Top 3 des outils de communication interne pour être efficace

De plus en plus d’entreprises utilisent des outils de communication, en interne, pour optimiser leurs processus et communiquer de manière plus efficiente. Ces outils peuvent prendre plusieurs formes, comme celle d’une « simple » fonctionnalité répondant à un besoin précis (visioconférence, par exemple) ou d’un outil tout-en-un, plus complet, comme des plateformes collaboratives.

Dans tous les cas, dès lors qu’une entreprise a bien cerné son besoin et a trouvé un outil, une solution y répondant, celle-ci gagnera forcément en efficacité. Une étude McKinsey tend effectivement à démontrer que ces outils amélioreraient la productivité générale de l’ordre de 20 à 25%.

On vous explique tout sur le sujet, dans la suite de ce contenu dédié !

Pourquoi la communication interne est essentielle pour l’efficacité ?

La communication interne est absolument essentielle pour assurer l’efficacité des équipes. En effet, l’art de communiquer la bonne information, à la bonne personne, au bon moment participe à améliorer la qualité des échanges.

1. Alignement des objectifs : la communication interne assure que toutes les équipes soient alignées sur la question des objectifs. Ainsi, étant au fait des ambitions de l’entreprise, tout le monde tirera dans le même sens.

2. Transparence et confiance : en matière de communication interne, la transparence est essentielle. Elle permet de renforcer la confiance entre les équipes et le management. Les collaborateurs, en étant considérés et informés, se sentent plus engagés et motivés.

3. Collaboration, innovation et créativité : disposer d’outils facilitant les échanges ou de processus dédiés à l’optimisation de la communication permet d’améliorer la collaboration au global. Les informations sont partagées, les efforts coordonnés et les échanges asynchrones permettent de perdre moins de temps. En outre, une communication interne bien ficelée encourage le partage d’idées et de suggestions. Il favorise la créativité et permet de créer un environnement sain pour l’ensemble des collaborateurs, qui se sentent valorisés. Ils peuvent alors échanger et proposer leurs idées pour innover, challenger…

4. Gestion des changements : les organisations peuvent être confrontées à des changements, qu’ils soient internes (restructuration, arrivée, départ) ou externes (lois). Une communication interne bien gérée peut aider à préparer les collaborateurs aux changements, facilitant ainsi les évolutions et transitions.

5. Réduction des malentendus et des conflits : une communication interne solide permet de clarifier les attentes, les rôles et les responsabilités, réduisant de fait les malentendus (et éventuels conflits qui peuvent en découler). In fine, échanger de manière proactive et constructive permet de minimiser les impacts négatifs et de maintenir la continuité des opérations.

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Les critères pour choisir un bon outil de communication interne

Nombreux sont les critères à devoir être pris en compte pour s’assurer du choix du meilleur outil de communication interne possible. Premièrement, les fonctionnalités de celui-ci ! Messagerie instantanée, partages de fichiers, GED, calendrier et planification ou encore notifications et alertes ainsi que les options de personnalisation et de branding sont quelques-unes des fonctionnalités les plus essentielles.

La simplicité de déploiement, de prise en main et d’utilisation doit aussi entrer en compte au moment de choisir l’outil, au même titre que la sécurité et la confidentialité. Il s’agit là de deux facteurs extrêmement importants qui :

• facilitent le déploiement de l’outil à grande échelle,
• permettent d’embarquer absolument tout le monde,
• permettent d’assurer la sécurité des données personnelles des utilisateurs, marques clients et entreprises.

Naturellement, le coût doit également occuper une place importante dans votre réflexion. Il est essentiel de s’assurer que le produit ciblé respecte bien votre budget et ne vous mette pas dans le rouge. N’hésitez d’ailleurs pas à vous renseigner ensuite, au sujet des avis utilisateurs (G2, Capterra, Avis Google) qui vous permettront de vous faire une idée des retours clients.

3 outils de communication interne incontournables

Outil de visioconférence : Description et avantages

Les outils de visioconférence permettent d’échanger de manière instantanée et interactive, peu importe où les gens connectés se trouvent. Un point essentiel, notamment à l’heure ou le télétravail gagne en notoriété. 33% des travailleurs, en France, travaillant au moins une fois par semaine, depuis chez eux !

Les outils de visioconférences permettent d’organiser ou réaliser des :

• réunions d’équipe,
• formations à distance,
• du partage de document ainsi que leur édition,
• webinaires,
• entretiens individuels,
• des sessions de brainstorming collaboratif.

Leurs fonctionnalités sont généralement assez poussées, puisque, en plus du partage d’idées, ils permettent aussi de partager son écran, de diffuser des images ou vidéos, de discuter en direct, voire d’enregistrer les sessions.

In fine, ces outils participent à réduire les coûts de déplacement, de gagner du temps et d’optimiser la productivité, grâce à des réunions plus efficaces. Enfin, la visioconférence permet de conserver un lien social, même à distance !

Outil de gestion de projets : Description et avantages

Les outils de gestion de projets centralisent toutes les informations liées aux projets, à un seul et unique endroit, qui se veut accessible à toutes et tous. Les informations sont regroupées, pour plus de transparence (et moins de temps passé à effectuer des recherches).

Ce type d’outil permet de planifier ses projets en un rien de temps, d’attribuer certaines tâches aux collaborateurs et, pour le management, de suivre les avancées observées et communiquer sur les progressions enregistrées. La plupart des outils de gestion de projets actuels intègrent également des fonctionnalités de reporting et de création de tableaux de bord.

