Comment optimiser la collaboration d’entreprise ?
Découvrez comment la mise en place d’une stratégie de travail collaboratif vous permettra d’optimiser vos process et l’efficacité de vos équipes.
Bien plus qu’un mot à la mode, la collaboration d’entreprise est un enjeu essentiel pour les organisations.
Productivité, bien-être, partage… C’est un fait, la collaboration rassemble les équipes et facilite la communication interne.
Se pose toutefois la question de savoir pourquoi le collaboratif au sein d’une société est autant plébiscité et surtout, comment faire pour le mettre en place ?
Dans ce guide dédié, les équipes Jamespot vous proposent une analyse complète et détaillée du processus à mettre en place et à suivre, pour optimiser au mieux votre collaboration d’entreprise.
Qu’est-ce que la collaboration d’entreprise ?
La collaboration dans une entreprise est une valeur indispensable qui permet la cohésion d’équipe pour atteindre des objectifs communs. Les idées et le travail combinés d’une équipe sont mis en commun pour mener à bien des projets complexes, pour innover et pour arriver à un produit qui surpasse la concurrence.
Bref, sans cette collaboration, votre entreprise stagnera. En effet, une entreprise collaborative, c’est une entreprise dont l’organisation favorise le travail en commun, la coopération des salariés et donc une entreprise plus productive.
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La collaboration en entreprise repose sur 4 grands piliers. Découvrez lesquels et comment les maîtriser, pour une efficacité optimale !
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C’est un fait : bien communiquer en interne est, pour une entreprise, un véritable marqueur de réussite.
Rien de surprenant toutefois. Bien échanger, partager la bonne information au bon moment permet d’engager plus rapidement et plus efficacement l’ensemble de ses équipes.
L’optimiser, c’est mettre en place tout un ensemble de pratiques permettant à ses collaborateurs d’échanger de manière plus efficace.
Et c’est un vrai changement de paradigme, car il y a encore quelques années, le rôle de la communication interne était tout bonnement informatif.
D’ailleurs, une étude IPSOS tend à le démontrer : 58% des salariés jugent la culture de la collaboration en progrès dans leur entreprise. Ils sont 69% à le penser, chez les moins de 35 ans.
Désormais, ses enjeux et son impact sont réels. Cela participe notamment à :
- Diffuser les bonnes informations, au bon moment et aux bonnes personnes : un outil collaboratif permet de publier et donc de transmettre à son audience, un message, une information importante. Toujours selon l’IPSOS, 69% des équipes estiment que le collaboratif a un impact positif sur le partage de connaissance.
- Améliore l’engagement et la cohésion des équipes : une bonne collaboration en interne suppose un taux d’engagement plus important. Les équipes sont satisfaites et s’entraident, se donnent des conseils, avancent ensemble et célèbrent les succès.
- Échange sur les réussites ainsi que sur les progrès : les échanges au sujet des succès de l’équipe renforcent le sentiment d’utilité et favorisent la prise en compte des qualités de chacun. Cela permet de motiver les collaborateurs, de créer une culture commune de réussite et de célébration sur les réussites et donc, de renforcer la culture d’entreprise.
- Impact sur les performances et le chiffre d’affaires : des collaborateurs bien informés sont plus engagés et efficaces. C’est pourquoi, il faut investir du temps et de l’énergie car, en plus de booster l’engagement, cela réduit le turn-over, les dépenses en recrutement, etc… Toujours selon l’IPSOS, près d’un tiers des équipes partageraient cet avis.
Une communication interne bien pensée contribue à l’épanouissement de l’entreprise et à la réussite de ses équipes. Il est donc devenu indispensable pour les organisations de penser à l’optimiser pour permettre à tous, de profiter des avantages qui en découlent.
Comment bien collaborer au sein d’une entreprise ?
🤝 Mettre en place une culture collaborative
📚 Améliorer l’environnement de travail et d’échange
🚀 Choisir les bons outils
🤓 Le management par l’exemple
4. Le management par l’exemple
Ce n’est pas une coïncidence si les guides passent toujours devant les randonneurs. Ils ouvrent la voie et montre l’exemple. Pour être un bon manager, il faudra faire la même chose. Si vous souhaitez plus de collaboration et de communication transverse, vous devez commencer, vous aussi, à le mettre en place dans votre manière de travailler.
