets) et des sous-tâches (sous-projets)
• créer des tableaux Kanban, pour optimiser sa gestion des projets,
• de créer des calendriers ainsi que des diagrammes,
• de générer des rapports de progression.

En outre, ClickUp favorise la collaboration en temps réel à travers des options comme les commentaires, les mentions et autres notifications.

C’est un logiciel complet pour améliorer son organisation, sa productivité et sa collaboration. L’idéal pour gérer ses projets à distance en télétravail.

9. Wrike

Wrike est un logiciel de gestion de projet lancé en 2006. C’est un outil collaboratif, qui permet à tous les départements de pouvoir communiquer, échanger et produire. Tableau de bord, étiquetage multiple, révision, diagrammes de Gantt ou encore intégrations multiples (avec Salesforce, Tableau, Dropbox ou Microsoft Teams), Wrike est une solution prisée des professionnels du marketing, de l’information ou encore par les gestionnaires de projets, qui apprécient tout particulièrement ses options en matière de planification.

10. Basecamp

Basecamp a été lancé dès 2004. L’outil permet de créer un nombre illimité de projets pour les entreprises. Il est possible de « ping » les collaborateurs, que ce soit en commentaires ou dans des conversations privées.

Il est aussi pour de générer des rapports résumant l’activité ou encore de bloquer les notifications, pour rester concentré sur son travail. Enfin, à droite de l’écran, vous découvrirez une « barre » qui permet de suivre chacune des actions entreprises (création de projet, validation, commentaire) par ordre chronologique.

Un outil complet, qui présente bon nombre des avantages d’une plateforme collaborative, même si certaines options importantes peuvent manquer. Dans ce cas précis, il est préférable de se tourner vers un intranet ou un réseau social d’entreprise.

Connaissez-vous les méthodes de gestion de projet ?

Il existe un certain nombre de méthodes pour optimiser la gestion de ses projets. La méthode principale, et la plus connue, c’est la méthode AGILE. Elle repose sur les principes de flexibilité, d’itérations courtes et de collaboration étroite avec les parties prenantes.

L’une des autres méthodes bien connues est la méthode SCRUM. Celle-ci repose sur les courtes itérations (sprints) ainsi que les réunions quotidiennes et la définition claire des rôles (Scrum Master, Product Owner ou équipe de développement).

Les méthodes Lean ou encore Kanban ainsi que Prince2, PMBOK ou Six Sigma sont autant de méthodes à découvrir, à apprendre et à implémenter au sein de sa structure ou de ses équipes.

Conclusion

Dans un souci d’efficacité, il est devenu essentiel pour les entreprises d’utiliser des outils qui accompagnent et qui aident à gagner en efficacité. Les logiciels d’aide à la gestion de projet disposent de cette particularité.

Pour certains très complets, comme la solution Jamespot que nous proposons, qui est même à considérer comme un véritable outil collaboratif, ces logiciels assez simples à prendre en main permettent de s’organiser de manière efficace, pour mener à bien projets et missions dans les délais impartis.

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