Travailler en équipe : les avantages et défis pour les entreprises

Méthode de collaboration éprouvée, le travail d’équipe consiste à ce que plusieurs individus, généralement membre d’une même équipe ou d’un même département, œuvrent ensemble dans le but d’atteindre un objectif commun, fixé en amont par le management.

Il s’agit d’une approche qui repose sur :

• la synergie des compétences,
• les expériences et les perspectives de chaque membre,
• l’échange et la prise de décision.

Dans cet article, nous explorerons tous les avantages que procure cette façon de travailler, tout en mettant en lumière comment la collaboration accrue permet d’améliorer bon nombre de processus chronophages, comme l’efficacité des réunions ou encore les sessions de brainstorming.

Comment travailler en équipe de façon efficace ?

Mettre en place des process adaptés au travail collaboratif n’est pas aussi simple que cela puisse paraître. Pour être efficace, la façon de collaborer doit être réfléchie et optimisée, de façon à ce que les échanges et les façons de faire soient optimisés, pour une efficacité pleine et totale.

Le choix du leader d’équipe

Choisir la bonne personne pour diriger son équipe est essentiel. Un bon leader doit posséder diverses qualités, comme :

• des compétences techniques : il doit connaître et maîtriser le domaine d’activité de l’entreprise, pour guider son équipe.
• de bonnes capacités de communication : il doit faire preuve d’écoute, doit s’exprimer clairement et être source de motivation pour l’équipe.
• avoir une vision stratégique : il doit avoir une vision claire, pour atteindre plus rapidement les objectifs fixés.
• il doit faire preuve de qualités humaines : outre les compétences techniques, le leader d’équipe doit faire preuve de compétences humaines. Il doit soutenir les membres de son équipe, les accompagner, les motive.
• il doit prendre des décisions : de manière rapide et efficace, le leader d’équipe doit être en mesure de prendre des décisions, même si celles-ci sont difficiles.

Fixer un cap et des objectifs clairs

Sans cap clair, il sera difficile pour tout le monde d’avancer dans la bonne direction. Une bonne manière de favoriser le travail d’équipe est donc de déterminer des objectifs clairs.

On parle aussi d’objectifs SMART :

• Spécifiques,
• Mesurables,
• Atteignables,
• Réalistes,
• Temporellement définis.

Il est indispensable que le management prenne le temps de bien communiquer autour de ces objectifs. Chaque membre de l’équipe pourra ainsi les comprendre, les approprier et les hiérarchiser selon leur niveau d’importance.

Outre la définition des objectifs à atteindre, il faudra également lister les indicateurs clés de performances (KPIs) à suivre, pour se rendre compte des progrès réalisés. Ces objectifs varient selon votre mission, mais voici quelques exemples :

• Pour une équipe spécialisée dans le marketing de contenu : nombre de vues ou d’écoutes, durée de lecture ou d’écoutes, taux de rebond, taux de partage, temps nécessaire pour la création du contenu en question…
• Pour une équipe commerciale : CA mensuel, nombre de ventes, montant moyen des ventes, CHURN…
• Pour une équipe chargée de l’événementiel : Nombre d’inscrits, nombre de participants, le taux d’engagement, le taux de conversion, le nombre de vues du replay, le nombre de démos déclenchées…

Créer un groupe de personnes complémentaires

L’aspect technique est une chose. L’aspect humain en est un autre et il est tout aussi important ! S’il est parfois sous-estimé, il faut garder en tête qu’un groupe homogène, composé de collaborateurs complémentaires, permettra de créer une équipe soudée, avançant plus efficacement vers les objectifs fixés.

Diversité des compétences, des expériences, mais aussi équilibre des personnalités sont des éléments à prendre en compte pour créer une structure, une équipe cohérente. Travailler à un environnement de travail sain est un formidable levier de développement, favorisant l’échange, la montée en compétences…

Définir les rôles de chacun pour une organisation claire

Un travail d’équipe pérenne et efficace passe également par une définition claire des rôles qui seront attribués à chacun.

