Comment mettre en place le télétravail dans son entreprise ?
Toutes les bonnes pratiques pour déployer le télétravail avec succès au sein de votre organisation.
Le télétravail s’est imposé au cours des 4 dernières années comme une nouvelle norme dans le monde du travail, principalement suite à la pandémie de Covid-19 mais aussi grâce au développement des outils de communication qui ont grandement facilité le travail à distance. Longtemps perçu comme un privilège réservé à certains métiers et secteurs, il fait aujourd’hui partie intégrante du quotidien de nombreuses organisations.
Toutefois, bien qu’il présente de nombreux avantages, la mise en place du télétravail au sein d’une structure professionnelle ne se fait pas sans défis puisqu’il soulève des questions cruciales en matière d’administration, d’organisation du travail et de culture d’entreprise.
Nous explorerons dans cet article les étapes à suivre pour réussir son implémentation, de la définition des règles par l’entreprise jusqu’aux bonnes pratiques managériales pour gérer ses équipes sans oublier les outils à privilégier pour mesurer leurs performances.
Les bénéfices du télétravail pour l’entreprise
Avant de nous intéresser à sa mise en place, revenons d’abord sur les différents avantages offerts par le télétravail. Le recours au télétravail présente des avantages aussi bien pour les collaborateurs que l’entreprise elle-même.
Satisfaction des collaborateurs
En offrant davantage de flexibilité à leurs collaborateurs, les entreprises améliorent leur bien-être et réduisent les risques de burn-out au sein de leurs équipes. Un collaborateur plus satisfait est souvent plus engagé et fidèle à son entreprise, ce qui diminue les taux de turnover et les coûts liés au recrutement et à la formation de nouveaux collaborateurs.
Image de marque et recrutement
Le télétravail fait à présent partie intégrante des attentes des collaborateurs en matière d’organisation du travail. Intégrer le travail à distance facilite le recrutement en élargissant la zone de recherche de candidats tout en donnant l’image d’une entreprise moderne, conscient des enjeux et attentes des professionnels.
Économies d’échelle
Le télétravail permet aux entreprises de réaliser des économies d’échelle via la réduction des coûts immobiliers, la diminution des coûts d’exploitation, mais aussi des coûts de déplacements. Moins de salariés dans les locaux, d’espaces à éclairer ou à chauffer et moins de temps passé dans les transports sont des éléments qui, en s’additionnant permet aux organisations de réaliser d’importantes économies.
Les collaborateurs bénéficient également de certains avantages au sein d’une organisation en télétravail :
Autonomie
Les salariés bénéficient davantage de flexibilité et d’autonomie. Ils peuvent s’organiser et ont une plus grande marge de manœuvre concernant la gestion de leur temps de travail.
Amélioration de la productivité
Si bien organisé, le télétravail permet d’augmenter la productivité interne. Les collaborateurs ont davantage de flexibilité dans la gestion de leur temps de travail et sont moins sujets aux interruptions en travaillant dans un environnement de travail plus calme.
Équilibre vie professionnelle/personnelle
En réduisant leur temps passé dans les transports et en exerçant leur activité directement depuis leur domicile, le travail à distance permet aux collaborateurs de mieux gérer l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Un constat partagé en 2022 par 80% des salariés français et 72% des salariés européens.
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Les étapes clés pour mettre en place le télétravail
Voyons à présent les différentes étapes à suivre pour réussir la mise en place du télétravail au sein d’une entreprise.
Définir les règles et attentes
En théorie, le télétravail s’applique à toutes les catégories professionnelles et peut être implanté dans n’importe quelle organisation. Toutefois, il est important de rappeler que le télétravail n’est pas un droit pour les salariés. En outre, le code du travail ne comporte aucune mention de conditions particulières pour déterminer la possibilité de mettre en place le télétravail dans une entreprise au profit des collaborateurs.
La mise en place du télétravail va ainsi varier d’une organisation à une autre : une organisation peut, par exemple, mettre en place le télétravail pour une certaine catégorie professionnelle au sein de sa structure. Elle peut également refuser le télétravail à un collaborateur, mais doit motiver sa réponse.
Une organisation a 3 possibilités pour implémenter le télétravail au sein de sa structure :
- Un accord simple entre l’organisation et le collaborateur concerné par le télétravail (au cas par cas donc via le contrat de travail) par n’importe quel moyen de communication : mail, courrier, accord oral etc.
- Un accord collectif ;
- Une charte élaborée par ses soins et à soumettre pour avis au comité social et économique (à noter qu’un refus sur CSE n’empêche en rien la mise en place de la charte)
La signature d’un accord et la rédaction d’une charte ne sont pas obligatoires. C’est toutefois vivement conseillé dès lors que le télétravail est régulier puisque les deux documents permettent de créer un cadre collectif autour du télétravail dans l’entreprise.
Choisir les bons outils pour le télétravail
Les outils de communication jouent un rôle central dans le cadre du télétravail puisqu’ils permettent de maintenir la communication entre les collaborateurs, de coordonner les équipes et de maintenir une cohésion collective à l’échelle de toute l’organisation. Voyons plus en détail pourquoi ce choix est particulièrement important pour que la mise en place du télétravail n’impacte pas négativement l’activité de l’entreprise.
Maintien de la communication interne
Les salariés ne pouvant plus interagir physiquement, la communication devient un pilier fondamental pour assurer la poursuite des activités de l’entreprise. Les outils permettent donc en premier usage de maintenir la circulation d’informations au sein de l’entreprise.
