Télétravail : comment gérer ses projets à distance ?

Qu’est-ce qu’une équipe à distance ?

Commençons par le commencement. Qu’est-ce qu’une équipe projet à distance ?

Une équipe projet à distance est un groupe de collaborateurs qui travaillent ensemble sur un même projet, dans des lieux physiques différents. Cela peut être des lieux, des villes voire des fuseaux horaires différents.

Et, il existe 3 types d’équipes à distance dans un projet :

• Équipes entièrement à distance : Le nom explique clairement le terme. Toutes les personnes impliquées dans le projet travaillent depuis leur domicile ou un bureau séparé.
• Équipes hybrides : Certains membres de l’équipe travaillent depuis un lieu centralisé tandis que d’autres travaillent à distance.
• Équipes flexibles : Les membres de l’équipe ont la possibilité de travailler à la fois à distance et dans un lieu centralisé.

Selon le type de projet lancé, les échanges et les méthodes de travail collaboratif seront différents. Il faudra ainsi ajouter à cela les spécificités de vos équipes.

Quels sont les défis liés au télétravail ?

Le télétravail est un mode de travail perçu comme idéal pour de nombreux collaborateurs. Selon une enquête, 87 % des employés à distance ressentent moins de stress et 30 % pensent pouvoir accomplir leurs missions en moins de temps quand ils sont en télétravail.

Pourtant, la distance peut également apporter son lot de complications dans la gestion d’un projet :

• Une mauvaise communication : à distance, il est plus difficile d’échanger rapidement autour du projet. Même si les réunions en visioconférence peuvent aider, elles ne peuvent pas remplacer les petits points informels que nous pouvions avoir autour de la machine à café ! ☕
• Une gestion plus ardue : Parce qu’il devient plus difficile de communiquer avec votre équipe, il est possible que la gestion de projet à distance devienne également plus complexe. Cela peut entraîner des incompréhensions voire des retards.
• Des fuseaux horaires différents : Si vous travaillez avec dans des pays différents avec des fuseaux horaires opposés, échanger et se rencontrer peut s’avérer être une tâche compliquée. Dans ce cas, il n’y a pas beaucoup de solutions. Votre équipe doit choisir une période pendant laquelle elle peut communiquer, que ce soit par mail ou par vidéoconférence.
• Une technologie instable : Niveau accès à internet, nous ne sommes pas tous logés à la même enseigne. Certains ont la fibre, tandis que d’autres un faible réseau. Alors, soyez patient et choisissez de couper vos caméras pendant les réunions en visioconférence ou utiliser des logiciels moins gourmands en bande passante. 😉
• Le sentiment d’isolement : L’un des grands défis d’une équipe travaillant à distance, c’est d’apprendre à vivre avec la solitude. Pour lutter contre cela, vous pouvez organiser des petites animations tout le long de la semaine ou des petites pauses café pendant l’après-midi afin de casser la routine et éviter que les membres de votre équipe finissent par se sentir isolés des autres. 😥

Comment mieux gérer ses projets à distance ?

Maintenant que vous connaissez les principaux défis d’une équipe à distance, nous allons pouvoir entrer dans le vif du sujet et vous donner nos conseils pour mieux gérer vos projets à distance.

1. Choisir le chef de projet idéal

Comme on le sait, la communication interne est l’élément le plus important pour la réussite d’un projet à distance. Ainsi, le chef de projet a le rôle le plus important pour la réussite de vos projets. Il doit pouvoir assurer la bonne communication entre les membres de l’équipe pour que le projet se déroule de la meilleure façon possible.

Qu’il s’agisse de mails, de réunions hebdomadaires ou ponctuelles avec l’équipe, ou encore d’appels en visioconférence – tout cela fait partie des responsabilités du chef de projet en matière de communication. Il doit être capable de trouver les outils nécessaires à son équipe, les utiliser et mettre en place des rituels pour contrôler l’avancement du projet.

Mais ce n’est pas tout. Le chef de projet devra communiquer plus fréquemment et trouver des moyens créatifs afin de rester en contact avec l’équipe projet et le client. Les réunions et les messages réguliers sont toujours indispensables dans le cadre d’un projet à mener à son terme, mais étant à distance, le chef de projet a tout intérêt à communiquer encore davantage, par exemple en envoyant des messages quotidiennement à l’équipe pour les informer rapidement de l’état d’avancement du projet. Ces efforts vont permettre à tout le monde d’avancer de manière collective malgré la distance et ainsi de créer un climat de confiance et de cohésion au sein de l’équipe tout au long du projet.

2. Faire confiance à ses équipes

La confiance est un point essentiel, pour ne pas dire indispensable, pour que le projet se passe bien. Lorsque vos collaborateurs travaillent à distance, impossible pour vous de vérifier que leur travail est bien fait en temps et en heure, ou de vérifier leurs horaires de travail.

