Comment créer un espace professionnel en période de télétravail ?

Comment travailler à domicile en période de covid-19 ?

Nous avions pris le temps de vous donner quelques conseils sur la marche à suivre et les outils à adopter pour faire face efficacement à une situation de crise comme celles que nous vivions actuellement, à l’occasion d’un précédent article. Mais comme vous le savez, nous n’aimons pas faire les choses à moitié chez Jamespot et c’est pourquoi nous avons décidé d’enfoncer un peu plus le clou avec un nouvel article, cette fois-ci dédié au télétravail dans son ensemble.

La situation actuelle en France obligeant la majorité de la population à travailler de chez elle, nous nous sommes dit que donner quelques conseils pour bien gérer sa journée de télétravail ne serait pas malvenu, d’autant qu’un certain nombre d’entre vous n’a peut-être pas l’habitude de travailler à distance

Matériels, conditions de travail collaboratif et bonnes pratiques : on vous donne tous les bons conseils pour faire de votre journée de télétravail, une journée rimant avec efficacité, productivité mais aussi et surtout bien-être ! Vous êtes prêts ? C’est parti !

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Le télétravail est une réalité professionnelle

Si vous n’avez jamais fait de télétravail, vous faites sûrement parti de ceux qui pensent que celui-ci se résume à utiliser son ordinateur chez soi pour travailler, ni plus ni moins. Si vous n’avez pas tort dans le fond, il convient toutefois de bien se préparer en amont afin de réduire les chances de mauvaises surprises.

Je m’explique : il existe deux scénarios possibles dans le cas du télétravail. Soit celui-ci s’impose le jour même à cause d’un événement qu’il vous était impossible de prévoir (accident de train qui empêche toute possibilité d’aller au travail, par exemple.) Soit il vous est possible de déterminer durant quel jour de la semaine vous travaillerez de chez vous (vous savez qu’il vous sera difficile d’aller au travail ce jeudi car la grève des transports commence le même jour.)

Comment organiser son quotidien en période de crise sanitaire ?

Évidemment, dans le premier cas de figure, il vous sera difficile de vous préparer puisque vous serez contraint, de manière imprévue, à faire du télétravail. Il est donc important de préparer le terrain ou a minima de vous laisser une porte de sortie dans le cas où le télétravail serait inévitable, comme c’est plus ou moins le cas en ce moment : assurez-vous d’avoir un ordinateur fonctionnel à votre domicile, ou prenez toujours votre matériel de travail sur vous quand vous rentrez chez vous.

J’opte à titre personnel pour la deuxième option : à chaque fin de journée, je prends le soin d’emmener avec moi le pack de base du télétravailleur à savoir : mon ordinateur de travail, le chargeur dédié et ma souris. Vous pouvez bien sûr pousser davantage la chose en prenant avec vous casque et carte SD par exemple mais avec ces 3 éléments, vous êtes sûr d’avoir le minimum à disposition pour télétravailler sans problème !

Comment optimiser son espace de travail en période de crise ?

Maintenant que vous êtes assurés d’avoir le matériel qu’il faut à disposition, il est temps de nous intéresser à la disposition de votre lieu de travail version Home office. Si vous souhaitez en savoir davantage sur les outils à utiliser en cas de télétravail, je vous renvoie à notre article « comment s’organiser en temps de crise » dans lequel nous vous donnons les noms de plusieurs outils parfaitement adaptés aux situations de télétravail.

Bien, revenons à l’essentiel : l’avantage avec votre lieu de travail est que celui-ci est (normalement) organisé dans le but que vous puissiez travailler dans les meilleures conditions : bureau, téléphone, chaise, matériels informatiques, tout est là pour vous permettre d’évoluer dans un environnement propice au travail et à la performance. Le problème, c’est que vous êtes à présent coupé de ce lieu si bien préparé et que vous vous trouvez dans un endroit où, à l’inverse, vous n’avez pas l’habitude de travailler.