La première étape consiste à identifier les compétences de chacun des membres de son équipe. Il est effectivement préférable d’attribuer les rôles en fonction des compétences de chacun des collaborateurs.

Il faut ensuite définir les responsabilités. Il faut clarifier ce que chaque membre peut ou ne peut pas faire ainsi qu’à qui il doit en référer, si besoin. Avoir une structure pré-définie, mais qui reste flexible permet :

• d’éviter les prises de décisions hasardeuses,
• de garder un cap clair, dont le chef de projet est le garant,
• de limiter, voire d’éviter les conflits.

Attention, encore une fois, à ne pas occulter l’aspect responsabilisation des collaborateurs, ni même entraver à leur développement, s’ils ont des idées, des propositions etc…

La communication, le moteur du travail d’équipe

Dernier pilier, enfin, sur lequel vous reposer pour travailler en équipe, et ce, de manière vraiment efficace : une excellente communication interne ! Chez Jamespot, on considère ça comme étant même le vrai moteur d’une collaboration et d’un travail commun vraiment réussi.

En effet, échanger la bonne information, aux bonnes personnes, mais aussi au bon moment permet de gagner énormément de temps. Diverses études tendent à démontrer qu’une communication défaillante coûterait 26 041 dollars en moyenne, par employé et par an, à cause de la baisse de productivité qu’elle suppose.

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Travailler en équipe présente de nombreux avantages

C’est un fait : le travail en équipe présente bon nombre d’avantages. Mais quels sont-ils ? Voici une analyse complète des bénéfices que vous pourriez tirer à le mettre en place, rapidement, au sein de votre entreprise.

Améliorer l’efficacité de vos réunions et brainstorming

Comme le dit l’adage, « Plusieurs avis valent mieux qu’un ». Et si celui-ci est transposable au niveau personnel, il l’est aussi au niveau professionnel. Ainsi, dans une réunion travail, le fait de réfléchir à plusieurs, en équipe, permet d’optimiser le processus d’idéation et de planification.

Résultat, les réunions ainsi que les sessions de brainstorming (de réflexion) deviennent bien plus productives. Une diversité de point de vue et de positions qui vient enrichir la discussion, ce qui conduit à des solutions plus réfléchies, parfois aussi plus créatives, favorisant l’innovation.

Les compétences sont combinées, les idées s’additionnent, permettant ainsi d’être beaucoup plus efficace : les réunions sont plus courtes et moins nombreuses. Cela tombe d’ailleurs très bien. En effet, 70% des salariés estiment qu’ils seraient beaucoup plus satisfaits s’ils participaient à moins de réunions.

Le travail d’équipe renforce votre culture d’entreprise

Le travail en équipe permet de créer une culture d’entreprise positive et inclusive. Une collaboration interne optimisée favorise le développement d’un sentiment d’appartenance à un groupe et plus globalement, à une entité, à une histoire qui continue d’ailleurs de s’écrire au fil des projets.

C’est essentiel de l’avoir en tête, pour la simple et bonne raison que le nombre de départs volontaires a augmenté de 21 % pour les entreprises de 10 et 49 salariés ! Au contraire, chaque collaborateur se sent écouté, valorisé, avec ses idées prises en considération.

À terme, une culture d’entreprise forte améliore :

• la satisfaction des équipes,
• réduit le turnover (les gens, satisfaits de leurs conditions de travail, ne cherchent pas à partir),
• renforce la marque employeur (l’idéal pour attirer de nouveaux talents).

Apprendre à prendre des décisions

Le travail en équipe permet également aux équipes de développer de nouvelles compétences. On pense, par exemple, à la prise de décision. Au cours des réunions et échanges divers, les collaborateurs vont :

• discuter des différentes options à leur disposition,
• en évaluer les avantages ainsi que les inconvénients,
• faire un choix avisé et important pour l’entreprise.

