10 façons d’améliorer l’engagement de ses employés sur sa plateforme collaborative

Pourquoi les collaborateurs n’utilisent pas notre plateforme collaborative ?

Les raisons pour lesquelles les équipes n’utilisent pas beaucoup votre plateforme collaborative peuvent être nombreuses et très variées :

• Problèmes structurels : les fonctionnalités ne sont pas du tout adaptées ou pas assez profondes
• Problèmes culturels : l’entreprise n’a pas pour habitude de fonctionner ainsi. Il est impératif d’écouter ses collaborateurs et de comprendre ce qui ne fonctionne pas.

Dans la suite de cet article, on vous explique comment faire pour améliorer l’engagement des collaborateurs sur votre plateforme numérique.

Comment améliorer l’engagement des collaborateurs sur sa plateforme numérique ?

1. Clarifier ses objectifs en amont

Une enquête menée par Simpplr Research démontre que la moitié des entreprises utilisant un intranet, le font sans but précis. Malheureusement, utiliser un outil sans avoir d’objectif déterminé en amont ne poussera pas les collaborateurs à se pencher dessus.

Définir des objectifs pour sa plateforme collaborative d’entreprise légitimise l’utilisation de cet outil. Cela permet, en outre, de se concentrer sur des contenus à forte valeur ajoutée que vous pourrez ensuite partager à vos collaborateurs.

2. Mettre en place un projet simple et accessible

Mettre en place un projet personnalisé, simple et accessible à tous les collaborateurs facilite sa démocratisation. Avec les plateformes de travail collaboratif, il est possible de donner à l’outil les couleurs de son entreprise, créer des communautés et des projets.

Cette flexibilité ne doit pas être poussée à outrance. En effet, les plateformes de travail collaboratives doivent rester compréhensibles. Si l’intranet de votre entreprise est trop compliqué à utiliser, les gens ne l’utilisent pas.

C’est pourquoi nous recommandons toujours une approche « moins, c’est plus » pour planifier la conception et la mise en page de votre intranet. L’objectif est de faciliter la vie des collaborateurs en les connectant rapidement aux informations importantes.

3. Personnaliser la plateforme

La personnalisation est une autre bonne méthode pour améliorer l’engagement autour d’une plateforme collaborative d’entreprise. Cela rend l’expérience, beaucoup plus inclusive que si vous utilisez un produit neutre, sans couleur ni logo. Travailler sur un outil qui ressemble à sa boîte est plus stimulant.

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4. Garder son intranet à jour

Une plateforme collaborative a besoin d’être alimentée en contenu frais et à forte valeur ajoutée. Il est donc impératif de mettre à jour sa plateforme. Pour cela, plusieurs solutions, à commencer par la création d’un calendrier éditorial.

Si les employés se connectent et voient le même contenu tous les jours, ils finiront par se lasser : nouvelles de l’entreprise, gamification… assurez vous que les collaborateurs aient accès à des nouveautés pour favoriser leur engagement !

5. Proposer du contenu engageant et simple à partager

Engageant, personnalisé, le contenu est plus facilement scalable. Il se repartage plus vite et peut faire l’objet de nouvelles propositions : ebook, vidéo, podcast etc… Il est donc impératif de travailler autour d’une infographie, d’une image ou d’un texte à forte valeur ajoutée visuelle.

6. Favoriser le social sharing

Favoriser l’engagement de ses collaborateurs sur sa plateforme sociale, passe par le social sharing. En agrémentant votre digital workplace d’éléments tels que le « like », le « commentaire » et le « partage » vous poussez vos collaborateurs à entreprendre une action.

Une action en amenant une autre, vous pouvez vous retrouver avec de véritables fils de discussion par groupe ou par publication, permettant aux acteurs intéressés d’échanger, de publier ou partager autour d’une thématique bien précise.

7. Demander des feedbacks (et les écouter)

Afin de garantir un engagement élevé de ses collaborateurs sur sa plateforme de travail collaboratif, il faut leur garantir d’avoir leur mot à dire ce qui est entrepris. N’hésitez pas à demander des feedbacks afin de mieux comprendre leur expérience, améliorer ce qui doit l’être etc…

Vous pouvez créer vos propres questions d’enquête ou trouver des exemples sur Internet. La clé pour renforcer l’engagement envers l’intranet est d’aider les employés à apprendre à utiliser les outils. Vos employés aimeront travailler avec leur Intranet et la productivité globale augmentera.

8. Centraliser l’information

Si vous envisagez d’améliorer l’engagement sur vos plateformes de travail collaboratif, pensez à donner aux membres de votre organisation, une bonne raison de s’y connecter. On vous recommande, par exemple, d’y centraliser l’ensemble des informations et de la documentation relative à vos process.

Lorsqu’un employé a besoin d’un formulaire légal, du logo de l’entreprise ou de tout autre matériel, il se tournera vers votre intranet pour le trouver. L’intranet, en outre, peut servir de voix à votre organisation, en diffusant des données relatives à la société (chiffre d’affaires, objectifs, nouvelles informations etc…)

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9. Impliquer le management

Une culture d’entreprise forte, impacte l’ensemble des collaborateurs, que ce soit du simple salarié aux managers. Afin de favoriser l’utilisation de nouveaux outils, la direction se doit de montrer l’exemple et d’inspirer les salariés.

Il est donc impératif que le management se tourne lui aussi vers les nouvelles pratiques, nouveaux usages et nouveaux outils. Les responsables ont un rôle important et doivent agir en toute transparence, pour une communication renforcée.

10. Impliquer les nouveaux collaborateurs

Accroître l’engagement des employés sur ses plateformes de travail collaboratif en entreprise, passe par la formation des nouveaux arrivants. En poussant les newcomers à privilégier les nouveaux outils et process, vous poussez également les collaborateurs « historiques » à peu à peu s’y intéresser.

Vous pouvez en outre, centraliser l’information et les éléments de formation sur votre plateforme, mettre en place une FAQ, un annuaire des collaborateurs etc, de façon à faciliter le quotidien de vos nouvelles recrues.

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