Comment mettre en place une culture du télétravail dans son entreprise ?
Passé de phénomène de mode à évidence, le télétravail tend à, peu à peu, s'imposer comme étant une alternative intéressante, pour les entreprises comme pour les collaborateurs.
Pour autant, comment s'y prendre pour l'imposer au sein de sa structure ? Découvrez, dans la suite de ce texte, toutes les clés nécessaires pour mettre en place une culture du télétravail efficace au sein de votre organisation.
Petite histoire du télétravail
En France comme ailleurs, le télétravail... ce n’est pas nouveau. Bien avant la crise sanitaire, de nombreux individus avaient déjà tenté l’expérience. Pour autant, les entreprises étaient encore frileuses et ne pensaient pas nécessairement à mettre en place ce mode de fonctionnement chez elles.
Mais avec la crise sanitaire et les différents cas de confinements, tout le monde a dû s’y mettre. Certaines sociétés, notamment celles du digital, n'ont eu aucun problème à s'y coller. D'autres en revanche, ont éprouvé beaucoup de plus de difficultés :
- Manque de moyens financiers et humains (dans le cadre du déploiement de l'outil)
- Manque de connaissance technologique
- Manque de connaissances légales (combien de jours par semaine pour le télétravailleur ?)
Aujourd'hui, si la situation a quelque peu évolué, il semblerait que le travail hybride soit amené à se pérenniser. Un challenge pour les entreprises qui se doivent d’adapter leur fonctionnement, leur culture et leur management.
Comment s’adapter au télétravail ?
Les entreprises et les collaborateurs sont-ils réellement prêts pour le télétravail ? Psychologiquement oui. Techniquement, on ne sait pas trop même si les outils sont là pour les aider, notamment la digital workplace.
Outre l'espact technique, l'aspect légal ! D'abord "dérégulé", le télétravail (ou travail à domicile) bénéficie désormais d'accords d'entreprise. Certaines sociétés vont même jusqu'à éditer une charte de bonne conduite, afin d'être certaines que les missions seront menées comme il se doit.
Voici donc quelques conseils pour vous guider, vous et les travailleurs, dans cette nouvelle aventure, afin que vous ayez toutes les clés nécessaires pour télétravailler dans les bonnes conditions, manager vos équipes à distance, gérer la culture de votre entreprise et choisir les bons outils.
Astuces et bonnes pratiques pour le télétravail
Il est tentant de penser que travailler de chez soi n’a rien de très compliqué. Un bout de table, un ordinateur et le tour est joué. Pourtant, pour que tout se passe bien et afin que le moral et la productivité restent au beau fixe, il est important de faire attention à certains points.
Un espace dédié
Le premier point important est d’avoir un espace adapté au télétravail. Il est essentiel de créer un espace de travail loin du tumulte des enfants, de la télévision ou du voisinage. Il faut rendre l’espace agréable et convivial.
Cela peut ainsi passer par l’achat de fournitures comme un nouveau bureau ou une chaise confortable. L’objectif est de se sentir à l’aise pour travailler dans les meilleures conditions possibles.
Une routine télétravail à mettre en place
Il faut mettre en place une routine allouée au télétravail. Trouver la motivation pour travailler n’est pas facile pour tout le monde, surtout quand les distractions se trouvent à côté : espace dédié, horaires fixes, pauses cafés, points en visio…
Petit à petit, les rouages s'enclenchent et vous permettent de bien travailler. Enfin, il ne faut pas négliger sa qualité de vie : se préparer comme si vous alliez au bureau, manger correctement, pratiquer une activité sportive sont autant de détails qui permettent une expérience en télétravail saine et agréable.
Prioriser pour ne pas sombrer
Mettre en place une to-do list des missions de sa journée est un bon moyen de rester productif. Pour autant, pensez à évoquer le sujet avec vos équipes. En télétravail, la communication doit être doublement plus pertinente.
Échanger est donc le maître mot en situation de travail hybride ou à distance, afin de garder le rythme. On vous recommande de mettre en place des points hebdomadaires avec vos collègues pour discuter des missions de chacun et ainsi faire avancer les projets.
Discuter et échanger, pour garder le lien social
Ces échanges sont l’occasion de créer de nouveaux liens. En effet, les points informels autour d’un café ou à la pause déjeuner n’ont plus lieu. Il faut donc innover pour trouver d’autres moyens d’échanger et de discuter avec ses collègues afin de maintenir le sentiment d’appartenance de chacun au collectif.
