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Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

Qu’entend-t-on exactement par plateforme de travail collaboratif ? Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui réunit en son sein applications, documents, données et informations pour les mettre au service de ses utilisateurs.

Une plateforme de travail collaboratif est un outil aussi bien de communication que de collaboration qui permet aux collaborateurs d’échanger informations et ressources pour optimiser leur travail quotidien et ainsi maximiser leur productivité.

Ce type d’outils logiciels est utilisé pour un large éventail d’usages : optimiser la communication interne, faciliter et la gestion de projets, accélérer l’innovation et encourager la collaboration entre tous les membres d’une même structure.

Un élément essentiel pour votre équipe, notamment pour tout ce qui touche à la gestion d'un projet. Faisant partie des meilleures solutions du marché, Jamespot propose un logiciel, une interface simple et rapide à utiliser, qui compile l'ensemble des fonctionnalités de vos outils préférés, comme Trello, Asana, Google ou Slack voire Google, sur une seule et même plateforme.

Qui peut utiliser une plateforme de travail collaboratif ?

Toutefois, l’utilisation d’une plateforme collaborative ne se résume pas seulement à l’activité interne d’une entreprise. Une organisation peut déployer une plateforme pour un usage externe et s’en servir pour renforcer ses échanges avec les acteurs tiers avec qui elle travaille : fournisseurs, partenaires et clients peuvent ainsi également être inclus dans l’utilisation d’une plateforme selon les besoins de la structure qui la déploie. Ce qui nous amène à la question de la forme.

À quoi ressemble une plateforme collaborative ?

Un outil de travail collaboratif peut prendre différentes formes pour des finalités différentes. Un intranet, un réseau social d’entreprise ou une Digital Workplace sont tous les 3 des plateformes collaboratives mais avec des formes et des usages différents.

Le premier prend la forme d’un portail et est utilisé pour communiquer de façon ascendante, le second partage l’information sous la forme d’un flux d’activité et est davantage tourné vers la collaboration transverse tandis que le troisième est un espace de travail entièrement digital qui réunit et unifie une multitude d’outils différents en son sein. 3 plateformes collaboratives pour 3 chemins différents vers la collaboration.

Quels sont les avantages d’une plateforme collaborative ?

À présent que nous avons précisément défini notre sujet, intéressons-nous aux différents avantages d’une plateforme collaborative.

1. Facilite la communication et la collaboration entre utilisateurs

Il s’agit du premier et du principal avantage d’une plateforme collaborative. Un tel outil permet aux professionnels qui y ont recours de communiquer entre eux et de collaborer en partageant informations, documents et ressources le tout en temps réel.

En permettant à plusieurs personnes de se connecter en même temps, la plateforme facilite et coordonne le travail de toute une organisation, permettant ainsi à chaque collaborateur d’accéder aux informations dont il a besoin en temps et en heure et ainsi d’optimiser la gestion d'un projet d'équipe et donc, la productivité.

2. Optimise les usages métiers

Une plateforme collaborative offre à ses utilisateurs une multitude de fonctionnalités à travers différentes applications. Certaines sont dédiées à l’ensemble de l’organisation pour renforcer sa communication de manière générale (partage de documents, publication de billets d’informations et des actualités de la structure…) tandis que d’autres ont des usages plus précis et seront utilisées par certains services et collaborateurs selon leurs besoins.

Ainsi, si l’organisation dans son ensemble bénéficie des avantages d’un outil de travail collaboratif, les collaborateurs ne sont pas en reste puisqu’ils pourront retrouver au sein de la plateforme des applications conçues spécifiquement pour leurs usages métiers.

3. La solution à la prolifération d’outils

Comme cela a été mentionné auparavant, la crise sanitaire aura grandement accéléré la transition numérique des organisations. Toutefois, toutes n’ont pas procédé de la même manière.

Certaines ont déployé une plateforme collaborative unique pour poursuivre leur activité à distance là où d’autres ont acquis une multitude d’outils pour chacun de leurs usages : une solution pour gérer les projets, un réseau social d’entreprise pour communiquer, une solution d’appels à projets pour innover…

Un choix qui à terme peut porter préjudice : la prolifération d’outils collaboratifs a pour conséquences le cloisonnement des collaborateurs dans des systèmes fermés et la dispersion des informations et documents à l’échelle de l’organisation.

C’est la communication globale de l’organisation qui finit par être fragilisée. Recourir à une plateforme de travail collaboratif unique permet d’aligner les collaborateurs sur un seul et même système tout en reliant à ce dernier toutes les applications nécessaires à leurs usages.

4. La sécurisation des données

Au centre de l’activité des organisations, les plateformes collaboratives offrent de multiples possibilités en matière de sécurité. Il faut dire que l’enjeu est de taille puisque documents, informations et ressources confidentielles sont partagées au quotidien via ces outils.

Pour assurer la sécurité des échanges et des informations partagées, les plateformes collaboratives disposent de différents systèmes de protection : chiffrement des données et des sauvegardes pour rendre les informations opaques, réplication des plateformes pour assurer la poursuite de l’activité en cas de problèmes techniques…

Autant de moyens qui assurent la sécurité et la protection des utilisateurs face aux cyberattaques et à la fuite de données.

Quel est l’impact du travail collaboratif aujourd’hui ?

Quel est à présent l’impact du travail collaboratif sur les entreprises ? Les raisons qui amènent les organisations à basculer dans le travail collaboratif via des outils adaptés ne manquent pas.

