Comment s’organiser efficacement avec ses équipes ?

Comment s’organiser avec ses équipes ?

Vous êtes en recherche continue afin d’optimiser les process au sein de vos équipes ? Qu’il s’agisse de méthode de travail, de communication ou autre, vous pourriez toujours être en quête de points à revoir et à travailler afin de rendre l’ensemble plus homogène.

Dans la suite de cet article, on vous prodigue quelques conseils de base pour, initialement, créer un climat propice à la collaboration. Alors, comment s’organiser avec ses équipes afin de gérer au mieux sa plateforme collaborative ?

01. Instaurer un climat de confiance

Tout bon fonctionnement des équipes se base sur la confiance mutuelle, le temps du manager tyrannique est révolu (on l’espère). Instaurer un climat de confiance avec ses collaborateurs va être bénéfique car il va permettre au manager de pouvoir délégué certaines de ses missions à ses équipes, il pourra donc consacrer son temps à d’autres missions.

Cependant la question de la confiance soulève des craintes chez certains. En effet, certains managers craignent de perdre leur autorité alors que justement, accorder sa confiance dans le travail de ses collaborateurs aura pour effet de renforcer leur autorité, si des bases et des règles ont bien été instaurées au préalable. Il faut donc pour cela aligner ses équipes, choses que nous allons voir dans la prochaine partie.

02. Aligner ses équipes

Nous avons donc vu dans la partie précédente que pour instaurer un climat de confiance, il faut tout d’abord aligner ses équipes. Cela va passer par de la co-définition des règles de fonctionnement d’équipes. Pourquoi co-définir ? Tout simplement pour mieux impliquer les collaborateurs dans le fonctionnement de leur équipe et ainsi renforcer leur sentiment d’appartenance.

Pour aligner ses équipes, il est bon de prendre connaissance de ces 3 points :

• Se donner des objectifs : donner des objectifs clairs à ses collaborateurs va leur permettre de s’organiser pour les atteindre, mais également les motiver. Donner des objectifs à votre équipe va donc vous permettre de les guider plus facilement car vous savez où vous allez.
• Définir les rôles de chacun : il est très important de définir les rôles de chacun, cela a pour but d’améliorer l’organisation de l’équipe. Vous pourrez ainsi mobiliser les bonnes personnes en fonction de leurs compétences et de ce qui est attendu. Une équipe dont les collaborateurs ont des rôles définis a ainsi plus de chances d’atteindre ses objectifs.
• Définir des règles : Toute équipe bien organisée respecte des règles qui ont été établies au préalable. Ces règles permettent de structurer l’équipe, et donner des limites à ne pas dépasser pour les collaborateurs. Attention à ne pas en abuser, cela aura l’effet inverse de celui escompté, vos collaborateurs se retrouveront ralentis voir même bloqués dans leurs missions car ils auront trop de règles à respecter. Ainsi, rester sur un nombre de règles limité et simple est vivement conseillé. Nous vous recommandons également de définir les règles ensemble pour que tout le monde soit sur la même page, il faut les formaliser, les expliciter et les verbaliser pour qu’elles soient comprises et acceptées par tous.

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03. Bien communiquer avec ses équipes

L’organisation d’une équipe passe forcément par une bonne communication, que celle-ci soit synchrone (communication en temps réel à consommer tout de suite) ou asynchrone (communication à consommer en temps voulu). En effet, un message clair et limpide évitera toute confusion au sein de vos équipes et vous permettra ainsi de mieux vous organiser avec vos collaborateurs.

Voici deux idées qui vous permettront de mieux communiquer avec vos équipes :

• Faire un suivi des actions : cela permet à tout le monde de voir l’avancement des tâches de chacun pour avoir une idée générale de l’avancement d’un projet par exemple. En tant que manager, il est très important de faire un suivi des actions de ses collaborateurs, sans pour autant les fliquer (n’abusons pas non plus).
• Faire des points réguliers : ceci est tout aussi important que le point précédent. Faire des points réguliers avec ses équipes permet aux managers de prendre la température, savoir quelles difficultés ses collaborateurs ont pu rencontrer dans la réalisation de leurs missions…

Pour rebondir sur le tout dernier argument, certaines des difficultés rencontrées par les collaborateurs dans la réalisation de leurs missions sont dues à un manque d’outils collaboratifs.

04. Utiliser les bons outils

Organiser ses équipes, c’est aussi fournir à vos collaborateurs les outils dont ils ont besoin pour communiquer entre eux et avancer sur leurs projets respectifs. Ainsi une messagerie d’équipe et un Réseau Social d’Entreprise sont deux outils collaboratifs qui ont le vent en poupe au sein de nombreuses équipes.

La messagerie d’équipe pour digitaliser les échanges, partager les échanges et ainsi permettre à vos collaborateurs de se coordonner et échanger des informations concernant leurs missions respectives. Par rapport à la précédente partie, la messagerie d’équipe Jamespot est un outil pour de la communication synchrone.

Pourquoi utiliser Jamespot pour s’organiser de manière plus efficace ?

Le réseau social d’entreprise pour structurer, centraliser et retrouver facilement l’information sur un seul et même endroit, il est idéal pour rebondir sur des sujets en temps voulu. Le Réseau Social d’Entreprise est donc un outil de communication asynchrone. Pour plus d’informations sur quelle solution collaborative choisir en fonction de votre contexte, nous vous conseillons de regarder le replay de notre webinar dédié à ce sujet ?