Utiliser ce type d’outils présente de nombreux avantages. L’organisation est simplifiée, renforcée et surtout beaucoup plus transparente. Les projets sont plus clairs, avec une réduction significative du temps passé en réunion, quand bien même la durée moyenne d’une réunion était d’ores et déjà sur le déclin. Les collaborateurs savent ce qu’ils doivent faire, plus rapidement. Ils sont responsabilisés tandis que tout ce qui est mis en place est plus facilement traçable.

Dernier point intéressant, tout le monde peut utiliser ce type d’outil. Cela peut être le service commercial, tout comme le service marketing et communication… Et même le service des ressources humaines.

Outil de messagerie instantanée : Description et avantages

Les outils de messagerie instantanée permettent une communication rapide, informelle et efficace entre l’ensemble des collaborateurs.

Contrairement aux emails, qui sont souvent perçus comme plus formels et moins réactifs, la messagerie instantanée encourage des échanges qui se veulent à la fois spontanés et dynamiques.

L’intérêt des outils de messagerie instantanée est pluriel. Ils favorisent :

• les communications rapides entre collègues,
• le partage instantané de fichiers,
• la création de groupes de discussion par projet ou par service,
• l’organisation de conversations thématiques,

In fine, l’utilisation d’une messagerie instantanée présente de sérieux avantages, comme la réduction du nombre d’emails envoyés. En moyenne, une personne en reçoit 121 environ par jour de travail, dont 40 sont considérés comme sérieux. Leur traitement peut prendre jusqu’à 2 heures !

En outre, cela suppose également une communication plus rapide et transparente ainsi qu’une accessibilité multi-supports. Enfin, la possibilité de chercher dans l’historique des conversations permet de rapidement retrouver des informations importantes, sans déranger quiconque. Il s’agit donc d’un moyen de casser les canaux de communication classiques, pour gagner en efficacité.

Comment bien implémenter un outil de communication interne ?

Pour implémenter un outil de communication interne, de manière rapide et efficace, plusieurs éléments doivent être pris en compte, pour être sur de ne pas se tromper :

• la planification de l’implémentation (chargé de projet, calendrier et budget) : la première étape consiste à mettre en place une équipe chargée du projet de la mise en place de l’outil ainsi qu’in fine, la planification de l’événement à travers un calendrier clair, reprenant toutes les étapes nécessaires pour avancer.
• mise en place d’une V1 et beta-test : le déploiement d’une première version de l’outil et les premiers tests permettent de s’assurer que tout soit correctement mis en place et que la plateforme est fonctionnelle.
• formation des équipes : en attente du lancement officiel de l’outil collaboratif, les équipes commencent, peu à peu, à être formées. Ainsi, au moment du déploiement final, tout le monde sera opérationnel.
• déploiement progressif de l’outil et des fonctionnalités : au fur et à mesure, la plateforme peut être déployée à certaines équipes, certains départements, avant qu’elle ne le soit à l’ensemble de l’entreprise. In fine, tout dépend du calendrier prévu.
• migration des données : pour transférer la data, d’un point A à un point B.
• lancement officiel : lorsque tout le monde est formé, que les données sont migrées et que tout est prêt, alors il est possible d’officiellement lancer et déployer la plateforme collaborative à l’ensemble des équipes.
• suivi et évaluation : pour s’assurer que tout fonctionne correctement, il est essentiel de suivre l’évolution des usages et des habitudes à travers certains KPIs que vous aurez au préalablement déterminé (nous y revenons dans la suite de cet article).
• maintenance et mise à jour : pour bénéficier des dernières nouveautés

Mesurer l’efficacité des outils de communication interne

Pour mesurer l’efficacité de ses outils, et s’assurer que sa stratégie de communication internesoit la bonne, plusieurs solutions sont possibles. La première, concerne l’analyse des indicateurs quantitatifs. Certains critères, comme :

• le taux d’adoption des outils (nombre d’utilisateurs actifs),
• la fréquence d’utilisation (connexions quotidiennes, nombre de messages échangés),
• le temps de réponse moyen,
• la réussite du partage de documents,

peuvent être utilisés. Ce sont d’ailleurs ceux qui, le plus souvent, servent aux data analysts ou aux personnes qui souhaitent récupérer de l’information.

Outre les indicateurs quantitatifs, les indicateurs opérationnels peuvent également servir de base, pour analyse. Vous pouvez ainsi  :

• l’évolution du temps passé en réunion,
• l’évolution du nombre d’emails envoyés,
• les retours (anonymes) de vos collaborateurs, pour savoir ce que chacun pense.

Attardons-nous d’ailleurs sur ce dernier point. En effet, il est impératif de mener des enquêtes régulières pour mesurer la satisfaction des employés, que ce soit vis-à-vis des outils ou de leurs connaissances et besoins en formation.

Ces retours permettent d’obtenir des insights précieux sur les points forts et les axes d’amélioration des outils qui sont déployés pour un impact positif sur la collaboration et la cohésion des équipes.

D’autres facteurs, comme :

• le nombre de projets transversaux réussis,
• la qualité des interactions entre services,
• le sentiment d’appartenance des employés,
• la qualité de l’information partagée,
• la culture de l’entreprise,

sont quelques-unes des questions que vous pouvez également vous poser pour être sûr de s’assurer si les outils internes déployés, sont effectivement efficaces ou non et donc, déterminer si des améliorations sont envisageables, ou non.

Chez Jamespot, nous proposons divers outils, comme un réseau social d’entreprise, qui permet de casser les silots et communiquer de manière plus efficace !

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