Il s’agit d’une expérience importante, qui favorise la montée en compétences. Cela sera bénéfique pour l’entreprise, qui capitalise sur différents profils (certains pouvant même se révéler), mais aussi pour les collaborateurs eux-mêmes, qui développent de nouvelles compétences professionnelles essentielles.

La poursuite d’un objectif commun motive les troupes

L’un des intérêts du travail collaboratif, c’est la poursuite d’objectifs communs. Les membres d’une même équipe travaillent ensemble, de façon à les atteindre le plus rapidement possible.

Un but partagé donne plus de sens aux efforts entrepris. Les collaborateurs sont plus impliqués, davantage déterminés. Ils sont alors plus satisfaits dès que les objectifs sont atteints.

Vos collaborateurs développent leur aptitude à résoudre des problèmes

Comme expliqué en amont, travailler en équipe permet de développer certaines aptitudes (la prise de décision). Mais cela aide aussi :

• à confronter les idées,
• à surmonter les défis en communiquant de manière plus efficace,
• à analyser les situations pour trouver une manière simple et pérenne de les surmonter…

In fine, le travail en équipe, lorsqu’il est mené de manière véritablement collaborative s’impose comme expérience enrichissante, permettant à chacun de devenir plus compétent et plus efficace dans la résolution de problèmes.

Travailler en équipe permet de renforcer l’efficacité au travail

Le travail collaboratif permet de répartir les tâches, de manière plus efficace et surtout, de tirer pleinement parti des compétences de chacun. En travaillant ensemble, les membres d’une équipe se concentrent sur leur véritable domaine d’expertise. De quoi gagner en efficacité et en rapidité, pour des tâches rondement menées !

Connaissez-vous les 5C du travail d’équipe ?

Les 5C au travail sont un ensemble de compétences qui permettent de mettre de son côté, toutes les chances de réussite dans un environnement professionnel :

• Communication : la capacité à bien communiquer est essentielle, peu importe l’aspect du travail ciblé. Il faut savoir écouter, comprendre les autres, mais aussi exprimer ses idées de manière claire et concise.
• Collaboration : pour travailler en équipe, il faut avoir le sens de la collaboration. Il faut être prêt à partager ses compétences, ses connaissances, il faut apprendre à gérer et à résoudre les conflits de manière constructive.
• Créativité : la créativité est la capacité à générer des idées novatrices, pour se renouveler et avancer dans son travail de tous les jours. Cela peut être en matière de process et d’optimisation, de marketing ou encore de produits.
• Critique : critique n’est pas égale à jugement. On parle ici de la capacité à analyser et à évaluer certaines informations, de manière purement objective, dans une logique d’amélioration !
• Compassion : faire preuve de compassion, d’éthique, de responsabilité sociale est absolument essentiel au travail. Contribuer à la vie de l’entreprise, c’est aussi promouvoir un travail respectueux, inclusif !

Sur quels outils s’appuyer pour faciliter le travail en équipe ?

Un réseau social d’entreprise, comme Open Agora, ou une Digital Workplace intégrant Smart Place, s’imposent comme étant les outils collaboratifs numéros uns, pour faciliter le travail en équipe.

Il s’agit d’outils centralisant absolument toutes les fonctionnalités nécessaires pour que tout le monde puisse travailler, ensemble, sur place ou en distanciel.

Sur un digital workplace, vous pouvez :

• communiquer en temps réel, via un outil Messenger,
• partager des informations en publiant des articles internes,
• gérer vos projets, dans des groupes dédiés, avec un accès à des tableaux Kanban ou à une banque documentaire,
• organiser des réunions, dont les comptes-rendus ressortent automatiquement et bien d’autres choses encore.

Ce type d’outil collaboratif, chez Jamespot, nous y croyons dur comme fer… Encore plus à l’heure du numérique et donc, du télétravail. En effet, nombreux sont les collaborateurs qui réclament de la flexibilité, avec la possibilité de travailler depuis chez eux.