Comment manager son équipe à distance ?
C’est un fait : le télétravail représente un challenge, en particulier pour les managers. Ils doivent s’appuyer sur plusieurs grands piliers : la flexibilité, l’utilisation d’outils adaptés au télétravail, la cohésion et l’esprit d’équipe et enfin, le self-management et la formation qui va avec.
La flexibilité du travail hybride
En télétravail ou en situation de travail hybride il est nécessaire que les managers s’adaptent aux calendriers et aux particularités de leurs collaborateurs, tout en suivant les missions et les priorités de chacun.
Les managers doivent être au fait des problèmes possiblement rencontrés en période de télétravail par leurs collaborateurs, qu’il s’agisse d’un problème d’ordre technique (problèmes de connexion, informatique…) ou personnel.
Manager à distance grâce aux outils adaptés
De nombreux outils existent aujourd’hui pour faciliter la gestion du télétravail. Et c’est à l’entreprise qu’incombe le rôle de les mettre à disposition de ses collaborateurs.
Pour travailler en toute sérénité et communiquer efficacement, ils doivent disposer d’outils pour répondre à l’ensemble de leurs besoins : messagerie instantanée, back-office, outils de visioconférence, gestion de tâches… Des outils que Jamespot propose à toutes les organisations.
Créer des rituels pour la cohésion
En télétravail, l’inconvénient principal est la perte de vie sociale et d’échange entre les collaborateurs. Rien ne peut remplacer une discussion autour de la machine à café. Les managers doivent donc faire en sorte de conserver ce lien en organisant des rencontres et autres rituels à intervalles réguliers.
Se former au management à distance
Enfin, si ses responsabilités sont grandes vis-à-vis de la gestion de ses équipes, le manager peut profiter de l’émergence du télétravail pour progresser ! Le télétravail bouleverse les habitudes et fait évoluer les besoins.
Se former aux enjeux actuels pour assurer la bonne gestion du quotidien est donc un point à ne pas négliger. Des formations permettent de faire le point sur les pratiques managériales de l’entreprise, d’identifier les problèmes et ainsi travailler sur leur optimisation.
Comment créer une culture d’entreprise en télétravail ?
Pour que le télétravail se passe bien et que l’entreprise reste productive, il est essentiel qu’une culture du télétravail se mette en place. L’organisation structurelle de l’entreprise doit s’adapter à ce nouveau mode de travail.
Optimiser les outils de communication et les usages
Afin de permettre le développement d’une culture du télétravail forte et saine, il est nécessaire de fournir à vos collaborateurs les outils indispensables à leurs missions, ceci afin de maintenir leur productivité.
Ce n’est pas à eux de payer leurs abonnements à certains logiciels et outils leur permettant de travailler dans de bonnes conditions depuis la maison.
De plus, vous pouvez investir dans du matériel comme des ordinateurs, des bureaux, des formations afin de favoriser une culture pérenne du travail en distanciel. Ils se sentiront à l’aise et cela les aidera à adopter le télétravail d’autant que ce type d’outil assure également la protection des données personnelles !
Laissez le choix : la formule hybride
La crise sanitaire a forcé la mise en place du télétravail. Les entreprises comme les collaborateurs n’étaient pas tous prêt à ce grand changement. Et cela a pu provoquer quelques difficultés et des risques de dépression.
Pourtant, s’il est bien mis en place, le télétravail peut se révéler très puissant. Alors pourquoi ne pas tester un format de travail hybride ? Quelques jours au bureau et quelques jours en télétravail ? Le meilleur des deux mondes, non ?
Cela permet d’instaurer de manière progressive l’idée que le télétravail est à la fois utile, rentable et efficace. Avoir le choix permet également à l'employeur que vous êtes, de fidéliser le salarié dans le temps. Cela permet d'éviter la recherche et le recrutement, et donc la perte de temps et d'argent.
Garantir flexibilité, compréhension et communication
Nous l’avons vu, la communication interne est un pilier essentiel du travail à distance. Les informations doivent circuler facilement et dans un même endroit.
La gestion de projets doit pouvoir continuer et être centralisée. Les échanges doivent être ouverts et réguliers. Tout cela passe par l’utilisation des bons outils et par un management ouvert, à l’écoute et compréhensif.
Simplifier la formation et l’onboarding
La formation des collaborateurs et l’onboarding des nouveaux arrivants sont également des enjeux centraux du télétravail. La distance peut compliquer les choses sur ce point.