Cela peut passer par l’utilisation d’outils collaboratifs (tableaux, gestion de projet…), ou juste par le fait de communiquer régulièrement vos objectifs et vos missions. Faites ce que vous souhaitez que vos collaborateurs fassent et cela deviendra naturel pour eux aussi.
5. Valoriser et accompagner le collaborateur
La collaboration d’entreprise c’est aussi valoriser, former, accompagner ses équipes. Voici ce qu’il faut savoir à ce sujet.
1. Formation continue et développement professionnel
Une autre manière de renforcer la collaboration au sein de son entreprise est d’accompagner ses équipes, de leur permettre de se former et de se développer tout au long de leur carrière.
46% des actifs pensent faire le même métier, mais pas de la même manière d’ici aux 2 prochaines années. L’objectif final est de leur donner la possibilité de se sentir épanoui au sein de la structure.
Une personne qui ne se sent pas bien, qui souhaite partir ou qui part, suppose :
- une perte de temps,
- une perte d’argent,
- une perte en termes de ressources humaines.
Il ne faut donc pas occulter la partie “développement” non pas de la société, mais de ses équipes, pour que celles-ci puissent grandir et évoluer.
2. Favoriser la collaboration entre services
La collaboration inter-services joue un rôle essentiel dans l’amélioration de la communication interne au sein des entreprises. S’assurer que les échanges entre les équipes et les services soient bons, permet de simplifier le partage d’informations et des ressources.
En outre, cela permet de résoudre plus facilement les éventuels problèmes rencontrés au sein d’une structure ou d’un département. Plus de transparence, partage des ressources, culture d’entreprise…
Créer des ponts entre les équipes et les départements n’a que du bon à condition que les échanges n’outrepassent pas les limites imposées : vous ne voulez pas qu’un développeur donne ses directives sur la gestion client ou le produit, ou qu’un commercial impose ses vues au marketing.
Quels outils utiliser pour renforcer la collaboration d’entreprise ?
On vous a parlé plus tôt de l’intranet et du Réseau Social d’Entreprise. Ces deux outils permettent de faciliter la collaboration d’entreprise et la cohésion d’équipe. Mais, ils ne sont pas les seuls :
- L’intranet : désormais, l’intranet est collaboratif. Il respecte la structure hiérarchique de votre entreprise tout en permettant aux collaborateurs de s’exprimer et d’échanger avec les décisionnaires. Fast Intranet de Jamespot vous permet ainsi de renforcer la collaboration interne de votre organisation et structurez l’accès à votre système d’information.
- Le Réseau Social d’Entreprise : Le RSE pousse la collaboration plus loin que l’intranet collaboratif, puisque le partage des données se fait par tous les collaborateurs et n’émane pas nécessairement des décisionnaires. Et Open Agora de Jamespot vous permettra de communiquer en toute simplicité en temps réel avec l’ensemble de votre organisation.
- Les outils de gestion de projet : il ne faut pas oublier que la collaboration passe également par une bonne gestion de projet afin de faciliter le travail en équipe et le partage des tâches à travers des points réguliers. Les applications Tableaux et Rôles de Jamespot vous permettent de planifier, organiser et gérer tous vos projets dans un seul et unique lieu.
- Les outils de bureautique : pour éviter la multiplication des envois de documents par mails, il est aussi essentiel de se doter de bon outil de bureautique pour collaborer à plusieurs sur un même document en temps réel. Et c’est là ou WeDoc de Jamespot est indispensable.
- L’animation de réunions : La réunion fait partie du quotidien dans une entreprise collaborative. Mais pour les rendre dynamiques, Diapazone vous permet de préparer et d’animer vos réunions de manière efficace, quels que soient vos objectifs.
- La Digital Workplace : Et finalement, la Digital Workplace vous permet de faciliter la collaboration en rassemblant dans un seul lieu l’ensemble des outils utilisés dans l’entreprise. Un Hub simplifié pour plus de cohésion. Avec la Digital Workplace de Jamespot, bénéficiez de nombreuses intégrations pour améliorer la collaboration au travail.
Jamespot, l’outil le mieux adapté pour la collaboration d’entreprise ?
Maintenant que vous connaissez l’importance de la collaboration d’entreprise, je suis sûr que vous posez tous la même question : Jamespot est-il l’outil qu’il me faut ? On vous a déjà présenté les produits Jamespot qui vous aideront à optimiser la collaboration d’entreprise, mais laissez-nous vous présenter Jamespot et ses avantages.