Il est donc impossible de travailler avec une équipe en qui vous n’avez pas confiance pour mener à bien le projet. Si vous commencez avec une équipe solide et dévouée, vous avez déjà gagné la moitié de la bataille. Vous devez donc travailler avec des personnes motivées et proactives par nature, et non avec celles qui ont besoin d’être constamment poussées pour remplir leur rôle.

Mais attention, la confiance est mutuelle. Si vous devez avoir confiance en vos collaborateurs, ils doivent également pouvoir avoir confiance en leur leader pour mener à bien le projet.

3. Utiliser les outils de gestion de projet adaptés

Choisir un outil de gestion de projet ne se fait pas sur un coup de tête, surtout que vous allez probablement continuer à l’utiliser même une fois le dit projet terminé. Vous devez donc faire attention à certains points pour être sûr de faire le bon choix :

• Les fonctionnalités : n’hésitez pas à dresser une liste des fonctionnalités dont vous avez absolument besoin dans un outil de gestion de projet. Ensuite, créez une autre liste contenant les fonctionnalités qu’il serait bon d’avoir. Utilisez ces deux listes lorsque vous comparez différentes solutions.
• Les méthodes de travail : Il ne sert à rien de forcer votre équipe à changer sa façon de travailler juste pour pouvoir utiliser un outil particulier. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez soit flexible et surtout corresponde aux méthodes de travail de vos équipes. Découvrez d’ailleurs, toutes nos applications Jamespot !
• La facilité d’utilisation : Il est important que l’outil soit facile à utiliser et à prendre en main. Si les collaborateurs ne comprennent rien à son fonctionnement, un temps d’apprentissage sera alors nécessaire pour que les membres de votre équipe puissent le prendre en main, ce qui représente du temps en moins dans la réalisation du projet.
• Le budget : Certains outils sont conçus pour les petites équipes disposant d’un budget modeste, tandis que d’autres sont davantage dédiés aux structures importantes disposant d’un budget plus conséquent.

4. Impliquer l’ensemble de ses équipes

A distance, le risque de voir vos collaborateurs être démotivés et moins s’impliquer dans le projet est tout sauf anodin. L’éloignement avec les collaborateurs, la solitude et le manque d’échanges formels et informels peuvent avoir des conséquences désastreuses sur l’implication des membres de votre équipe.

Pour éviter ce phénomène, vous devez donner des rôles précis et des responsabilités bien définies à chacun. Et vous assurez que tout le monde respecte les délais des tâches données. C’est l’un des plus grands défis pour un chef de projet. Communiquer au maximum sur les points de blocage et suivre l’avancement du projet autant que faire se peut tout en s’assurant que chaque membre puisse être efficace malgré le télétravail.

5. Faire preuve de flexibilité

Un projet ne se passe jamais comme prévu au départ. Il y a toujours des changements, des complications voire des échecs. Aléas, problèmes et imprévus surviennent et peuvent faire voler en éclats votre planning et votre organisation. 😱

Vous devez donc être flexible pour éviter que vos problèmes s’enracinent et que vous puissiez les résoudre rapidement. Pour cela, on vous conseille de faire confiance dans la créativité et la réactivité de vos équipes. 🤩 À plusieurs et même à distance, il est tout à fait possible de s’adapter aux circonstances de rebondir face aux imprévus, ne l’oubliez pas 😉

6. Documentez les process

Les équipes à distance fonctionnent mieux lorsqu’elles mettent tout par écrit. En effet, avec la distance, il est important de garder une trace écrite de chaque réunion et de chaque décision. De cette manière, tout le monde peut se tenir au courant des dernières avancées ou bien se souvenir de ce qui a été dit lors de la dernière réunion qu’ils auraient loupée.

Conservez les documents dans un endroit où les membres de l’équipe peuvent les trouver facilement pendant qu’ils travaillent. Ainsi, si quelqu’un a une question, il pourra trouver la réponse en toute autonomie sans attendre que vous lui disiez quoi faire.

Ainsi, vous restez transparent, gagnez du temps et aidez tous les membres de votre équipe à rester sur la même longueur d’onde, même à distance !

6. Documentez les process

Les équipes à distance fonctionnent mieux lorsqu’elles mettent tout par écrit. En effet, avec la distance, il est important de garder une trace écrite de chaque réunion et de chaque décision. De cette manière, tout le monde peut se tenir au courant des dernières avancées ou bien se souvenir de ce qui a été dit lors de la dernière réunion qu’ils auraient loupée.

Conservez les documents dans un endroit où les membres de l’équipe peuvent les trouver facilement pendant qu’ils travaillent. Ainsi, si quelqu’un a une question, il pourra trouver la réponse en toute autonomie sans attendre que vous lui disiez quoi faire.

Ainsi, vous restez transparent, gagnez du temps et aidez tous les membres de votre équipe à rester sur la même longueur d’onde, même à distance !

7. Organisez des réunions plus fréquentes

S’il y a bien un conseil que vous devez absolument appliquer, c’est bien celui-ci ! 😉 À distance, communiquer sur la gestion du projet est essentiel. Pour cela, vous devez organiser plus de réunions que d’habitudes.

