Déployer un outil collaboratif : les 5 erreurs à ne pas faire
Le déploiement de votre futur outil collaboratif approche ? On vous partage les 5 erreurs à ne pas faire et aussi quelques conseils pour aider vos équipes à s’approprier votre nouvelle solution.
La phase de déploiement est la dernière étape à gérer dans le processus de déploiement d’un outil collaboratif. Une étape au rôle primordial dans l’adoption de l’outil par les collaborateurs et qui peut, si elle est négligée, conduire un projet de plusieurs mois à l’échec. Matthieu Lluis accompagne les organisations dans leur projet collaboratif depuis plus de 20 ans et vous partage les 5 erreurs à éviter lors du déploiement d’une solution collaborative.
Le paradoxe de la boîte e nuit
Déployer l’outil fraîchement configuré à un petit nombre d’utilisateurs. Une stratégie prudente pour minimiser les risques… mais qui décourage plus les collaborateurs qu’elle les invite à utiliser l’outil !
C’est l’effet boîte de nuit (ou l’effet restaurant si vous êtes plus dîner au calme que soirée festive) : plus il y a du monde dans la boîte et plus celle-ci attirera de nouveaux clients.
Une plateforme collaborative fonctionne sur le même modèle : trop peu d’utilisateurs dans l’outil lors de son lancement donnera l’impression que ce dernier n’est pas au point, où même trop peu utile pour qu’il soit nécessaire de l’utiliser.
Notre conseil : soyez ambitieux et visez un déploiement en grande pompe !
Valider l’outil plutôt que les usages
Vous serez peut-être tenté de demander à vos collaborateurs ce qu’ils pensent de l’outil une fois celui-ci déployer : en lui attribuant, par exemple, une note ou en les questionnant sur ses fonctionnalités.
Et c’est une erreur.
Car si vos collaborateurs n’apprécient pas l’outil, vous prenez le risque de ne les faire adhérer à ce changement de solutions.
Le mieux est de donner un contexte et des éléments d’usages plutôt que d’amener vos collaborateurs à se concentrer sur les aspects fonctionnels de l’outil.
Vous évitez ainsi les déceptions et donnez plus de chances à vos équipes de se projeter avec l’outil.
Laisser les collaborateurs se débrouiller
Vous avez confiance dans la capacité de votre nouvel outil collaboratif à faciliter vos échanges internes ? C’est une excellente chose !
Mais cela ne doit pas pour autant vous convaincre que vos collaborateurs n’auront pas besoin d’aide pour le prendre en main.
Entre les salariés peu enclins au changement et ceux ayant besoin de temps pour prendre en main un nouvel outil, proposer des formations ne sera pas de trop pour les aider dans cette période de transition.
Identifiez les principaux usages que vous souhaitez renforcer via votre plateforme et faites-vous accompagner par l’éditeur pour mettre sur pied un programme de formation adapté à votre plateforme collaborative et ses fonctionnalités.
Le manque d’animations quotidiennes
A l’image des formations, vous voulez donner à vos collaborateurs l’opportunité d’utiliser l’outil et cela passe par des animations quotidiennes.
Rituels au sein de la plateforme, gamification avec des quizz ou des escape Games, présentation des nouvelles applications, mise en avant des réussites des collaborateurs : les outils collaboratifs qui ne bénéficient pas d’animations régulières, au moins durant les premiers mois suivant leur déploiement, voient leur taux d’utilisation chuter rapidement.
Rappelez-vous la métaphore de la boîte de nuit : personne n’a envie de se rendre dans un endroit peu engageant.
Négliger le parcours utilisateur
La dernière erreur à éviter serait de ne pas penser à la place de votre nouvel outil collaboratif dans votre système IT.
Autrement dit : utiliser plusieurs solutions de collaboration et de communication sans avoir réfléchi à la façon dont vos collaborateurs peuvent et vont naviguer de l’un à l’autre.
L’objectif visé avec le déploiement d’un nouvel outil collaboratif est de renforcer les usages des équipes tout en facilitant leur utilisation des outils internes.
Votre outil doit donc être perçu comme un élément à imbriquer dans un ensemble plus grand, dans le cas où votre nouvel intranet ou réseau social d’entreprise ne serait pas l’unique socle de votre communication interne.
5 conseils pour réussir le déploiement de votre outil collaboratif
Voici 5 conseils pour éviter les erreurs que nous avons vu ensemble :
- Soyez ambitieux et visez un déploiement avec un grand nombre d’utilisateurs pour faire du déploiement de votre outil un événement ;
- Concentrez-vous sur les usages que va renforcer votre outil, pas sur ses fonctionnalités ;
- Proposez des formations adaptées à vos collaborateurs pour ne pas les laisser démunis lors de la phase de déploiement et les aider à prendre en main l’outil ;
- Nommez des ambassadeurs chargés de motiver les troupes et réfléchissez à un programme d’animations pour alimenter l’activité au sein de votre outil ;
- Réfléchissez avec l’aide de votre DSI à la façon dont votre nouvelle solution collaborative va compléter le système IT pour faciliter le parcours utilisateur.