Utiliser un outil de communication pour son travail au quotidien est une formidable idée pour les entreprises souhaitant renforcer la cohésion entre les collaborateurs, les utilisateurs de leur plateforme. L’avantage, chez Jamespot, est que nous proposons une plateforme aux fonctionnalités, dont vous pouvez installer telle ou telle application afin d’améliorer votre productivité.
Contrairement à certains concurrents, comme Slack, Talkspirit, Google Teams ou Microsoft, notre outil interne de gestion adapté aux entreprises et au travail collaboratif permet :
- De partager les différentes informations et les documents ;
- De mieux dispatcher et gérer les tâches entre les utilisateurs ;
- D’avoir accès à une messagerie instantanée, comme Slack et autres chatops ;
- De surfer sur le métavers ;
- D’organiser des réunions au sein de votre équipe de travail.
Vous souhaitez obtenir plus d’informations au sujet de notre outil de communication interne ? N’hésitez pas à consulter l’ensemble des ressources disponibles où à nous faire part de votre projet, en nous présentant ce que vous souhaitez mettre en place.
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Un réseau social d’entreprise est un logiciel pour travailler efficacement partout, même à distance. De quoi atteindre les objectifs fixés en amont grâce à un processus, des fonctionnalités et des applications bien définis.
Jamespot propose à ses clients 4 produits packagés et plus de 100 applications métiers pour répondre à tous leurs besoins de communication et de collaboration interne. Réseau social d’entreprise, intranet de communication, bureautique en ligne et animation de réunions, les produits Jamespot sont 100% français, sécurisés et sont déployables en quelques clics pour permettre aux organisations d’aller encore plus vite dans leur transformation digitale.
Entre l’accompagnement personnalisé, les formations hebdomadaires, les rencontres clients… chaque client est suivi par Jamespot pour lui permettre d’exploiter l’entièreté du potentiel de la solution. La communication interne est un vrai problème pour de nombreuses entreprises. Utiliser les meilleurs outils permet de résoudre bon nombre de problèmes (perte d’information, perte de temps), de renforcer les compétences et aide l’activité à mieux se porter.
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Mieux collaborer en entreprise en 5 étapes
Maintenant que vous comprenez les avantages de la collaboration en entreprise, regardons ce qui est le plus important : comment le mettre en place dans votre organisation ?
1. Mettre en place une culture collaborative
Pour que vos collaborateurs puissent bien collaborer, il faut tout d’abord qu’ils s’en sentent libres. Ainsi, la première étape pour transformer son entreprise en organisation collaborative est de mettre en place un environnement sain ou chacun peut s’exprimer et partager ses idées sans se sentir juger.
Cela passe notamment par la mise en place d’atelier de brainstorming et d’échange autour de certains projets ou certaines idées. Par exemple, vous pouvez organiser des moments d’échanges autour des sujets qui touchent votre entreprise :
L’objectif est de créer un espace sain pour que tout le monde puisse s’exprimer.
2. Améliorer l’environnement de travail et d’échange
Le bien-être des collaborateurs ne passe pas seulement par un lieu de travail agréable. Cela passe également par l’environnement. Si vous mettez la pression à vos employés et fixez des objectifs élevés sans leur expliquer pourquoi ou sans leur en donner les moyens, les résultats attendus pourraient bien ne jamais être atteints.
Ainsi, vous devez être le plus clair possible sur la stratégie de l’entreprise. Et comme l’implication des collaborateurs passe par l’implication de la direction, les managers et leaders de votre entreprise doivent s’impliquer dans votre communication interne. Ils doivent donner l’exemple au personnel et être les premiers à motiver la collaboration et la communication transversale.
3. Choisir les bons outils, pour le collectif
La culture collaborative va ensuite se créer grâce aux outils qui vont permettre ces échanges quotidiens entre collègues. Un intranet ou un Réseau Social d’Entreprise est indispensable pour permettre à vos collaborateurs de bien travailler ensemble.
L’intranet va faciliter la communication descendante. En effet, être transparent et communiquer régulièrement sur les changements et les évolutions de l’entreprise est essentiel pour impliquer vos collaborateurs. Cette transparence crée une communauté autour de vos valeurs et vos objectifs pour développer la collaboration en entreprise.
Le Réseau Social d’entreprise, lui, encourage, la communication transversale entre les équipes. Chacun peut discuter et partager ses connaissances avec un autre membre de l’entreprise, quel que soit le service ou le niveau hiérarchique. Cela abaisse les barrières entre les collaborateurs et crée un environnement plus libre et donc plus collaboratif.