Vous pouvez, par exemple, organiser des réunions hebdomadaires sur l’état d’avancement du projet, et des réunions de fin de semaine pour savoir ce qui s’est bien et moins bien passé. Mais il peut être aussi judicieux d’ajouter des réunions mensuelles ou trimestrielles de révision du projet pour les engagements plus longs afin d’augmenter le nombre de points de contacts sur le projet.

Des réunions d’équipe plus fréquentes renforcent la cohésion et la collaboration et contribuent à éviter les problèmes et les incompréhensions entre les collaborateurs. 🤝

8. Rendre des feedbacks

Les feedbacks sont nécessaires pour améliorer les performances de votre équipe. Ils peuvent également vous aider à instaurer la confiance et à renforcer les relations au sein de l’équipe. 82% des employés apprécient réellement de recevoir un retour d’information.

Toutefois, seuls 26 % d’entre eux déclarent que le retour d’information qu’ils reçoivent les aides à s’améliorer. Pour vous aider à fournir les bons feedbacks à vos collaborateurs, voici quelques conseils :

• Soyez précis : cela ne sert à rien de tourner autour du pot, aller à l’essentiel. ✊
• Concentrez vous sur les performances et la qualité du travail, évitez de critiquer la personnalité d’un membre de l’équipe.
• Soyez constructif : Cette remarque est évidente mais rappelez vous qu’une critique ne sert à rien si elle ne permet pas de faire avancer le projet.
• Restez discret : La plupart des gens n’aiment pas être critiqués en public, alors donnez vos commentaires de préférence en privé.

N’attendez pas la fin du projet : donnez vos feedbacks au fil de l’eau, ainsi vos collaborateurs pourront s’améliorer et améliorer la qualité de leur travail.

9. Suivre les avancées

Après avoir donné le coup d’envoi du projet, vous aurez besoin d’un endroit pour gérer son cycle de vie, au jour le jour. Quel que soit l’outil que vous utiliserez, il devra vous permettre de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Tout en permettant à tous les membres de l’équipe de savoir qui est responsable de quoi, et où le projet doit se trouver à certaines étapes de son cycle de vie.

Vous aurez ainsi une vision claire de l’avancement du projet, de même que vos collaborateurs qui pourront voir au jour le jour les affectations des différentes missions liées à l’objectif à atteindre : deux éléments qui contribuent fortement au bon déroulement d’un projet à distance. 💪😉

Quels outils pour mieux gérer ses projets à distance ?

Comme nous l’avons vu, gérer un projet à distance n’est pas toujours facile. Cela demande de l’organisation, de la communication, de l’organisation et de la planification. Pour réunir toutes ces conditions, il est impératif d’avoir les bons outils à disposition. 😉⚒️

Jamespot a d’ailleurs tout ce qu’il vous faut en stock. 😊 Parmi les dizaines d’applications que compte notre store, certaines ont été entièrement conçues pour vous accompagner dans la gestion de vos projets :

• L’application Tableaux : Cette application vous permet de piloter vos projets sereinement, même à distance. En quelques clics, vous pouvez créer des colonnes, ajouter des tâches, les attribuer à vos collaborateurs et ajouter des échéances.
• L’application Diapazone : Cette application vous permet de créer et d’organiser vos réunions comme vous le souhaitez. Vous pouvez ajouter des liens, des documents, timeboxé la réunion, ajouter des animations, et même obtenir un compte rendus auto-généré.
• L’espace documentaire : Cette application vous permet de partager et de centraliser tous vos documents nécessaires à l’avancement de vos projets dans un seul et même lieu.
• L’application Rôles : Cette application vous offre la possibilité de visualiser les rôles et responsabilités de chacun et de mettre en marche de véritables équipes auto organisées.
• L’application WeDoc : Avec WeDoc vous pouvez travailler ensemble sur le même document directement depuis votre plateforme Jamespot. Plus productif et rapide, vous pouvez éditer à plusieurs et en temps réel tous vos contenus.

Ces 5 applications permettent de rester organisé, cohérent et efficace même en télétravail. N’hésitez pas, non plus, à découvrir notre sélection des meilleure plateformes collaboratives de 2022 !

Maintenant, vous savez tout ! Vous pouvez désormais gérer vos projets à distance comme un chef et faire de vos projets de véritables succès ! 🤩🏆 Et si vous souhaitez en apprendre davantage sur la Digital Workplace de Jamespot, n’hésitez pas à nous contacter pour un test ou une démonstration personnalisée. 😉

À très bientôt ! 👋

La F.A.Q

• Comment gérer ses projets à distance ?

En période de télétravail, il peut être compliqué de gérer au mieux ses projets. Utiliser des outils adaptés, comme une plateforme collaborative, permet de rester productif.

• Quels outils utiliser pour gérer ses projets en télétravail ?

Il existe de nombreux outils permettant de gérer au mieux ses projets, même en télétravail : plateforme collaborative, messagerie d’équipe, outils de visioconférence font notamment partie des indispensables.