Renforcement de la collaboration
Pouvoir communiquer est essentiel mais les outils adoptés doivent surtout permettre d’améliorer la coordination interne entre collaborateurs. Partage et modification de documents en temps réel, gestion de projet avec suivi des tâches et des responsabilités de chaque collaborateur, suivi des missions et des progrès des salariés par leurs managers : le télétravail offre une certaine flexibilité à chaque individu, les outils sont là pour assurer une certaine cohésion entre eux.
Maintien de la culture d’entreprise
En plus de leur capacité à informer les collaborateurs et à renforcer leur manière de travailler ensemble, des outils de communication bien choisis permettent également de maintenir la culture interne de l’organisation, souvent fragilisée à cause de l’éloignement des collaborateurs. Ils offrent des espaces pour :
- Échanger de manière informelle comme des groupes dédiés à des discussions extra-professionnels ou des « pauses-cafés » virtuelles.
- Continuer à partager les valeurs et objectifs de l’entreprise en organisant des réunions et des événements à distance.
Les bonnes pratiques pour un télétravail réussi
Voici quelques bonnes pratiques pour déployer un cadre de télétravail réussi au sein de votre entreprise.
Établir un cadre clair
Pour assurer une bonne circulation interne des informations, il est essentiel de définir un cadre clair sur les conditions du télétravail (via une charte comme nous l’avons vu) et les règles à suivre en matière de communication : quels sont les outils mis à disposition, ceux à privilégier selon les types d’échanges (one-to-one, équipe, communication inter-service), où les collaborateurs peuvent-ils accéder aux documents, etc.
Veiller à l’équilibre vie professionnelle et personnelle
Si les collaborateurs présentent l’équilibre vie professionnelle/Vie personnelle comme l’un des meilleurs avantages du télétravail, il est toutefois du rôle de l’entreprise de poser des limites et d’encourager le droit à la déconnexion afin d’éviter toute dérive. La frontière entre l’espace professionnel et l’espace privé n’existant plus en télétravail, il est important de communiquer sur ce point auprès des salariés.
Sécuriser son système d’information
Importante en présentiel, la sécurité des données devient primordiale en télétravail. Shadow IT, connexion à des réseaux peu sécurisés, manque de visibilité sur les bonnes pratiques à adopter : adopter le télétravail implique de mettre la sécurité de son système d’information au premier plan. Accompagner et former les collaborateurs sur l’utilisation des outils et les bonnes pratiques est nécessaire pour minimiser les risques potentiels et renforcer la culture interne autour de la cybersécurité.
Créer des rituels collectifs et informels
Renforcer les échanges entre les collaborateurs, maintenir une culture d’entreprise forte malgré la distance et favoriser une communication plus naturelle et spontanée au sein des équipes : les rituels collectifs permettent de redonner de la place aux échanges informels au sein de votre organisation et d’éviter le sentiment d’isolement que des collaborateurs peuvent ressentir dans le cadre du travail à distance.
Gérer les équipes en télétravail : les bonnes pratiques
Perte de repères, difficultés à suivre leurs équipes, manque de moyens pour encadrer leurs collaborateurs : les managers sont sans nul doute ceux qui ont le plus souffert de l’instauration du télétravail après 2020. Quelles sont les pratiques à adopter pour leur permettre de gérer efficacement leurs équipes à distance ?
La première étape consiste à établir une communication claire et régulière. En l’absence de contacts physiques quotidiens, les managers doivent veiller à maintenir un flux d’échanges constant avec leurs équipes. Cela ne signifie pas une surveillance excessive (bien au contraire !) mais plutôt la mise en place de points de contact fréquents, comme des réunions hebdomadaires pour faire le point sur les projets et les priorités.
Cela permet de créer une structure claire pour tous les membres de l’équipe tout en laissant assez de place pour la flexibilité et ainsi ajuster les objectifs en fonction de l’évolution des tâches et des besoins des collaborateurs.
Ensuite, pour éviter les dérives de microgestion, il est crucial de faire confiance aux collaborateurs et de promouvoir une gestion basée sur les résultats plutôt que sur le contrôle des horaires. Vous encouragerez ainsi vos collaborateurs à être autonomes et à s’améliorer au quotidien.
Enfin, la question des outils est centrale pour les managers : autant pour permettre à leurs collaborateurs d’être productifs dans leurs missions, que d’être en mesure de leur côté de les suivre et de les accompagner.
Les solutions collaboratives dans le cloud comme Jamespot proposent de nombreuses fonctionnalités et applications différentes pour permettre aux managers d’incarner pleinement leur rôle : messagerie d’équipe pour une communication rapide, tableaux pour le suivi des projets, banque documentaire pour l’accès aux documents ou encore des bureaux virtuels pour la communication en temps réel.
Mesurer la performance en télétravail
Mesurer la performance en télétravail est un défi assez unique puisque les collaborateurs ne sont plus dans un cadre où le temps passé au bureau servait d’indicateur. Toutefois, plusieurs moyens existent pour suivre et mesurer la productivité des collaborateurs à distance sans passer pour autant dans un modèle de surveillance totale.
Tout d’abord, fixer des objectifs collectifs et individuels pour donner des indications précises aux collaborateurs sur ce qui est attendu d’eux. Les OKR (Objectives Key Results) ainsi que la méthode SMART (définir des objectifs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis) sont deux approches particulièrement efficaces pour définir les objectifs à atteindre.
Les outils collaboratifs proposant des fonctionnalités de gestion de projet (l’application « Tableaux » de Jamespot) sont également à privilégier pour suivre de près les performances des collaborateurs. Ils permettent d’avoir de la visibilité sur la répartition des tâches, l’avancement des projets et les délais de réalisation.
Enfin, les réunions individuelles et collectives permettent d’aborder la question des performances de manière plus qualitative que quantitative en échangeant directement avec les salariés sur leur charge de travail, leurs progrès et l’aide dont ils peuvent avoir besoin.