Tout d’abord, des études ont démontré que les entreprises disposant d’une plateforme collaborative adaptée à leurs usages bénéficient d’une longueur d’avance sur leurs concurrents : communication renforcée, process fluidifiés, collaborateurs plus productifs

Embarquer ses équipes dans le digital est aujourd’hui une étape indispensable pour les entreprises souhaitant adapter leur activité aux enjeux de leur époque. Ensuite, la crise sanitaire ayant bouleversé l’ordre établi, de nouveaux modes de travail ont émergé, avec l’agilité et la mobilité en leur centre.

Un état de fait dont nombre d’entreprises ont pris conscience début 2020 et qui ont ainsi entamé leur transformation digitale de manière accélérée afin de pouvoir s’adapter à ces nouveaux enjeux.

Comment choisir la meilleure plateforme collaborative ?

Le marché des plateformes collaboratives étant aujourd’hui aussi développé que les usages numériques, plusieurs facteurs (outre le fait que cela doit forcément s’imbriquer dans votre plan de communication) doivent être pris en compte au moment du choix. Intéressons-nous à 3 des plus importants d’entre eux.

1. Le budget

Impossible de passer outre le facteur du budget qui a (et aura) toujours un poids particulièrement conséquent dans la prise de décision des organisations. Les outils collaboratifs n’étant pas tous proposés aux mêmes tarifs, deux questions se posent :

• De quel budget disposez-vous ?
• Combien êtes-vous prêts à investir dans votre futur outil collaboratif ?

Un travail de comparaison des tarifs des différents acteurs du marché constitue déjà un bon début et vous permettra d’avoir une vue d’ensemble des possibilités budgétaires qui s’ouvrent à vous.

2. Les fonctionnalités

S’il est un point important à prendre en compte, le budget n’est pas un élément suffisant pour se décider sur quel outil à adopter pour son organisation. La question des fonctionnalités est tout aussi importante et, à travers elle, celle de la finalité de l’outil.

À quelle fin souhaitez-vous utiliser une plateforme collaborative ? Votre objectif est-il d’optimiser la communication globale de votre organisation, de renforcer davantage les échanges entre les collaborateurs, voire même entre les services, de faciliter les usages quotidiens de vos collègues , ou de simplifier la gestion des projets de votre structure ?

3. Implémentation et accompagnement

Le troisième élément à prendre en compte ne concerne pas l’outil à proprement parler mais gravite autour de ce dernier et n’en est pas moins important, l’accompagnement :

• De quel type d’accompagnement vais-je bénéficier en choisissant tel éditeur ?
• Vais-je être accompagné dans le déploiement de la solution ?
• Dans la compréhension de ses fonctionnalités clés ?
• Vais-je bénéficier d’un suivi dans le temps ?

Le niveau d’accompagnement varie d’un éditeur de plateforme collaborative à un autre et même d’une offre à une autre. Certaines entreprises favorisent un accompagnement poussé afin d’engager au maximum leurs collaborateurs tandis que d’autres privilégient la rapidité de déploiement de la solution au détriment de la phase de déploiement.

D’autres facteurs sont à prendre en compte comme par exemple l’inclusion ou non d’indicateurs de suivi dans la plateforme, l’expérience de l’éditeur sur le marché (jeune entreprise innovante ou acteur d’expérience), la protection des données assurée par la solution et bien d’autres.

Jamespot propose différents contenus pour guider les organisations dans le choix de leur plateforme collaborative, n’hésitez pas à les consulter pour faciliter votre choix.

Plateforme collaborative : découvrez l’expertise Jamespot

Jamespot est un éditeur de plateformes collaboratives dont l’aventure a commencé il y a plus de 15 ans. Fort de son travail de proximité avec des organisations de toute taille et de tout secteur, Jamespot a développé et perfectionné son expertise au fil des années jusqu’à devenir le leader des solutions collaboratives dans le cloud.

Un logiciel simple d'utilisation pour votre équipe, facilitant la gestion de projet au quotidien. En effet, les outils Jamespot figurent parmi les meilleurs du marché et, contrairement à d'autres, comme Google, Monday ou Microsoft voire Trello et Asana, nous centralisons l'ensemble des fonctionnalités nécessaires à vos équipes pour travailler dans les meilleures conditions, toujours en ligne.

Jamespot, une plateforme collaborative adaptée à tous secteurs

La solution collaborative Jamespot est une solution modulable et personnalisable dotée de toutes les applications métiers nécessaires pour renforcer la communication et la collaboration au sein des organisations.

Capable d’adapter sa forme selon les besoins et usages de l’organisation qui la déploie, la solution Jamespot met à la disposition de ses utilisateurs plus d’une centaine d’applications métiers afin que chacun des collaborateurs ayant recours à la plateforme puisse optimiser ses propres usages.

Contrairement à d'autres, comme Slack, Wimi ou Wrike, Jamespot met un point d’honneur à proposer à chaque structure la solution collaborative qui lui ressemble le plus, autant dans la forme que dans le fond. Vous pouvez à ce titre découvrir l'outil via une version gratuite, fonctionnelle, avec toutes les tâches et intégrations nécessaires.

Un tel élément favorise naturellement la gestion de projet ou sein de son équipe. De quoi mieux répartir les tâches et en assurer un suivi plus efficace que vous pourrez ensuite partager aux autres équipes de votre service. Finalement, une plateforme collaborative un logiciel en ligne, dans le cloud parfois, qui présente de nombreux avantages. Outre une efficacité retrouvée, vous pourrez :

• Optimisez la gestion de projet de votre équipe, avec les tableaux Kanban, par exemple ;
• Discuter en direct, comme sur slack ou un autre service de messagerie ;
• Gérer l'ensemble de la documentation de vos équipes ;
• Répartir simplement les tâches à mener.