Comment recréer une ambiance de travail chez soi ?

Voici donc quelques conseils pour reproduire votre ambiance de travail : isolez-vous dans une pièce silencieuse pour ne pas être distrait par votre environnement personnel (sauf en cas d’obligations comme la garde des enfants bien entendu, nous vous faisons confiance pour gérer vos devoirs ?). Ensuite, placez-vous face à un bureau avec une chaise confortable et disposez votre matériel.

Je sais ce que vous vous dites : le canapé a l’air particulièrement tentant et agréable mais ce n’est pas un endroit idéal pour travailler. Tout ce que vous allez y gagner, c’est juste une grosse envie de faire la sieste (croyez-moi, votre humble serviteur est déjà passé par cette épreuve). Pour finir, assurez-vous d’avoir de quoi boire et de quoi grignoter, histoire de tenir le coup durant les heures creuses.

Les bonnes pratiques en période de télétravail

Le télétravail n’est pas qu’une affaire de matériels et de lieux, bien au contraire. Utiliser les mêmes outils qu’au travail est une chose mais n’oubliez pas que les conditions dans lesquelles vous allez travailler vont être radicalement différentes de celles de d’habitude.

Chez vous, pas d’échanges avec les membres de votre équipe, pas de pause-café avec les collaborateurs, pas de réunion globale… bref, vous l’avez compris : faire du télétravail, cela veut dire être beaucoup plus seul qu’à l’accoutumée d’où l’importance de mettre en quelques tips pour garder le cap et sa motivation.

• Première pratique intéressante ? le bonjour du matin ! Dès le début de la journée, réunissez les membres de votre organisation au sein d’une salle de visioconférence afin de vous saluer et de discuter des sujets chauds qui concernent votre organisation ! Le bonjour du matin est un excellent moyen de commencer votre journée avec un événement collectif régulier, d’établir un contact avec vos collaborateurs malgré la distance (#jenesuispasseul), et de partager les informations importantes de l’entreprise en temps réel ! Vous verrez, prendre 30 minutes de votre temps chaque matin pour saluer et discuter avec vos collaborateurs vous permettra de diminuer l’impression de solitude et de travailler plus efficacement dès le début de la journée ! N’hésitez pas non plus à répéter cette pratique en fin de journée, pour faire le point sur l’avancée des projets de votre équipe et marquer la fin de la journée avec vos collaborateurs ?
• Seconde pratique ? fixez-vous des objectifs clairs. Cela vous aidera à avoir une vue précise des tâches que vous devez effectuer pendant la journée. Et si vous avez du mal à établir un programme à vous tout seul, le bonjour du matin avec vos collaborateurs est justement là pour vous y aider.
• Troisième pratique ? n’hésitez pas à prendre des pauses. Bien évidemment vous avez des missions à réaliser et des objectifs à atteindre mais vous êtes seul, je me permets de vous le rappeler. Le fait que vos collaborateurs ne soient pas là faits que vous n’avez plus l’opportunité de vous changer les idées en prenant par exemple un café avec un(e) collaborateur(trice). Ainsi, si l’un de vos proches se trouve chez vous, n’hésitez pas à prendre une pause et à aller lui parler ou même à sortir prendre un peu l’air (pas trop loin, souvenez-vous des règles ?). Dans tous les cas, prenez le temps de souffler un peu : cela vous permettra de mieux repartir par la suite !

Les outils du télétravailleur : ce qu’on en pense

Voilà, nous espérons que cet article vous a plu et que ces quelques conseils vous aideront à faire du télétravail un moment moins difficile à passer en ces temps de confinement. Et si vous cherchez actuellement un outil capable de vous aider à mieux travailler à distance, n’hésitez pas à contacter les équipes Jamespot ! Nous vous expliquerons dans quelle mesure la plateforme Jamespot peut vous aider à travailler plus efficacement tout en gardant le contact avec vos collaborateurs ?