Disposer d’un accès sécurisé à une plateforme collaborative, c’est l’assurance de pouvoir continuer à travailler sereinement, depuis n’importe où, à n’importe quel moment, pour atteindre les objectifs fixés en amont.

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Les défis auxquels font face les entreprises face au travail d’équipe

Pour mettre en place un travail d’équipe basé sur l’échange et la collaboration, qui se veut pérenne et efficace, vous pourriez toutefois être amené à rencontrer certaines barrières. Voici les défis les plus courants auxquels le management peut être confronté.

L’indécision des décideurs

La trop forte hiérarchisation et le manque de confiance induisent que les décisions sont prises par un cercle restreint de décideurs, qui ne disposent pas toujours de toutes les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée… D’autant que trop souvent, ces dernières sont prises sur un ressenti et non pas des données tangibles, fiables.

Si le travail d’équipe est loué au sein de bon nombre d’entreprises, certains décideurs peuvent quand même être réticents à l’idée de créer des ensembles ou des sous-ensembles, voire à investir dans des outils collaboratifs, pour avancer de manière plus rapide et plus efficace sur certains sujets. Il devient donc indispensable d’optimiser la façon dont les décisions sont prises, d’accepter de déléguer ou encore, d’apprendre à faire confiance à certains managers. Cela permet d’avancer plus rapidement à travers les différentes étapes du processus décisionnel.

Manque de communication & perte d’information

Au sein des entreprises, la communication n’est parfois pas optimale. Trop de verticalité ou d’horizontalité, fait qu’un collaborateur terrain peut passer à côté d’une donnée hautement importante (peu importe sa nature).

Résultat, l’information se perd, les pertes de temps sont importantes et la frustration d’avoir la sensation de ne pas être intégré à l’entreprise, car pas mis au courant de certains points clés, peut impacter la vie au sein de la société.

C’est là qu’un outil collaboratif comme une digital workplace présente tout son intérêt. En effet, chaque collaborateur a ses propres accès, peut s’y connecter et donc, voir passer l’information qu’autrefois, il aurait pu manquer.

Les moutons noirs et personnes démotivées

Au sein d’une entreprise, personne n’a le même niveau de motivation. Certaines personnes vont être beaucoup plus à même de vouloir travailler et avancer vers les objectifs fixés, quand d’autres seront plus sur la retenue et ne feront que trop peu (voir pas) d’efforts.

On parle aussi de « moutons noirs ». Ces personnes peuvent impacter la cohésion des équipes, retardent les prises de décision, impactent l’humeur de tout le monde et in fine ne permettent pas d’avancer aussi bien qu’envisagé.

Des réunions inefficaces

Plusieurs études démontrent que 71 % des réunions sont considérées comme improductives. Les réunions inefficaces résultent en une perte de temps et donc d’argent. In fine, cela peut être particulièrement agaçant et frustrant pour les équipes, car les projets n’avancent pas assez vite. Il peut donc être intéressant d’optimiser ses réunions en :

• fixant des horaires de début et de conclusion,
• invitant seulement les collaborateurs nécessaires à la réunion,
• briefant tout le monde sur l’objectif de la réunion,
• en restreignant les discussions qui ne sont pas liées à l’ordre du jour,
• en nommant une personne qui prendra des notes.

Conclusion

En conclusion, le travail en équipe offre une multitude d’avantages qui vont bien au-delà de la simple augmentation de la productivité.

En favorisant des réunions et des sessions de brainstorming plus efficaces, en renforçant la culture d’entreprise, en améliorant la prise de décision, en motivant les troupes, en développant les aptitudes à résoudre des problèmes et en renforçant l’efficacité au travail, le travail en équipe crée un environnement de travail positif et dynamique.

En adoptant cette approche collaborative, les organisations peuvent non seulement atteindre leurs objectifs plus rapidement, mais aussi créer un cadre où chaque membre se sent valorisé et motivé. Le travail en équipe est donc un pilier essentiel pour le succès et la pérennité de toute organisation.

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