Mais en créant des documents ou des templates expliquant le fonctionnement et les rituels de l’entreprise, cela simplifie et accélère le processus d’embarquement de vos nouveaux collaborateurs.
Vous avez, en tant que professionnel, l'obligation d'accompagner vos collaborateurs en leur donnant tous les outils nécessaires pour bien travailler, dans les meilleures des conditions possibles !
Digital Workplace : la communication et la collaboration au coeur du télétravail
Les outils collaboratifs, comme la digital workplace, sont les outils idéaux pour centraliser dans un seul lieu l’ensemble des informations et des ressources nécessaires à vos collaborateurs. En d’autres termes, la digital workplace sert de lien entre l’organisation et vos collaborateurs mais pas seulement, puisqu’elle présente son lot d’avantages non négligeables.
Sécurité
La sécurité est un élément important pour de nombreuses entreprises, notamment en télétravail où chaque collaborateur travaille depuis sa propre connexion. Avec son système de double authentification, la digital workplace vous garantit une sécurité renforcée de toutes vos données.
Pratique
La digital workplace est un espace personnalisable et fonctionnel où l’ensemble des données et des outils des collaborateurs sont centralisés. Cet outil favorise les échanges et la communication interne, même à des dizaines de kilomètres de distance.
De même, les plateformes collaboratives sont accessibles à tous, à toute heure et ce, depuis n’importe quel endroit. Cerise sur le gâteau, vous pouvez y accéder depuis n’importe quel support de travail : depuis votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur.
Renforce la communication interne
Lorsque les outils en place ne répondent pas suffisamment aux besoins de communication interne, il est très simple de s’y perdre, notamment si une entreprise se trouve en situation de travail hybride.
Mais, la digital workplace, en centralisant l’ensemble du processus d’échange et de travail, permet au management de mieux s’organiser, de fluidifier les échanges et de faciliter le travail.
Un article c’est un peu court pour expliquer toutes les astuces et les bonnes pratiques liées au télétravail au travail hybride. Si vous souhaitez aller plus loin et découvrir notre solution, nous proposons l'essai gratuit, sur une période de 30 jours !
Les employés, peu importe leur profession, ont le droit d'être au courant des récentes évolutions et annonces, qu'il s'agisse d'ouverture de poste via de nouveaux emplois, de bonnes ou de mauvaises nouvelles etc... Finalement, inutile de chercher bien loin. Votre public cible, c'est vous et votre entreprise.
Le travail hybride façon Jamespot
La digital workplace de Jamespot dispose d'une véritable profondeur fonctionnelle. Un outil efficace, qui aidera vos collaborateurs à gérer au mieux leur période de travail à distance, tout en permettant d’implémenter, au fur et à mesure, une véritable culture d’entreprise centrée sur le télétravail.
Avec la digital workplace, chacun peut désormais travailler et maintenir les liens avec ses collègues, en présentiel comme en travail à distance. Travail hybride ou télétravail, ces nouveaux modes de fonctionnement façonnent également le monde du travail de demain. Il ne s’agit donc pas de les négliger mais plutôt de les optimiser.
Un article c’est un peu court pour expliquer toutes les astuces et les bonnes pratiques liées au télétravail au travail hybride. Si vous souhaitez aller plus loin et découvrir notre solution, nous proposons l'essai gratuit, sur une période de 30 jours !
Vos questions sur le télétravail
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C'est quoi le télétravail ?
Nouvelle méthode de travail, le télétravail offre la possibilité à vos collaborateurs, d'oeuvrer directement depuis chez eux, dans un espace de coworking ou même depuis l'étranger. Les seules conditions ? Avoir un ordinateur, une connection internet sécurisée et l'envie de bien faire, même à des kilomètres de son bureau.
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Le travail hybride, l'avenir ?
Mais plus que le télétravail, ce qui intéresse davantage les entreprises et les collaborateurs, c'est bien le travail hybride qui mêle à la fois le travail à distance et donc, la possibilité de travailler depuis chez soit ainsi que le travail sur site. En d'autres termes, il est possible de télétravailler 2 à 3 jours par semaine, au choix.
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Quel outil pour le télétravail ?
Le télétravail, ça se prépare. En effet, il existe de nombreux outils permettant à vos équipes de collaborer dans les meilleures conditions possibles, comme la plateforme Jamespot. Un outil personnalisable, centralisant toutes les informations et applications essentielles pour travailler, que vous pouvez découvrir gratuitement durant 30 jours.